2.3 Анализ маркетинговой деятельности ооо «Система»

Планирование и решение задач по реализации мероприятия

Данный раздел можно разбить на несколько этапов, которые необходимо было выполнить для достижения цели.

Планирование мероприятия

• Идея и цель;

• Подбор команды и распределение ответственности;

• Составление плана;

• Поиск места проведения;

• Получение разрешения и поддержки от органов власти;

• Поиск спонсоров и партнеров. Работа с ними;

• Составление бюджета;

• PR- поддержка и привлечение участников слета;

• Безопасность на мероприятии;

• Отчет о проделанной работе для спонсоров.

Идея и цель

Идея: возникла после поездки Орловского сообщества IT-специалистов на 5 Всероссийский слет сисадминов в Калуге. Организаторы этого мероприятия отнеслись халатно к своей работе, и слет можно было считать провальным. Идея проведения своего ДСА появилась в Калуге совместно с другими «товарищами по цеху», которые выразили свое недовольство. Назвали это «Свой маленький, добрый, локальный слет «Сами себе». Впоследствии название было переделано: «Всероссийский слет системных администраторов в г.Орел «Админами для админов».

Подбор команды и распределение ответственности

Любая структура должна иметь иерархическую схему управления. Для проведения следа потребовались следующие должности:

• Председатель организационного комитета;

• Заместитель председателя по общим вопросам;

• Заместитель председателя по безопасности;

• Заместитель председателя по финансам;

• Заместитель председателя по техническим вопросам;

• Добровольцы;

• Ведущие мероприятия;

Роли и ответственность были распределены между участниками команды организаторов, кроме добровольцев и ведущих мероприятий. Любое такого рода мероприятие не обходится, без дополнительной помощи добровольцев. Поиск велся людей, зарегистрировавшихся для участия в слете.

Составление плана

Анализируя и используя опыт проведенных мероприятий, был составлен примерный план мероприятия. (Приложение Б)

Данный план охватывал почти весь спектр мероприятий, которые были запланированы. Более детальную программу организаторы выложили на Интернет-портале ближе к празднованию ДСА с целью до последнего момента сохранить интригу.

Поиск места проведения

К месту проведения ДСА предъявлялось много критериев. Основные требования:

• наличие мелкого водоема с прохладной водой, где участники могли охладиться в жаркую погоду, и использовать как холодильник, для охлаждения напитков;

• наличие растительности и лесополосы, для расположения участников в тени, а также возможного наличия дров;

• расположение близ главных дорог. Подъезд к поляне должен быть очень хорошим, чтобы независимо от погодных условий в любой момент можно было добраться до мероприятия и так же легко его покинуть.

• поляна должна разместит до 1000 участников, а так же иметь место для проведения запланированных мероприятий, место под сцену, территорию для орг. лагеря, территорию для спонсоров.

Желательные требования:

• наличие более одного подъезда, на случай ЧП или эвакуации участников;

• наличие электроснабжения, для питания электрооборудования;

• наличие близлежащего населенного пункта. Для участников слета это была хорошая возможность прикупить еду и напитки;

• наличие возвышенности для возможности установить оборудование, предоставляющее доступ к сети интернет.

Место для празднования ДСА удалось найти при общении с друзьями-рыболовами. Посоветовали поляну, находящуюся близко от города и подходящую под все вышеописанные требования.

После составили схему мероприятия и выложили на сайт мероприятия. (Приложение В)

Получение разрешений и поддержки от органов власти

Это был один из самых сложных ключевых моментов при реализации данного проекта.

Связанно это, прежде всего, с непониманием органами власти целей данного мероприятии,.

Только постоянные походы по кабинетам представителей органов власти от районных до областных, органов внутренних дел, здравоохранения и МЧС дали какие-то результаты. Проведение первого слета орг. комитет получил разрешение буквально за 2 недели до начала мероприятия. На тот момент на мероприятие уже собиралось приехать более 400 человек. Постоянное давление на органы власти и грамотное оформление документов вопрос решили положительно. Поддержка была получена только от органов внутренних дел, так как они обязаны курировать массовые мероприятия.

Поиск спонсоров и партнеров. Работа с ними

Важный момент любого мероприятия. Спонсоры и партнеры оказывают финансовую и материальную поддержку. Для начала было решено сделать документ - спонсорское предложение, в котором были указаны следующие данные:

• шапка с указанием всей информации о фонде (ИНН, КПП, юридический адрес и т.д.);

• кто, когда, где и что организовывает;

• цели проведения;

• описание аудитории;

• примерная программа проведения;

• информацию о бюджете;

• информации о преимуществах участия;

• информацию о спонсорских пакетах (цена и возможности);

• общая информация о слете;

• сроки рассмотрения и подачи предложений;

• контакты орг. комитета.

Распространение предложения средствами электронной почты по возможным потенциальным спонсорам, дала некий результат. Началось общаться с потенциальными партнерами, решение вопросов сотрудничества. Также имело место посещение различных мероприятий с целью лично рассказать о ДСА. Привлекая журнал «Системный администратор» в качестве партнера, у которого большая база крупнейших IT-компаний не только в России, но и странах ближнего зарубежья, организаторы получили предложения от ряда компаний, которые заинтересовало участие в ДСА. Постоянное общение по электронной почте и телефону позволили договориться об участии в мероприятии с рядом компаний. Основным мотивом отказа от участия было, отсутствия денег в бюджете на данное мероприятие. Бюджет в особо крупных компаниях обычно закладывается в последнем квартале года. Рассылка организаторами была сделана только в начале года и некоторые партнеры не смогли принять участие в ДСА.

Составление бюджета

Бюджет всегда являлся одной и самых сложных тем в организации любого мероприятия. Просчитать все затраты на оборудование, материалы, транспортные расходы и дополнительные функции практически не возможно. Цены на услуги и товары постоянно увеличиваются. Была составлена приблизительная смета всего необходимого для проведения праздника и подведена итоговая сумма, округленная в большую сторону. (Приложение Г).

Приток денежных средств для проведения ДСА получился из двух источников: спонсорская помощь и добровольные пожертвования. Спонсорская помощь приходила на расчетный счет фонда «Коннект». Для добровольных пожертвований организаторы создали личные кошельки в платежных системах и на главной странице портала повесили информацию о виртуальных кошельках, на которые любой желающий мог перевести любую сумму.

Общая сумма, которой оперировали организаторы, составила порядка 120 000 руб., из них часть ушла на налоги. Все остальные деньги пошли на транспорт, обеспечение безопасности, развлекательную программу, покупку и аренду оборудования и сцены. В конце слета были подведены итоги и результаты выложены в открытый доступ для всех участников мероприятия. (Приложение Д).

PR- поддержка и привлечение участников слета

Большим плюсом в привлечении участников была, открытость мероприятия, а также нововведения, которые организаторы постоянно придумывали. Постоянное сравнение между слетами в Калуге и Орле, оставляли выбор за участниками. Место проведения ДСА в Орле было выигрышным, так как оно не поменялось за 3 года, а также очень выгодно географически расположено. Через Орел проходят все виды сухопутного транспорта всех направлений.

Организаторы каждый раз выкладывали свежие новости на сайте слета. Писали новые пресс-релизы и выкладывали на различные интернет-ресурсы. Была разработана целая серия различных баннеров, которые размещались так же в сети интернет и ссылались на наш портал. Немаловажным фактором стали сообщения участников, которые были на первом слете, и писали сообщения об успешном проведении ДСА в Орле. Многие приезжали сами из любопытства, и сравнивали 2 практически одинаковые мероприятия.

Безопасность на мероприятии

Не мало, сил и времени приходится уделять безопасности любого мероприятия. Организаторы слета подошли к этому вопросу максимально ответственно и разделили безопасность на 3 направления: внешняя, внутренняя и медицинская. К внешней безопасности относится, защита от погодных условий, защита от посторонних неадекватных лиц, общая пожаробезопасность мероприятия. К внутренней относится: соблюдение правил охраны порядка участниками слета. Мы разработали план техники безопасности, с которой ознакомился и подписался каждый приехавший на ДСА, тем самым частично сняв ответственность с организаторов. К участию соблюдения правопорядка мы пригласили районное отделение полиции органов внутренних дел, который выделил два круглосуточных наряда ППС и 1 наряд ДПС. Также в повышении безопасности организаторам помогли добровольцы, которые согласились охранять покой и досуг отдыхающих. Добровольцы были наделены правами согласованно с сотрудниками полиции.

Одним из нововведений было, разбитие участников на лагеря, группы или сообщества, в которых были лидеры, отвечающие за отведенный им для расположения участок земли.

Отчет о проделанной работе для спонсоров

После мероприятий организаторам приходилось отчитываться перед спонсорами. Мы писали статьи, обрабатывали анкеты участников и направляли результаты в электронном виде. Оповещали отчетами в различных СМИ, а так же на тематических интернет ресурсах. Отсылались на подпись все финансовые документы.