Учет архивных документов. Особенности учета документов в архивах организаций

План:

Понятие учета архивных документов. Принципы и единицы учета. Централизованный государственный учет документов. Документы централизованного государственного учета в государственных и ведомственных архивах.

Особенности учета документов в архивах организаций. Основные учетные документы. Правила составления описей дел. Вспомогательные учетные документы.

Литература

1. Алексеева е.В. Архивоведение. М., 2006.

2. Леонтьева О.Г. Дело фонда как источник информации о фондообразователе и фонде // Отечественные архивы. 2004. № 2. С. 66–69.

3. Укреплена правовая база государственного учета Архивного фонда России // Отечественные архивы. 1997. № 5.

Принципы учета:

централизации учета — регламентация взаимодействия Федерального архивного агентства с организациями, создающими и хранящими документы АФ РФ, и другие архивные документы; а также в применении единых единиц учета архивных документов;

унификации учета — преемственность учета архивных документов на всех этапах работы с ними (единство учетных документов);

динамичности учета — любое движение документов архива (поступление, выбытие, описание) должно быть своевременно отражено в учетных формах;

полноты и достоверности учета — отражение в учетных документах реального количества и состава документов, находящихся на хранении.

Единицей учета архивных документов называется единица измерения количества документов. Единицами учета документов АФ РФ и других архивных документов независимо от вида носителя, способа и техники закрепления информации, являются:

– архивный фонд (а также приравненная к нему архивная коллекция):

– единица хранения (дело, документ или иной комплекс материалов, заключенных в обособленную обложку, папку).

Все учетные документы делятся на внутренние и централизованного государственного учета. Внутренние учетные документы и документы централизованного государственного учета подразделяются на основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов (кроме паспорта архивохранилища) определены «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов…» (2007 г.), а также «Основными правилами работы архивов организаций» (2002 г.). Перечислить, особое внимание – описи дел.

Использование архивных документов. Цели и формы использования документов в архивах организаций

План:

Понятие использования архивных документов. Принципы открытости и доступности. Проблемы обеспечения доступа к информации. Цели использования. Формы использования архивных документов. Информационное обеспечение организаций, структурных подразделений и граждан в соответствии с их запросами. Исполнение социально-правовых запросов. Порядок исполнения запросов пользователей. Оформление архивных справок, архивных выписок и архивных копий. Инициативное информирование учреждений и организаций о документах архива по профилю их деятельности. Предоставление документов пользователям через читальный зал, выдача подлинных документов и дел во временное пользование. Публикация документов. Информационные мероприятия в научных и культурно-просветительских.