2. Первичные бухгалтерские документы. Реквизиты бухгалтерских документов.

Документальная регистрация фактов деятельности хозяйст­вующего субъекта, отражаемых в учете, является одним из осно­вополагающих принципов ведения бухгалтерского учета. Поэто­му все записи в регистрах бухгалтерского учета ведутся на основе документов. При осуществлении любой производственно-хозяй­ственной или финансовой операции составляется первичный оправдательный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отра­жения хозяйственной операции в информационной базе учета.

Как носитель информации первичный документ представля­ет собой бланк установленной формы, заполненный необходи­мыми данными и подписанный должностными лицами, что при­дает ему юридическую силу.

С формальной точки зрения, документы, обрабатываемые в ИСБУ, можно разделить на операционные и полнотекстовые.

Полнотекстовыми называются слабоструктурированные до­кументы, обычно не подлежащие формализованной обработке: законы, нормативные акты, приказы, договоры, письма, прото­колы совещаний и т. д. Операционные документы качественно и количественно ха­рактеризуют хозяйственные операции, осуществляемые хозяйст­вующим субъектом, и обычно содержат определенный набор ре­квизитов, позволяющих выполнять их формализованную вычис­лительную обработку и, в частности, производить на их основе записи на счетах бухгалтерского учета. Для этого они определен­ным образом структурируются. Обычно во все экземпляры доку­ментов одного типа включается один и тот же набор реквизитов.

Применительно к информационным системам бухгалтерско­го учета используется понятие «вид документа» или «тип доку­мента».

Вид документа отождествляется с любой формой доку­мента: унифицированной или неунифицированной. О совокуп­ности документов, имеющих общее назначение и единую форму, говорят как о документах одного вида. Видом документа является, например, «Приходный кассовый ордер», «Расходный кассовый ордер», «Товарная накладная» и т. д. Видом документа может быть также индивидуальный специализированный документ, на­пример, «Начисление амортизации ОС и НМА», «Закрытие ме­сяца» и т. д.

Как объект компьютерной программы вид документа имеет экранную форму, печатную форму, и для него могут задаваться алгоритмы формирования проводок и другие алгоритмы обра­ботки с использованием, представленных в нем данных.

Каждый вид документа обязательно имеет визуальное пред­ставление — экранную форму. Она предназначена для ввода и редактирования соответствующей учетной информации. В ин­формационных системах бухгалтерского учета реализуются следующие основных варианта экранных форм документов:

• экранная форма является копией формы первичного доку­мента с указанием типа и разрядности реквизитов.

• экранная форма имеет макет вертикального расположения реквизитов документа;

• экранная форма так же, как и первичный документ, имеет заголовочную часть, а для отдельных видов документа — и табличную часть для внесения сведений об объектах учета.

К основным реквизитам бухгалтерских документов можно отнести тип документа, его номеру, дате создания документа (операции, проводки), сумме документа (операции, про­ водки), лицо, ответственное за ввод в ИСБУ хозяйственной операции, и т. д.).