Учет материально-производственных запасов Материально-производственные запасы: понятие, классификация, задачи учета

Бухгалтерский учет МПЗ должен обеспечить выполнение следующих задач:

1. формирование фактической себестоимости запасов;

2. правильное и своевременное документальное оформление и обеспечение достоверных данных по движению запасов;

3. контроль сохранности запасов в местах хранения и на всех этапах их движения;

4. контроль соблюдения установленных норм запасов, обеспечивающих бесперебойное возобновление производства;

5. своевременное выявление ненужных и излишних запасов с целью их возможной продажи или выявления возможностей вовлечения их в оборот;

6. проведение анализа эффективности использования запасов.

Оценка материально-производственных запасов при поступлении

Фактические затраты могут включать:

1. суммы, уплачиваемые поставщикам в соответствии с договором;

2. суммы, уплачиваемые другим организациям за информацион­но-консультационные услуги, связанные с приобретением запасов;

3. таможенные пошлины и иные платежи;

4. невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с поступлением каждой единицы запасов;

5. вознаграждения, уплачиваемые посредническим (снабженческим, внешнеэкономическим и т. п.) организациям;

6. затраты по заготовлению и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию грузов. Такие затраты могут включать комплекс расходов:

   • по заготовке и транспортировке запасов;

   • по содержанию заготовительно-складского аппарата организации;

   • затраты по доставке запасов до места использования, если они не включены в цену запасов по договору поставки;

   • затраты по оплате процентов по коммерческому кредиту (кредиту поставщиков);

   • затраты по оплате процентов по заемным средствам, связанным с приобрете­нием запасов, если они произведены до оприходования запасов на склад;

7. затраты по доведению запасов до состояния пригодности к использованию;

8. иные затраты по приобретению материально-производственных запасов.

Документальное оформление поступления и отпуска мпз

Все операции по движению МПЗ оформляются первичными документами, которые могут быть:

• унифицированными,

• отрасле­выми,

• разработанными организацией.

Документальное оформление операций по поступлению МПЗ зависит от направ­ления их поступления:

1. поступление от поставщиков с участием транспортных орга­низаций;

2. вывоз ценностей, от поставщиков транспортными службами организации;

3. поступление от подотчетных лиц, закупивших ценности за наличный расчет;

4. изготовление ценностей во вспомогательных цехах;

5. образование и сдача на склад отходов производства;

6. разборка, демонтаж и обезличивание ликвидируемых основных средств;

7. выявление излишков при проведении инвентаризации.

Главным расчетным документом при поступлении ценностей служит счет-фактура - единственное основание для выделения в учете НДС. При отсутствии или неправильном оформлении счета-фактуры НДС не может быть отнесен в зачет задолженности бюджету.

При поступлении ценностей от иногородних поставщиков их сопровождает подлинный экземпляр железнодорожной или водной накладной. В них приведены: номер вагона, контейнеров, дата отгрузки, количество мест, вид упаковки.

Если расчетные документы поставщика (счет, счет-фактура) поступили, а сам груз еще прибыл, то покупателю передается квитанция к железнодо­рожной или водной накладной.

Если ценности от местных поставщиков получены в порядке централизованного завоза автомобильным транспортом изгото­вителя, то их сопровождает товарно-транспортная накладная.

Все виды накладных содержат сведения о поставщике (наи­менование и реквизиты) и о ценностях: наименование, единица измерения, количество, вид упаковки, количество мест, цена, об­щая сумма к оплате.

Накладные - это документы, подтверждаю­щие факт отгрузки. Для покупателя они являются основанием для принятия ценностей к учету. При получении груза покупа­тель проверяет соответствие фактического наличия, качества и состояния ценностей, сведениям, указанным в накладной и усло­виям договора. По завершении приемки представители постав­щика и получателя делают отметки в накладных о приемке и сда­че груза. После этого накладные становятся документами, под­тверждающими приемку ценностей получателем.

Для получения ценностей через своего работника, организация должна оформить на него доверенность (типовая форма М-2). В доверенности указывается ФИО работника, паспортные данные, наименование поставщика, количество и наименование получаемых ценностей и срок действия. Доверенность, заверенная печатью организации, подписывается руководителем и главным бухгалтером. После оформления доверенности являются бланками строгой отчетности, регистрируются в специальном журнале и работник, получивший доверенность, расписывается за нее. Если ценности, указанные в доверенности, не получены в течение срока действия, она возвращается в бухгалтерию. Доверенность выписывается в одном экземпляре.

При поступлении ценностей от подотчетных лиц составляется авансовый отчет с оправдательными документами: счет-фактура поставщика, внутренняя накладная, квитанция к приходному кассовому ордеру или товарный чек.

При поступлении ценностей из внутренних источников (вспомогательное или основное производство, ликвидация объектов и т.п.) составляется внутренняя приходная накладная.

Если ценности приобретены у физического лица, то составляется договор купли-продажи или закупочный акт.

При поступлении ценностей на склады кладовщик оформляет документ, подтверждающий факт приемки ценностей. В его качестве могут выступать приходный ордер (накладная), акт о приемке или коммерческий акт.

Приходная накладная составляется, если фактическое наличие ценностей совпадает с сопроводительными документами. Вместо нее на документах поставщика может ставиться расписка кладовщика о приемке ценностей.

Акт о приемке составляют, если сопровождающие документы отсутствуют, целостность упаковки не нарушена. Акт составляют с участием представителей поставщика. Он служит основанием для предъявления претензии поставщику. Коммерческий акт составляется при приемке ценностей у транспортной организации и нарушении целостности упаковки. Он составляется при участии представителей транспортной организации и служит основанием для предъявления к ней претензий.

«Приходный ордер» (ф. № М-4) - для оформления учета запасов, поступивших на склад организации от поставщиков. Бланки приходных ордеров вручаются материально ответственным лицам в пронумерованном виде. Составляются в одном экземпляре на фактически принятое количество ценностей в день их поступления. Графа «Номер паспорта» заполняется при поступлении запасов, содержащих драгметаллы и камни;

«Акт о приемке материалов» (ф. № М-7) - для оформления приемки материально-производственных запасов в тех случаях, когда имеются количественные и качественные расхождения с данными сопроводительных документов поставщика. Акт составляется также при приемке запасов, поступивших без документов. Акт заполняется в двух экземплярах приемочной комиссией с обязательным участием материально ответственного лица и представителя поставщика или незаинтересованной организации. Он утверждается руководителем организации или другим уполномоченным лицом. Один экземпляр акта с приложенными первичными документами (товарно-транспортными накладными и др.) передается в бухгалтерию организации для принятия на учет материальных ценностей, второй — отделу снабжения для направления претензионного письма поставщику. Графа «Номер паспорта» заполняется только в случаях обнаружения расхождений по ценностям, содержащим драгметаллы и камни;

«Лимитно-заборная карта» (ф. № М-8) - для учета отпуска со склада сырья, материалов, покупных полуфабрикатов в производственные подразделения предприятия (цехи, на объекты, участки и др.) в пределах утвержденного лимита. Лимит отпуска определяется на основе существующих нормативов расчетным путем исходя из объемов производственных заданий цехов и с учетом переходящих остатков запасов на начало отчетного периода.

Лимитно-заборные карты выписываются в двух экземплярах сроком на месяц, а при небольших объемах списаний — на квартал. Один экземпляр карты до начала месяца передается цеху-потребителю материальных ценностей, второй — складу. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах карты дату и количество отпущенных запасов и выводит остаток лимита по каждому их номенклатурному номеру. В лимитно-заборной карте цеха расписывается кладовщик, а в карте склада - представитель цеха-получателя. Все выданные лимитно-заборные карты регистрируются отделом снабжения (маркетинга) в специальном реестре, копия которого направляется в бухгалтерию для контроля за своевременной сдачей карт после использования лимита. При автоматизации учета отпуска запасов лимит рассчитывается одновременно с выпиской лимитно-заборных карт с учетом использования лимитов. Для сокращения количества первичных документов можно оформлять отпуск материалов непосредственно в карточках учета (ф. № М-17), где проставляется лимит отпуска. По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, неиспользованных в производстве (возврат);

«Требование-накладная» (ф. № М-11) - для учета движения материально-производственных запасов в самой организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах материально ответственным лицом склада или цеха, сдающего ценности. Первый экземпляр предназначен для списания ценностей (складом, цехом и т. п.), второй — для оприходования ценностей принимающей стороной. Сверхлимитный отпуск запасов со склада связан, как правило, либо с перевыполнением подразделением производственного задания, либо с покрытием перерасхода материалов на возмещение брака узлов и деталей, а потому он может быть разрешен только руководителем или главным инженером организации и оформляется требованием-накладной. Аналогично оформляется замена одних видов запасов другими, сходными по физико-химическим свойствам. Документ вместе с лимитно-заборной картой заменяемого материала передается на склад и кладовщик уменьшает остаток лимита с учетом выдачи материалов-заменителей. Этими накладными оформляются также операции по сдаче на склад неизрасходованных в производстве материалов, если они были получены по требованию, а также сдача брака и отходов. Накладную подписывают материально ответственные лица сдатчика и получателя;

«Накладная на отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) - для учета отпуска хозяйствам своей организации, расположенным на другой территории, или сторонним организациям. Накладную выписывают в двух экземплярах на основании договоров, нарядов и предъявления получателем доверенности на получение груза. Первый экземпляр передают складу в качестве основания для отпуска запасов, второй - получателю. При отпуске материально-производительных запасов на месте, т. е. самовывозом, накладную, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки платежных документов, если материальные ценности были отпущены с последующей оплатой;

«Карточка учета материалов» (ф. № М-17) - для учета движения запасов на складе по каждому номенклатурному номеру, виду, сорту, размеру. Карточки являются документами строгой отчетности и выдаются кладовщику под расписку. Материально ответственное лицо (кладовщик, заведующий складом) производит записи в карточках на основе первичных приходно-расходных документов в день совершения операций в натуральном выражении.

При оформлении внутреннего перемещения запасов (между базовыми складами и цеховыми кладовыми) может быть использован способ записи непосредственно в карточках учета материально-производственных запасов. При этом представитель подразделения-получателя расписывается в карточке складского учета, в которой предусмотрена специальная графа для проставления кода производственных затрат. Таким образом, карточка становится одновременно оправдательным документом, исключается возможность несвоевременности записей операций по приходу и расходу, усиливается контроль со стороны работников склада за соблюдением норм и выявлением сверхнормативных запасов и неликвидов;

«Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений» (ф. № М-35) - для учета материальных ценностей, полученных в процессе ликвидации основных средств. На стоимость таких ценностей увеличивается финансовый результат. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры акта остаются у заказчика, третий - у подрядчика.