1.2 Бази даних, і системи управління базами даних
База даних – це організована структура, призначена для зберігання інформації. У середовищі сучасних базах даних зберігаються як дані, а й інформація.
Це твердження легко пояснити, якщо, наприклад, розглянути базі даних бібліотеки. Вона має всі дані авторів, книгах, читачів тощо. Доступ до базі може мати як працівники бібліотеки, і читачі, яким необхідно знайти якесь видання. Але навіть серед них навряд чи знайдеться така особа, що має доступ до всієї базі цілком і у своїй здатне одноосібно вносити у ній довільні зміни. Крім даних, база містить методи і засоби, що дозволять кожній із працівників оперувати тільки з даними, що входять у його компетенцію. Через війну взаємодії даних, які у базі, з методами, доступними конкретним співробітникам, утворюється інформація, що вони споживає і виходячи з якої у межах власної компетенції виробляють введення і редагування даних.
З поняттям бази даних тісно пов'язані поняття системи управління базою даних. Це комплекс програмних засобів, виділені на створення структури нової бази, наповнення її вмістом, редагування вмісту і візуалізації інформації. Під візуалізацією інформації бази розуміється відбір відображуваних даних відповідно до заданим критерієм, їх впорядкування, оформлення й наступна видача на устрою виведення передача каналами телефонного зв'язку.
У світі безліч системам управління базами даних. Попри те що, що можуть по-різному працювати з різними об'єктами надають користувачеві різні функції і кошти, більшість СУБД спираються на єдиний усталений комплекс основних понять. Це дає можливість розглянути одну систему і узагальнити її поняття, прийоми та художні засоби все клас СУБД. Як такого навчального об'єкта ми виберемо СУБД Microsoft Access, входить у пакет Microsoft Office.
1.3 Створення Бази даних
До сформування нової бази даних виконаємо команду Файл/Создать. На екрані відкриється вікно діалогу “Створення”, що містить дві вкладки:
“Загальні” — дозволяє створити нову порожню базу данных.“Базы даних” — дозволяє вибрати зразок бази даних, у якому більшість необхідних об'єктів, і створити базу з допомогою майстра. До сформування нової порожній бази даних перейдемо на вкладку “Загальні” і натисніть кнопку ОК у нижній частині вікна діалогу. На екрані відкриється вікно діалогу “Файл нової бази даних”. У цьому вікні діалогу з раскрывающегося списку Папка виберемо папку, у якій збережемо створювану базі даних, а полі введення Ім'я файла введемо ім'я бази даних. Після цього можна створити з допомогою майстра базі даних певного типу з усіма потрібними таблицями, формами і звітами. Оскільки MS Access містить великий вибір підготовлених вам баз даних, другий спосіб у часто може бути кращим. У обох випадках залишиться можливість у час змінити й розширити створену базу данныхПри виборі імені бази даних годі й обмежуватися вісьмома символами. Розширення для імені файла вказувати непотрібно, за умовчанням на полі введення Тип файла встановлено тип “База даних”. Після введення імені створюваної бази даних натиснемо кнопку Створити даного вікна діалогу. На екрані відкриється вікно бази даних. Вона складається з шести вкладок, які поки що порожні. У цьому вікні доведеться створити всі об'єкти, що входять до базі даних. Їх перелік відповідає ярликам вкладок у верхній частині вікна бази даних. У цьому вся вікні можна таблиці, бережуть інформацію, звіти, форми, запити. Усі вони розташовуватися у вкладках, що відкриваються під час виборів відповідного ярлыкаДля створення інформаційного БД Access, необхідні такі дії:
1 Вибрати пункт меню /Пуск/Создать документ Офіс
2 У представленому діалоговому вікні вибрати пункт: Нова База Даних
Створення таблиць
1 З допомогою конструктора. Необхідно розділ «Таблиці» структури БД, натиснути кнопку «Створити» й у додатковому вікні вибрати необхідний пункт «Конструктор».
2 Далі необхідна за конструкторі вказати «Ім'я поля» таблиці,
«Тип даних» поля, за бажання «Примітка» і за достатньої підготовці можна використовувати розширені настройки полів, такі як: Символьный розмір поля, кодування, формат і чого іншого, представлені у частині вікна конструктора.
§ «Ім'я поля» таблиці - це назва шпальти, містить у собі інформаційного характеру для користувача
§ «Тип даних» - потребує серйозного підходи до своєму вибору, оскільки він визначає тип інформації вносимой в поля таблиці. Залежно від типу даних, БД дозволятиме або дозволяти вам виробляти різні операції. Приміром: отримання суми залишків по складах, можна тільки якщо полі «Залишки» буде числового типу данных[3].
§ «Примітка» - носить також інформаційного характеру, та на відміну від «Імені поля», примітка зможете бачити тільки Ви, як конструктора.
§ «Ключове полі» - використовують із створення перетинів поміж таблицями. Усі значення цього поля би мало бути унікальними. Зв'язок по КП використовують із створення запитів, звітів і т.ін.
3 Для спрощення введення повторюваних даних використовуємо в «Типе даних», пункт «Майстер підстановок»
Ще одна «Метод підстановки» отримує дані з іншої таблиці. До «списку» створюється зв'язок на полі інший таблиці і беруться необхідні дані.
4 Для введення даних в створену таблицю, відкриваємо її подвійним клацанням і вносимо необхідну інформацію
Створення форми
До сформування необхідно перейти на вкладку «форми» натиснути кнопку «створити» і використовуючи «майстер форм» вибрати необхідні поля, структуру відображення, колірну гаму. Вийде робочий макет.
Далі використовуючи «Конструктор форм» додамо кнопки навігації для перегляду вмісту таблиць, кнопку виходу з форми, кнопки для показу запиту й переносу звіту в обраний формат.
І тому обравши на панелі об'єктів «Кнопки» розміщаємо в форми і задаємо необхідне які виконуватися з її натискання.
Через війну вийде повноцінна «діалогове вікно» до роботи з створеними таблицями, формами і запитами.
Кнопки «Залишки, товар» відкривають наші таблиці. Кнопка «Введення товару» відкриває другу форму для перегляду і редагування записів в таблиці товар.
Кнопка «Залишки по складах» відкриває зведену таблицю (запит) що містить дані з обох таблиць і вычисляемое полі «Залишки по складах».
Також створено кнопки переходу за записами, відкриття звіту, і кнопка закриття форми.
Створення запиту і звіту
1. Як й у попередніх випадках вибираємо вкладку «Запит», жмемо кнопу «Створити» і вибираємо «конструктор». У що з'явилися вікнах вибираємо таблиці і далі необхідні поля для показу з цих таблиць.
2. До сформування «звіту» виробляємо самі дії, лише створюємо з допомогою майстра. Вибираємо потрібні поля із різних таблиць на формування необхідної структури, показу необхідних даних.
Дотримуючись вказівок програми, вибираємо порядок сортування, макет угруповання й фону.
Звіт - це форматований представлення даних, яке виводиться на екран, до друку або файл. Вони дозволяють витягти з бази потрібні відомості та подати їх у вигляді, зручному для сприйняття, а також надають широкі можливості для узагальнення та аналізу даних.
При друкування таблиць і запитів інформація видається практично в тому вигляді, в якому зберігається. Часто виникає необхідність представити дані у вигляді звітів, які мають традиційний вигляд і легко читаються. Докладний звіт включає всю інформацію з таблиці або запиту, але містить заголовки і розбитий на сторінки із зазначенням верхніх і нижніх колонтитулів.
Структура звіту в режимі Конструктора
Microsoft Access відображає у звіті дані з запиту чи таблиці, додаючи до них текстові елементи, які спрощують його сприйняття.
До числа таких елементів відносяться:
Заголовок. Цей розділ друкується лише у верхній частині першої сторінки звіту. Використовується для виводу даних, таких як текст заголовка звіту, дата або констатуюча частина тексту документа, які слід надрукувати один раз на початку звіту. Щоб додати або видалити області заголовка звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту.
Верхній колонтитул. Використовується для виводу даних, таких як заголовки стовпців, дати або номери сторінок, які друкуються зверху на кожній сторінці звіту. Щоб додати або видалення верхнього колонтитула необхідно вибрати в меню Вид команду Колонтитули. Microsoft Access додає верхній і нижній колонтитули одночасно. Щоб приховати один з колонтитулів, потрібно задати для його властивості Висота значення 0.
Область даних, розташована між верхнім і нижнім колонтитулами сторінки. Містить основний текст звіту. У цьому розділі з'являються дані, роздруковується для кожної з тих записів в таблиці або запиті, на яких заснований звіт. Для розміщення в області даних елементів управління використовують список полів і панель елементів. Щоб приховати область даних, потрібно задати для властивості розділу Висота значення 0.
Нижній колонтитул. Цей розділ з'являється в нижній частині кожної сторінки. Використовується для виводу даних, таких як підсумкові значення, дати або номера сторінки, які друкуються знизу на кожній сторінці звіту.
Примітка. Використовується для виводу даних, таких як текст висновку, загальні підсумкові значення або підпис, які слід надрукувати один раз у кінці звіту. Незважаючи на те, що в режимі Конструктора розділ "Примітка" звіту знаходиться внизу звіту, він друкується над нижнім колонтитулом сторінки на останній сторінці звіту. Щоб додати або видалити області приміток звіту необхідно вибрати в меню Вид команду Заголовок / примітка звіту. Microsoft Access одночасно додає і видаляє області заголовка і приміток звіту.
Способи створення звіту
У Microsoft Access можна створювати звіти різними способами:
Конструктор
Майстер звітів
Автоотчет: у стовпець
Автоотчет: стрічковий
Майстер діаграм
Поштові наклейки
Майстер дозволяє створювати звіти з угрупованням записів і являє собою найпростіший спосіб створення звітів. Він поміщає обрані поля в звіт і пропонує шість стилів його оформлення. Після завершення роботи Майстра отриманий звіт можна доопрацювати в режимі Конструктора. Скориставшись функцією Автоотчет, можна швидко створювати звіти, а потім вносити в них деякі зміни.
Для створення Автоотчета необхідно виконати наступні дії:
У вікні бази даних натиснути на вкладці Звіти і потім клацнути на кнопці Створити. З'явиться діалогове вікно Новий звіт.
Виділити в списку пункт Автоотчет: у стовпець або Автоотчет: стрічковий.
У поле джерела даних клацнути на стрілці і вибрати в якості джерела даних таблицю або запит.
Клацнути на кнопці ОК.
Майстер автоотчета створює автоотчет у стовпець або стрічковий (за вибором користувача), і відкриває його в режимі Попереднього перегляду, який дозволяє побачити, як буде виглядати звіт у роздрукованому вигляді. У меню Файл клацнути на команді Зберегти. У вікні Збереження в полі Ім'я звіту вказати назву звіту і клацнути на кнопці ОК.
Зміна масштабу відображення звіту
Для зміни масштабу відображення користуються покажчиком - лупою. Щоб побачити всю сторінку цілком, необхідно клацнути в будь-якому місці звіту. На екрані відобразиться сторінка звіту в зменшеному масштабі. Знову клацнути на звіті, щоб повернутися до збільшеного масштабу відображення. У збільшеному режимі подання звіту, точка, на якій ви клацнули, опиниться в центрі екрану. Для гортання сторінок звіту користуються кнопками переходу внизу вікна.