3.Внемашинная орг-ция эк.Инф-ции.Классификация инф-ции. Кодирование инф-ции.

Развитие АИС потребовало достижения единства информационного обеспечения путем создания единой системы классификации и кодирования информации.Под системой классификации понимается совокупность правил распределения элементов заданного множества на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия, называемыми основанием.В настоящее время наиболее распространенными являются иерархическая и фасетная (многоаспектная) системы классификации.Иерархическая система классификации предполагает деление объектов на некоторые группы, каждая из которых, в свою очередь, делится на более мелкие подгруппы, постепенно конкретизируя объект классификации. Преимуществом такой системы классификации является ее традиционность и приспособленность для внемашинной обработки информации. Недостатком – сложности при внесении изменений, из–за слабой гибкости структуры, связанной с заранее установленным порядком группировки информации.В фасетной системе объекты делятся на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). В качестве примера можно привести указанную выше систему классификации документов, где классификация ведется по различным классификационным признакам. К достоинствам такой системы относят гибкость структуры, легкость внесения изменений, что влечет за собой возможность автоматического кодирования информации. Недостатком фасетной системы является сложность ее применения при внемашинной обработке информации.Для записи информации на носители и ее обработки используется кодирование информации, т.е. перевод сообщений с исходного языка на формализованный с помощью кодов. В процессе кодирования объектам классификации присваиваются цифровые, буквенные или буквенно-цифровые кодовые обозначения. Кодирование облегчает ввод и обработку данных, а также увеличивает плотность записи информации на носителях. Коды принято делить на следующие виды:

1) по методу образования:

· порядковые – при которых объектам присваиваются порядковые номера;

· серийно-порядковые – выделяется серия, а внутри серии присваиваются порядковые номера;

· разрядные – при которых каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов;

· комбинированные.

2) по количеству разрядов:

· замкнутые системы кодирования – при которых строго ограничено количество символов. Например: ТАБ№ - 4 символа, №ЗАЧЕТКИ – 8 символов;

· открытые – с неограниченным количеством символов.

3) по форме отображения:

· цифровая форма кодирования;

· буквенная;

· буквенно-цифровая.

4) позиционная форма кодирования (позиция числа имеет значение);

5) штриховое кодирование.

Реквизиты-основания имеют цифровое кодирование, реквизиты-признаки имеют буквенно-цифровое кодирование.Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения классификаторов:

· общегосударственных, – разрабатываемых в централизованном порядке;

· отраслевых – единых для определенных отраслей;

· локальных – характерных для данного предприятия.Классификатор – систематизированный свод однородных наименований и их кодовых обозначений. Применяются для разного рода проставления кодов в документах и для размещения в памяти машины в качестве словарного фонда.Внемашинная информация – это та часть экономической информации, которая представлена и может быть воспринята пользователем без использования технических средств.

Формой представления внемашинной информации являются документы.

Под документом понимается информационное сообщение на естественном языке, зафиксированное ручным или печатным способом на бланке установленной формы и имеющем юридическую силу.

Документы классифицируются по сфере деятельности, отношению к объекту управления, содержанию хозяйственных операций, назначению, способу использования, способу заполнения.По сфере деятельности документы делятся на плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, банковские и т.д.По отношению к объекту управления – на входящие, исходящие, промежуточные, архивные.По содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные.

По назначению – распорядительные, исполнительные, комбинированные.

По способу заполнения – на заполняемые с помощью технических средств и вручную.По отношению к машинной обработке экономической информации документы делятся на первичные и сводные, получаемые в результате машинной обработки первичных документов.В структуру документа должны включаться следующие разделы:

· заголовочная часть – наименование и характеристика документа, зона для проставления кодов, постоянные реквизиты признаки;

· содержательная часть – где располагаются показатели;

· оформляющая часть – содержит подписи юридических лиц, а также дату составления.