Сортовой учет материалов на складах

МПЗ хранятся в специально оборудованных складских поме­щениях. Налаженное складское хозяйство - одна из основных предпосылок рациональной организации учета материалов. При этом обеспечивают:

• систему материальной ответственности;

• помещения для хранения МПЗ с учетом их специфики и объ­ема, необходимого для обеспечения производственного про­цесса;

• средства противопожарной безопасности, весовое хозяйство и мерную тару.

Отвечает за сохранность ценностей на складе материально ответственное лицо - кладовщик. С ним ежегодно заключают до­говор о полной материальной ответственности, возобновляемый после инвентаризации или отпуска. Договор составляют в одном экземпляре и хранят в бухгалтерии.

Кладовщик обязан вести аналитический учет наличия и дви­жения МПЗ на складах. Аналитические счета ведут в виде карто­чек складского учета, в которые при выписке бухгалтерия заносит справочные данные: наименование, номенклатур­ный номер, сорт, единицу измерения, цену и т. п.

Выписанная карточка передается на склад. Карточки ведут в натуральном выражении. Кладовщик делает записи в ней после каждой операции по приходу или отпуску. Каждый документ записывается отдельной строкой и после каждой записи вывод остаток. Документы, послужившие основаниями для записи в карточку, передают в бухгалтерию с периодичностью, зависящей от их количества: ежедневно, раз в пятидневку, декаду или месяц. При сдаче документов составляют реестры приходных и расходных документов. Реестры предназначены для первичной группировки. На лицевых сторонах приходного и расходного реестров документы группируют в разрезе балансовых счетов и учетных групп. Оборотная сторона реестра по приходу служит для группировки по источникам поступления, а реестра по расходу - по его направлениям. Суммы в реестр записывает бухгалтер.

Данные реестров используются в бухгалтерии для дальней­шей группировки.

Данные лицевой стороны реестров служат основанием для составления накопительных ведомостей синтетического учета материалов.

Данные оборотной стороны реестров по приходу и расходу служат основанием для записей в ведомость № 10 «Движение ма­териальных ценностей в стоимостном выражении». Кроме того, группировка на оборотной стороне реестров по расходу использу­ется при исчислении затрат на производство за отчетный месяц.

Складской учет выполняет и контрольную функцию. Его дан­ные сверяются с данными бухгалтерии. Техника сверки зависит от выбранного метода:

• сальдовый, или оперативно-бухгалтерский;

• параллельный;

• учет по отчетам материально ответственного лица.

Наибольшее распространение получил сальдовый метод. При его использовании сверку данных производят по показате­лю конечного остатка - сальдо; в бухгалтерии ведут книгу остатков. Книга открывается на каждый склад, а внутри подразделяется по балансовым счетам, субсчетам и четным группам. В конце месяца книга передается кладовщику, который выводит конечные остатки в карточках складского учета и переносит в сальдовую книгу. Затем книгу возвращают в бухгалтерию, расценивают и таксируют. В ней по учетной группе, подгруппе, счету, субсчету и складу выводят сальдо на конец месяца.

В бухгалтерии данные сальдовой книги сверяют с данными раздела 1 ведомости № 10 «Движение на общезаводских складах по учетным ценам». Раздел 1 ведомости № 10 ведется в целом по складу без разбивки по синтетическим счетам и учетным группам.

При параллельном методе может быть использовано два варианта организации складского учета. При первом и в бухгалтерии, и на складе ведут одинаковые карточки в количеств суммовом выражении. По данным карточек составляют сортовые оборотные ведомости, их данные сверяют между собой и с данными раздела 1 ведомости № 10. Сущность второго варианта стоит в том, что карточки складского учета в бухгалтерии не ведут, а сортовая оборотная ведомость составляется на основании данных первичных документов. При этом варианте сверяют данные оборотных накопительных ведомостей и данные раздела 1 ведомости № 10.

При использовании метода учета по отчетам материально-от­ветственных лиц количественно-сортовой учет ведется только на складе. В конце месяца кладовщик составляет материальный от­чет, в котором по каждому номенклатурному номеру записывает­ся начальный остаток, приход, расход и конечный остаток в на­туральных единицах измерения. К отчету прилагают все первич­ные документы, послужившие основаниями для записи в него. Отчет составляется в двух экземплярах. Один возвращается кла­довщику, а другой остается в бухгалтерии. Его данные сверяют с данными первичных документов, отчет таксируют и производят подсчет итогов. Отчет играет роль регистра аналитического скла­дского учета и оборотной ведомости. Его итоги сверяют с данны­ми раздела 1 ведомости № 10.

Если учет материальных ценностей автоматизирован, то со­ставляют сортовую оборотную ведомость. Сортовую ведомость составляют в двух экземплярах, один из них передает­ся на склад и заменяет сортовой учет.