9. Технологии поддержки потоков работ (workflow). Технологии поддержки потоков документов (электронный документооборот)

Workflow - это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Workflow - в дословном переводе с английского означает поток работ операций.

Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Примеры: система Optima-WorkFlow ( разработчик фирма Optima, Россия)

Возможности: Свободная маршрутизация, Автоматич. отправка документов по маршруту, Редактор маршрутных схем, Описание параметров технологических этапов, Формирование календаря рабочего времени, Обеспечение документооборота, Поддержка отечественной схемы документооборота, Хранение всех версий документов, Контроль версий документов, История обработки документов, Регистрация документов (картотека), Редактор регистрационных карточек, Поиск документов по атрибутам регистр, карточек, Контроль потоков работ и документов.

Технологии поддержки потоков документов (электронный документооборот).

В основе электронного документооборота лежат технологии управления потоками информации (документов) docflow и технология потоков управления работами workflow.

Технология docflow обеспечивает движение документа по маршруту, определяет условия и возможности его перемещения.

Технология workflow обеспечивает порядок работ по обработке документа. Она управляет заданиями по обработке документа и ролевой моделью управления правами доступа к документу.

Кроме выше перечисленных, в СЭД применяются различные технологии, связанные с необходимостью обработки и преобразования документов.

Процедуры подготовки электронного документа, процедуры визирования электронного документа, Процедуры электронной регистрации, Процедуры публикации и контроля, Процедуры электронного архивного хранения

Электронный документооборот - движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

10. Электронный документооборот Специфика электронного документооборота виды электронного документооборота. Функции и классификация систем электронного документооборота. Наиболее распространенные в России СЭД.

Электронный документооборот - движение электронных документов от аппарата управления к объекту управления и обратно, а также из внешней среды.

Документооборот строго регламентируется путем указания места обработки документов, момента их получения или передачи на другое место или сдачи в архив. Различают обычный (бумажный) и электронный документооборот.

Электронный документ – это бумажный документ, введенный в память компьютера в соответствии с установленными правилами или полученный по каналам передачи данных из внешней среды.

Специфика электронного документооборота

В каждой отрасли или в разных видах деятельности при обработке документов имеется своя специфика, связанная с различиями в составах обрабатываемых документов, и в процедурах обработки. В связи с этим для автоматизации специфичных документационных процессов применяются разные системы.

Можно выделить следующие виды электронного документооборота:

Производственный

Управленческий

Технологический

Бухгалтерский

Складской

Офисный

И другие.

Функции систем электронного документооборота состоят в следующем:

1. Хранение электронных документов в архиве.

Носители электронных документов характеризуются двумя параметрами:

стоимостью хранения 1 мегабайта информации;

скоростью доступа к информации.

Задача заключается в выборе оптимального носителя.

2. Организация поиска документов.

Существуют два типа поиска:

А). Атрибутивный поиск: каждому документу присваивается набор идентифицирующих его атрибутов. Поиск документа осуществляется путем сравнения значений этих атрибутов со значениями в документах, находящихся в архиве. Примерами атрибутов могут служить: код поставщика, код или фамилия служащего, время создания документа и т. д.

 Б). Полнотекстовый поиск: документ отыскивается по словам, входящим в сам документ.

Для поиска известного документа используется атрибутивный тип, для неизвестного - полнотекстовый.

3. Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа. Каждый документ должен иметь список пользователей, имеющих право доступа к нему.

4. Маршрутизация и передача документов.

Маршрутизация сообщений - в системе электронного документооборота - это построение схемы, согласно которой они передаются с одного рабочего места в другое.

Классификация систем электронного документооборота

1. Универсальные «коробочные» СЭДО:

   • стандартный набор функций;

   • невозможность полного соответствия потребностям конкретной организации;

   • низкие временные затраты на приобретение и установку;

   • относительно низкая стоимость;

   • необходимость приобретения лицензии на каждое внедряемое рабочее место.

2. Индивидуально разрабатываемые СЭДО:

• максимально персонифицированная система;

• большие временные затраты;

• высокая стоимость разработки;

• сопутствующие расходы: затраты на обучение сотрудников, покупку нового оборудования и программного обеспечения.

3. Комбинированные СЭДО:

• базовая платформа, к которой разрабатываются необходимые дополнительные модули;

• полное соответствие нуждам предприятия;

• небольшие временные затраты на разработку и внедрение;

• стоимость включает: цену базовой платформы и стоимость индивидуальной доработки, зависящей от сложности заказа.