Часть II. Отчеты

7. Создание автоотчета

Построить отчет, позволяющий вывести список десяти самых дорогих товаров, а также их среднюю и суммарную цену.

Для этого установите курсор в панели переходов на запросе «Товары с ценой выше средней» и выберите кнопку Отчет на вкладке Отчеты. Дайте отчету подходящее название.

8. Доработка отчета

1. Модернизируем отчет «Товары с ценой выше средней». Первое задание, которое следует выполнить, – вставку столбца с изображением каждой марки товаров. Для этого надо выполнить ряд нижеописанных действий.

2. Добавьте в запрос «Товары с ценой выше средней» поле Изображение из таблицы «Товары».

3. Для вставки поля рисунка в отчет следует выбирать не элемент Поле на панели элементов, а элемент Присоединенная рамка объекта. Щелкните на панели элементов по кнопке Присоединенная рамка объекта и поместите ее в область данных. Рамку для рисунка можно пока не увеличивать. Заголовок данного поля переместите в область верхнего колонтитула (если не получается выполнить перетаскивание, воспользуйтесь буфером обмена. В крайнем случае, можно удалить заголовок поля и вставить в верхний колонтитул надпись с панели элементов).

4. Щелкните дважды по вставленному в область данных объекту для вывода диалогового окна свойств. В строке Данные вкладки Данные щелкните по выпадающему списку полей и выберите поле Изображение. Если данного поля в списке нет, см. п.2.

5. Перейдите в режим предварительного просмотра и убедитесь в том, что для каждой модели вставляется ее изображение. Правда, изображение это обрезается, т.к. рамка слишком мала. Исправим эту ситуацию. Вызовите диалоговое окно свойств поля изображения и в строке Установка размеров вкладки Макет выберите сначала опцию По размеру рамки, а затем опцию Вписать в рамку. Проанализируйте эти два варианта представления изображений переходом в режим предварительного просмотра. Остановитесь на понравившемся Вам варианте.

6. Аналогично вставке изображения выполните вставку поля, сообщающего, прекращены или нет поставки данного товара (добавьте в запрос соответствующее поле и воспользуйтесь элементом Флажок на панели элементов). Не забывайте устанавливать заголовки полей в области верхнего колонтитула и соответствующим образом корректировать длину разделительных линий отчета.

7. Вставьте вертикальные линии, разделяющие данные отчета. Сделайте их синими, штриховыми, толщиной в 2 пункта.

8. Увеличьте рамку рисунка до 3х3 см и выберите приподнятое оформление. Просмотрите, сколько страниц занимает Ваш отчет при выбранном оформлении. Выполните действия, позволяющие расположить каждую модель на отдельной странице (воспользуйтесь диалоговым окном свойств области данных, а затем соответствующим элементом на панели элементов).

9. Выполните действия, позволяющие расположить заголовок отчета на каждой его странице.

9. Группировка данных в отчетах

1. Предположим, поставлена следующая задача: для каждого сотрудника посчитать суммарную стоимость заказов, размещенных каждым клиентом (Цена*Количество*(1-Скидка)). Эту задачу можно решить построением итогового запроса. Постройте этот запрос и сохраните его.

2. Следующая задача состоит в том, чтобы помимо указанных сумм, получить итоговые суммы заказов для каждого сотрудника. К большому сожалению, механизм запросов Access не дает возможности одновременного вывода нужных данных в одном запросе. Тогда на помощь приходит механизм отчетов.

3. На основе сохраненного запроса постройте ленточный автоотчет. Посмотрите, как называется в отчете вычисляемое поле и какой оно имеет формат. Если в этом поле не адекватно отражены денежные суммы или поле называется Выражение 1, поставьте себе двойку по теме “Запросы”, закройте построенный отчет без сохранения результатов, вернитесь в запрос и исправьте формат и название вычисляемого поля. После этого вновь постройте ленточный автоотчет по искомому запросу. Конечно же, исправить формат и название поля можно было и в отчете, однако студент должен приучаться к порядку в каждом объекте создаваемой базы данных.

4. Подсчитаем теперь итоговые суммы для каждого сотрудника. Выберите в меню “Вид” команду “Сортировка и группировка”. В столбце Поле/выражение выберите поле Фамилия. В строке Примечание группы установите опцию Да. В строке Не разрывать установите опцию Полную группу. Перейдите в режим предварительного просмотра и просмотрите результаты введения группировки.

5. Установите книжную ориентацию отчета, предварительно уплотнив данные в нижнем колонтитуле.

6. Установите тонкую разделительную линию после каждой записи отчета.

7. В область Примечание группы введите поле, в котором вычисляется итоговая денежная сумма для каждого сотрудника. Установите соответствующий формат поля. Отделите это поле от основных данных так, чтобы при просмотре оно бросалось в глаза.

8. Измените отчет так, чтобы на каждой странице размещались данные об одном сотруднике.

9. Отделите нижний колонтитул от данных отчета линией сверху. Нижнюю линию удалите. Установите краткий формат даты.

10. Исправим отчет так, чтобы фамилия сотрудника не повторялась многократно. Для этого надо поместить фамилию в область заголовка группы. Выберите в меню “Вид” команду “Сортировка и группировка”. В строке Заголовок группы установите опцию Да. Перенесите фамилию сотрудника из области данных в область заголовка группы. Установите для заголовка группы более крупный шрифт, другой цвет и жирное начертание.

11. Произведите сортировку записей в группе в порядке убывания денежных сумм. Для этого вновь воспользуйтесь диалоговым окном “Сортировка и группировка”. Во второй строке выберите название, данное Вами вычисляемому полю, и установите сортировку по убыванию. Заголовок и примечание группы при этом не добавляйте.

12. Пронумеруйте записи отчета с началом нумерации отдельно для каждого сотрудника.

13. В конце отчета поместите поле с указанием общего количества записей.

14. Сохраните отредактированный отчет и закройте его.

15. Постройте точно такой же отчет с использованием мастера отчетов. Внимательно изучите каждый шаг работы мастера. Не пропустите группировку, сортировку данных, а также итоговые операции. Если по окончании работы мастера Вы обнаружите несоответствие полученного отчета с выполненным вручную, удалите его и выполните вновь. Постарайтесь добиться полного соответствия.

16. Постройте запрос, отражающий общее количество товаров каждой марки на складе с указанием категории. На основе полученного запроса постройте отчет, установив группировку по категориям и выведя суммарное количество товаров каждой категории на складе.