3. Совершенствование учета материально-производственных запасов и системы внутреннего контроля их сохранности ип Исаев р.И.

3.1 Рекомендации по совершенствованию учета материально-производственных запасов и системы внутреннего контроля их сохранности

С целью успешного решения задач по организации учета МПЗ необходимо правильно организовать складское хозяйство, совершенствовать систему документооборота, следить за подбором и подготовкой кадров материально ответственных лиц, связанных с учетом, обеспечить своевременное и полное ведение синтетического и аналитического учета материальных ценностей. Для этого на предприятии необходимо:

1) составлять акт о списании товаров;

2) установить четкую систему документации и документооборота;

3) применять сальдовый метод учета МПЗ;

4) проводить в установленном порядке инвентаризацию остатков МПЗ, своевременно отражать в учете их результаты.

Акт о списании товаров (ТОРГ - 16) применяется при оформлении возникающей по тем или иным причинам порчи, потери качества товаров, не подлежащих дальнейшей реализации. Акт необходимо составлять в момент обнаружения брака. Выписывается один экземпляр для бухгалтерии, второй для материально-ответственного лица, третий для склада. Оформляет этот акт заведующий складом. Ответственность за оформление несет директор. Акт о списании товаров представляется в день обнаружения брака, недостачи, заведующим складом бухгалтеру для проверки и является основанием для списания с материально ответственного лица потерь товарно - материальных ценностей. Бухгалтер осуществляет проверку не позднее, чем в день, следующий за днем обнаружения брака, недостачи.

При этом в бухгалтерском учете необходимо отразить следующим образом:

Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

К 41 — на сумму стоимости возвращенного товара;

Д 76, субсчет 2 «Расчеты по претензиям»

К 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» — на сумму предъявленного поставщиком налога на добавленную стоимость.

Неотъемлемое условие успешной работы бухгалтерии - это четкая организация документооборота. Поэтому в целях внутреннего контроля необходимо разработать и внедрить на предприятии график документооборота по учету МПЗ.

Отсутствие надлежащего порядка в оформлении и обработке документов является одной из причин отставания учета, неэффективности использования учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и контроля.

Правильная организация бухгалтерского учета требует составления плана документооборота, который должен определять порядок оформления документов, поступления их в бухгалтерию, обработки, использования для записей в учетные регистры и передачи в архив. Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и накопления на отдельных местах по каждому виду документов рекомендуется разработать и утвердить график документооборота, в котором предполагается последовательность прохождения документов, работа, которая выполняется каждым звеном, указываются конкретные исполнители, ответственные за соблюдения установленного порядка и сроки оформления и обработки документов.

График документооборота целесообразно оформить в виде таблицы с перечнем работ по составлению, проверке и обработке документов, которые выполняются каждым подразделением предприятия, а также всеми исполнителями с определением их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Каждому исполнителю выдается выписка из графика, в которой приводится перечень документов, которые относятся к функциональным обязанностям исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые передаются эти документы.

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

- таксировка, или расценка, предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

- группировка – подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход и расход);

- котировка – указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Работу по составлению графика документооборота организует бухгалтер. График документооборота утверждается приказом директора предприятия. По результатам исследования создан график документооборота (Приложение 6).

При проведении исследования выявлено, что на предприятии ведется учет МПЗ с использованием оборотного метода.

Более прогрессивен сальдовый метод учета материалов. При этом методе бухгалтерия не дублирует складской сортовой учет ни в отдельных карточках аналитического учета, ни в оборотных ведомостях, а использует в качестве регистров аналитического учета карточки складского учета материалов, ведущиеся на складе. Ежедневно или в другие установленные сроки работник бухгалтерии проверяет правильность произведенных кладовщиком записей в карточках складского учета и подтверждает их своей подписью на карточках. В конце месяца заведующий складом, а в отдельных случаях работник бухгалтерии переносит количественные данные об остатках на первое число месяца по каждому номенклатурному номеру материалов из карточек складского учета в сальдовую ведомость (без оборотов прихода и расхода). После проверки и визирования бухгалтером сальдовую ведомость передают в бухгалтерию, где остатки материалов таксируют по твердым учетным ценам и выводят их итоги по отдельным учетным группам материалов и в целом по складу. На основании указанных сальдовых ведомостей составляют сводную сальдовую ведомость, в которую переносят итоги сальдовых ведомостей складов и подразделений по группам материалов, по субсчетам, синтетическим счетам, складам, подразделениям.

Сальдовые ведомости и сводные сальдовые ведомости ежемесячно сверяются с данными синтетического учета материалов.

На предприятии в целях совершенствования системы внутреннего контроля сохранности МПЗ необходимо осуществлять инвентаризацию МПЗ в установленные сроки согласно разработанному графику и организовывать внеплановую инвентаризацию (таблица 14).

Таблица 14

График инвентаризации МПЗ ИП Исаев Р.И.

Период проведения	Основание	Ответственные лица	Способ инвентаризации	Отчетные документы
Плановые:
01.03.2014	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3
01.04.2014	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3
01.09.2014	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3
01.12.2014	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3
Внеплановые:
Смена материально-ответственного лица	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3
Контрольные (межинвентаризационный период)	Приказ директора	Директор	Фактического подтверждения	Форма ИНВ-3