2. Завдання відділу документального забезпечення та контролю управління справами

Прибувши до безпосереднього місця проходження практики (термін проходження практики з 05. 05. 2014 р. по 24. 05. 2014 р.), а саме до відділу документального забезпечення та контролю (ДЗК) управління справами Міністерства культури я ознайомилася з порядком проходження виробничої практики, отримала всі необхідні завдання та вказівки керівника практики від Міністерства про порядок її проходження, вирішивши всі організаційні питання, прослухавши інструктаж з техніки безпеки праці я приступила до роботи.

Також ознайомилася з організаційним складом відділу документального забезпечення та контролю до складу якого входять: начальник відділу – Наруцький Валерій Віталійович, заступник начальника відділу та 5 головних спеціалістів.

Відділ документального забезпечення та контролю є структурним підрозділом у складі управління справами і підпорядковується начальнику управління – Кініченку Петру Михайловичу.

Основними завдяннями ДЗК є: встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в Міністерстві на основі використання сучасної обчислювальної техніки, автоматизованої технології роботи з документами та скорочення кількості документів; зберігання печаток і штемпелів, в межах компетенції.

Відділ ДЗК відповідно до покладених на нього завдань:

- розробляє інструкції з діловодства та номенклатури справ;

- організовує за дорученням керівництва підготовку проектів документів, забезпечує оформлення і випуск документів;

- веде в установленому порядку облік завдань, реалізація яких передбачена актами законодавства, наказами і дорученнями керівництва Міністерства;

- приймає, реєструє, веде облік, забезпечує зберігання, оперативний розшук.

Начальник відділу ДЗК:

- здійснює керівництво діяльністю відділу ДЗК, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ ДЗК завдань;

- забезпечує в межах своєї компетенції збереження у відділі ДЗК державної таємниці, іншої інформації з обмеженим доступом відповідно до законодавства;

- визначає права та обов’язки працівників відділу ДЗК тощо.

Більш детально із завданнями відділу ДЗК можна ознайомитися у Положенні про відділ ДЗК (див. додаток 1), а також з іншими документами Міністерства (додатки 2, 3, 4).

3. Характеристика виконуваних робіт під час проходження практики

Важливим завданням під час проходження практики було формування справ для передачі їх до архіву, а саме треба було перевірити наявність всіх документів, які входять до опису. Для складання архівного опису необхідно знати номер справи, назву, кількість сторінок. Якщо до справи входять накази, на справі необхідно зазначити з якого по який номер наказу міститься у цій справі, а перед цим ретельно перевірити, чи нема у справі зайвих наказів, і, звісно, зазначають рік.

Наступне не менш важливе завдання – це форма реєстрації документів ОКА (документи з інформаційним змістом), в Міністерстві створена спеціальна електронна система реєстрації документів, що дозволяє швидко зареєструвати та у разі необхідності швидко відшукати потрібний документ.

Більш детально з видами виконуваних робіт можна ознайомитися у календарному графіку проходження практики.