Тема 18. Официальные письма.

Цель занятия: Знать виды и особенности официальных писем.

Основные вопросы:

1. Понятие официального письма.

2. Виды официальных писем.

3. Задание на дом. Правила, текст, официальное письмо, новые слова.

Методические рекомендации:

Изучение русского языка преследует как теоретическую, так и практическую цель. Спецификой профессиональной направленности практического курса русского языка является то, что до сознания студентов доводится не только отбор материала, но и методика обучения речи (выбор упражнений, их последовательность и др.), что повышает мотивированность обучения. Таким образом, конечная цель практического курса русского языка – совершенствование всех видов речевой деятельности (говорения, слушания, чтения, письма).

При изучении темы «Официальные письма» важно умение наблюдать действительность и на основе наблюдений написать реферат, умение целесообразно использовать в своих рефератах разнообразные средства лексики, словообразования, морфологии и синтаксиса.

Литература:

2. Л.К.Жаналина, М.Ш.Мусатаева. Практический курс русского языка. Учебник. Алматы, 2005 г.

Виды деловых писем

В наш стремительный век жизнь насыщена потоками информации. Обмен информацией между фирмами, компаниями, государственными органами, предприятиями и гражданами происходит посредством официальных, или деловых писем. Официальное письмо - это передаваемая информация на специальных бланках, соответствующих определенным стандартам.

В современном мире активно развиваются товарно-денежные отношения. Миллионы людей ежедневно заключают друг с другом сделки, цель которых обогащение и взаимовыгодное сотрудничество. Как правило, любые серьезные договоренности сопровождаются определенным количеством грамотно оформленных документов, которые либо предваряют, либо утверждают и фиксируют важную сделку, такого рода бумаги называют деловыми, в бизнес среде им уделяется огромное значение. Любое сотрудничество частных предпринимателей или крупных фирм и компаний базируется на менее глобальных, но все же не менее важных в организационном плане документах, которые принято называть деловыми письмами. Существует определенная система деловых писем, которая классифицирует их на коммерческие, предназначенные для подготовки к серьезной сделке (письмо-предложение или оферта, письмо запрос, письмо презентация) и некоммерческие, которые носят исключительно правовой, организационный или экономический аспект (письмо-благодарность, гарантийное, информационное, сопроводительное письмо, письмо-напоминание, письмо-подтверждение, письмо-приглашение, письмо-просьба, письмо-соболезнование). Деловые письма не всегда требуют жесткого соблюдения точных делопроизводственных правил, порой вполне допустима свободная форма их составления, особенно это касается некоммерческих писем, часто циркулирующих между предприятиями, учреждениями либо отделами одной фирмы. Письма, которые побуждают к какому-либо действию, называются инициативными, а документальную реакцию на них принято считать деловыми письмами-ответами. В зависимости от адресата деловые письма подразделяются на циркулярные (направленные сразу нескольким людям) и обычные (предназначенные для одного человека). Они могут затрагивать как один, так и несколько вопросов и называться одноаспектными, либо многоаспектными. Деловые письма передаются, как по электронной почте, так и по факсу и в конверте, в зависимости от способа доставки они классифицируются на электронные, факсовые или конвертные.

Наличие стандартной формы официального письма имеет свое преимущество в том, что значительно экономится время, так как исполнителю не приходится задумываться о том где, как и в каком месте письма должна быть расположена официальная информация.

Для того чтобы основное содержание официального письма было правильно сформулировано необходимо следовать следующим правилам: 1. полно, достоверно и объективно излагать информацию; 2. формулировать необходимую информацию в лаконичной форме (объем делового письма не должен быть больше страницы); 3. избегать рассуждений, излишних оборотов речи и повествований; 4. сохранять нейтральность и доброжелательность тона изложения, не допуская иронии, сарказма, грубости и излишнего накала эмоций; 5. преобладающе использовать логическую оценку ситуации и фактов.

Официальное письмо – вид документа, составленный одной организацией, и содержащий в себе различную важную информацию, интересующую организацию-адресата.

Посредством официальных писем ведутся, к примеру, преддоговорные переговоры между организациями или высказываются имеющиеся претензии. К тому же письма могут сопровождать некоторые материальные ценности, транспортируемые на разные расстояния.

Официальные письма, как правило, пишутся на специальных бланках, которые должны соответствовать Госстандарту. Чаще всего, бланк данного вида документа представляет собой лист бумаги с уже нанесенными постоянными элементами. Лицу, заполняющему письмо, лишь следует внести необходимые реквизиты в готовый бланк письма. Но не на всех предприятиях используется такая унифицированная форма написания официального письма, удобная в применении. В таком случае, письмо следует писать на официальном бланке организации.

Установлен так же комплекс реквизитов, используемых для написания данного вида документа:

1. Для государственных учреждений – государственный герб;

2. Логотип организации;

3. Код документа;

4. Полное наименование организации, согласно учредительным документам;

5. Юридический и почтовый адрес, а так же номера телефонов/факса;

6. Банковские реквизиты;

7. Дата документа (дата момента подписания документа);

8. Адресат (название организации, структурное подразделение, название должности и ФИО);

9. Непосредственно текст официального письма;

10. Подпись лица, составившего письмо, а так же печать (если таковая имеется).

Официальное письмо – единственный вид деловых документов, при написании которого не указывается название самого документа.

Если к официальному письму так же прилагаются какие-либо важные документы, то в левом нижнем углу письма следует сделать пометку «Приложение». Под данной пометкой не должна производиться никакая запись.

Необходимо быть предельно внимательным при написании текста официального письма. Стиль документа должен быть официально-деловой. Предложения не должны включать в себя сложные обороты и не понятные слова и термины. Не допускаются так же орфографические и пунктуационные ошибки.

Следует помнить, что официальное письмо – это документ, на который, в случае споров и разногласий можно ссылаться. Поэтому письмо должно быть составлено своевременно и обязательно правильно.  

По тематическому признаку:

Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров:

• оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки;

• письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки;

• рекламация (письмо-претензия) - претензии к стороне сделки, которая нарушила принятые на себя по договору обязательства, и требование возмещение убытков.

Некоммерческие (собственно деловые письма) – используются при решении различных организационных, правовых вопросов, экономических взаимоотношений:

• благодарственное письмо – содержит выражение благодарности по какому-то поводу;

• гарантийное письмо – содержит в себе подтверждение определенных обязательств;

• информационное письмо (письмо-извещение, письмо-сообщение, письмо-уведомление) - предполагает информирование о каких-то событиях либо фактах, которые составляют интерес либо могут заинтересовать адресата;

• письмо-напоминание - содержит напоминание о выполнении договоренностей, обязательств и меры, которые будут приняты в случае их невыполнения;

• письмо-подтверждение – содержит подтверждение получения какого-товара, согласия с чем-либо, какого-то факта и т.п.;

• письмо-поздравление – содержит поздравление по какому-то поводу;

• письмо-приглашение – содержит приглашение на какое-то мероприятие;

• письмо-просьба – содержит просьбу совершить либо прекратить какое-то действие, побудить к действию и т.п.;

• письмо-соболезнование – содержит сочувствие по какому-то поводу;

• сопроводительное письмо – составляется для сообщения адресату о направлении каких-то сопроводительных документов, материальных ценностей и т.п.

По функциональному признаку:

• письма-ответы – ответы на инициативные письма;

• инициативные письма – составляются по инициативе адресанта с определенной целью;

• письма, требующие ответа (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-просьба, письмо-обращение);

• письма, не требующие ответа (письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-извещение, сопроводительное письмо, письмо-подтверждение).

По признаку получателя:

• циркулярные письма – письма, адресованные нескольким получателям одновременно;

• обычные письма - адресованные одному конкретному получателю.

По композиционному признаку:

• одноаспектные – рассматривают один вопрос;

• многоаспектные – затрагивают несколько вопросов одновременно.

По структуре:

• регламентированные – составляются по определенному установленному образцу;

• нерегламентированные – содержат авторский текст и составляются в свободной форме, не имеют установленного образца.

По форме отправления:

• конвертные – отправленные с помощью почты в конверте;

• электронные – отправленные в электронном виде на e-mail;

• факсовые – отправленные по факсу

Задание 1. Написать официальное письмо.