4 Краткие методические рекомендации по использованию прикладного программного обеспечения в ходе работы

4.1 Создание документов Word

Текстовый процессор Microsoft Word - это прикладное программное обеспечение, используемое для создания текстовых документов любой сложности, включающих в себя рисунки, схемы, таблицы, графики.

Установка общих параметров страницы

В текстовых документах различают логическую и физическую страницы. Физическая страница (размер бумаги) обычно имеют некоторый стандартный размер (например формат А4 имеет размер 210х297 мм.) и ориентацию (книжную или альбомную). Физическая страница устанавливается по команде Файл, Параметры страницы, закладка Размер бумаги. Логическая страница образуется на поле физической за вычетом установленных пользователем границ. Размеры логической страницы устанавливаются по команде Файл, Параметры страницы, закладка Поля. Один и тот же текстовый документ может содержать разные физические и логические страницы.

В

текстовых документах можно осуществлять мягкий и жесткий переход на новую строку и новую страницу. Мягкий перевод каретки на новую строку осуществляется автоматически при заполнении последнего знака на текущей строке. Жесткий переход каретки на новую строку в пределах одного абзаца осуществляется при одновременном нажатии клавиш Shift, Enter. Жесткий переход каретки на новую строку, являющуюся первой строкой нового абзаца, осуществляется при нажатии клавиши Enter.

Мягкий переход на новую страницу осуществляется автоматически после заполнения последней строки на странице. Жесткий переход осуществляется пользователем при выполнении команды Вставка, Разрыв; в окне Разрыв нужно установить опцию Начать новую страницу.

Оформление титульного листа

Титульный лист является первой страницей документа. На титульном листе курсовой работы должны присутствовать следующие сведения:

1. название учебного заведения;

2. название курсовой работы;

3. фамилия и инициалы студента;

4. номер группы, в которой обучается студент;

5. фамилия и инициалы преподавателя, проверяющего курсовой работу;

6. оценка;

7. место (город); год выпуска документа.

Создание оглавления

Оглавление в документе создается автоматически на основе специально оформленных заголовков текста. Заголовки могут иметь сложную структуру, Word позволяет делать до 8 уровней заголовков. Создание оглавления состоит из двух этапов:

1. Оформление заголовков.

2. Сбор оглавления.

Оформление заголовков. Заголовки в документе проще всего оформить, используя стандартные стили. Стиль – это набор способов оформления абзацев, имеющий свое имя. В Word имеется набор стандартных стилей, имена которых можно увидеть, раскрыв список поля стилей на панели инструментов Форматирование

Заголовки, включаемые в оглавление, должны быть оформлены стилем с именем Заголовок п, где n – это уровень заголовка. Таким образом, стилем Заголовок 1 оформляются все заголовки первого уровня; стилем Заголовок 2 – все заголовки, являющиеся подзаголовками заголовков со стилем Заголовок 1 и т.д. Для оформления заголовка документа соответствующим стилем нужно выполнить следующие действия:

• установить курсор в любом месте абзаца заголовка;

• раскрыть список стилей панели инструментов Форматирование;

• выбрать нужный стиль заголовка и щелкнуть на нем левой кнопкой мыши.

После оформления всех заголовков документа нужно сделать сбор оглавления. Для этого нужно выполнить следующие действия:

• на второй странице документа написать заголовок Оглавление, оформить его стилем Заголовок 1,

• установить курсор ввода на следующую после заголовка строку,

• выполнить команду Оглавление и указатели в меню Вставка,

• выбрать закладку Оглавление,

• в списке Формат выбрать необходимый стиль оформления (он будет показан в окне Пример),

• нажать кнопку ОК.

Общие требования к созданию документа

Одним из основных вопросов создания документа является выбор типа шрифта, его стиля и размера, а также требования к плотности печати на строке и странице. Важность этих решений связана с тем, что успех того или иного документа в большой степени зависит от того, как он выглядит. Выбор шрифта должен соответствовать информации, которую нужно передать. Рекомендуемый тип шрифта Times New Roman, размер шрифта (кегль) 12-14 пунктов, стиль – обычный. Плотность печати на строке (разреженность строк и символов) в документах Word устанавливается автоматически. Можно установить желаемую плотность печати для отдельных фрагментов текста по команде Формат, Шрифт, закладка Интервал. Плотность печати на странице определяется междустрочным интервалом и интервалом между абзацами (команда Формат, Абзац, закладка Отступы и интервалы).