3) Ознакомится с видами программного обеспечения.

бизнес электронный делопроизводство автоматизация

Глава 1. Бизнес-процесс

1.1 Понятие бизнес-процесс

Бизнес-процесс (БП) - совокупность разных видов деятельности, в рамках которой «на входе» определяются один или более видов ресурсов, нужных для реализации БП, а «на выходе» создаются продукт или услуга, представляющие ценность для потребителя.

Бизнес-процесс (БП) включает в себя взаимосвязанные действия, которые реализуют одну (или несколько) из бизнес-целей компании в информационной системе компании.

Можно привести следующие определения бизнес-процесса.

Бизнес-процесс— это:

• процесс из последовательности операций на предприятии, которые направлены на преобразование неких входных информационно-материальных потоков с целью получения результатов, представляющих ценность для клиента;

• процесс создания добавленной стоимости продукции, удовлетворяющей при этом потребностям клиента;

• совокупность взаимосвязанных функций, которые имеют один или более входов и выходов и завершаются созданием продукта, необходимого клиенту;

• упорядоченный процесс преобразования множества входов во множество выходов, который реализует бизнес-функцию предприятия;

• набор последовательных действий, которые приводят к решению определенной предпринимательской задачи.

Иерархически упорядоченная совокупность БП называется деревом бизнес-процессов (рис. 1). Это систематизированное отражение модели компании в рамках процессного управления. Древовидная структура процессов представляет собой простую модель их совокупности, хотя на самом деле компания имеет более сложную структуру и не всегда однозначные связи внутри нее.

Неотъемлемой частью БП является документооборот:

Система электронного документооборота (СЭД) предназначена для автоматизации бизнес-процессов, управленческого документооборота и делопроизводства.

Цели внедрения СЭД - это улучшение управляемости всей структуры, оптимизация документопотоков и, главное, снижение временных и денежных затрат.

Система в полной мере реализует концепцию поддержки единого жизненного цикла документа (ECM).

Основные автоматизируемые процессы и дополнительные возможности системы электронного документооборота.

Автоматизируемые процессы:

-обработка входящей и исходящей корреспонденции.

Обеспечивается возможность регистрации документов (писем, обращений, организационно-распорядительной документации), связывания документов, относящихся к одному вопросу, передачи документов для рассмотрения либо ознакомления, наложения резолюции (постановки документов на контроль);

-исполнение поручений.

СЭД позволяет отслеживать наступление сроков исполнения задания, а также получать полную информацию по текущим и просроченным поручениям. Предоставляется удобный интерфейс контроля исполнения;

-служебная переписка.

Реализована возможность отправки служебных писем. Предоставляется возможность предварительного согласования служебного письма. Документы содержат ссылки на связанные служебные письма. Сохраняется полная история служебной переписки;

-согласование.

СЭД предоставляет возможность согласования документа любого типа. При согласовании могут использоваться типовые маршруты. Согласование может содержать как последовательные, так и параллельные этапы. Сохраняется история согласования всех версий документа;

-списание в архив.

СЭД содержит настраиваемые механизмы формирования и хранения архива документов с возможностью их восстановления.

Дополнительные возможности:

-потоковое сканирование.

При регистрации документов имеется возможность прикрепления файлов полученных с помощью потокового сканирования.

-использование электронно-цифровой подписи (далее ЭЦП или как теперь более правильно ЭП).

СЭД предоставляет возможность использования ЭЦП на этапах постановки на контроль и согласования документов; При этом могут использоваться различные носители (eToken, ruToken), криптопровайдеры и удостоверяющие центры;

-доступ через WEB.

СЭД предоставляет возможность работы через интернет, без установки дополнительного программного обеспечения (далее ПО). Может использоваться как вариант для работы удаленных пользователей.

-система отчетности.

СЭД содержит модуль позволяющий получать различные отчетные и статистические данные.

-интеграция с сайтом, web-порталом.

Имеется возможность формирования документов в системе на основании запросов, поступающих с сайта (web-ресурса)организации, либо сторонних ресурсов.

Структура системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (далее СЭД) строит из набора взаимосвязанных функциональных модулей – баз данных, предназначенных для работы с документами и выполнения служебных процедур. Каждый модуль соответствует определенному деловому процессу, связанному с обработкой информации в системе и обладает набором функций необходимых для управления соответствующим процессом. Пользователи непосредственно работают с системой, используя модуль-интерфейс «Кабинет сотрудника», в котором концентрируется информация необходимая сотруднику для осуществления должностных обязанностей. Информация представляется в распределенном, категоризированном виде, что позволяет быстро получить необходимые сведения. Дополнительно для обеспечения удобства ведения и контроля дел, пользователям предоставляется функционал «Календарь сотрудника», позволяющий отслеживать наступление событий (совещаний, мероприятий, выездов) и сроков их исполнения, распределять рабочую деятельность соответственно загруженности. Каждому сотруднику системы предоставляется почтовый ящик и электронный адрес для использования при обмене электронной почтой со сторонними организациями, адреса сотрудников фиксируются в общедоступном справочнике организации.

Основной структурной единицей модуля является документ. Документ содержит все необходимые атрибуты, соответствующие виду документа, а также информацию по всем связанным документам (например, имеется возможность просмотреть связанные поручения, результат их исполнения и маршрут согласования ответа). В документе имеется панель действий, реализующая функционал для работы с документом.

Модули системы оснащены полнотекстовым поиском, что позволяет найти необходимый документ, имея минимум информации о нем. Дополнительно, каждый модуль имеет различные представления, позволяющие категоризировать содержащиеся в нем документы по их атрибутам. Система позволяет использовать функционал ЭЦП (ЭП), включая подписание документов (при постановке на контроль, наложении резолюции, согласовании), и поверке подписи.

Внесение доработок в систему электронного документооборота (СЭД).

Несмотря на общие принципы, документооборот в различных организациях, как правило, имеет свою специфику.

-Доработка системы в процессе подготовки к внедрению позволит:

-Точно реализовать использующиеся схемы прохождения документов.

-Учесть все особенности работы с документами в Вашей организации.

-Предусмотреть в системе весь необходимый для работы функционал.

-Интегрировать, при необходимости, систему с другими используемыми информационными системами (например, интернет-сайтом).

Рабочие модули СЭД будут доработаны после проведения предпроектного обследования, по результатам которого, станет возможным определиться с оптимальной формой реализации, отражающей все требования к СЭД.

Продолжительность доработки системы зависит от следующих факторов:

-Количество и сложность автоматизируемых процессов, а также их особенностей.

-Наличие дополнительных требований к системе (например, возможность работы через Web, интеграция с другими информационными системами и т.д.).

-Территориальная распределенность организации. В случае наличия у организации удаленных филиалов, должна обеспечиваться возможность их работы в системе.

Рис. 1. Пример детализации бизнес-процесса