Практичне заняття з

Підготовка ділових паперів. Найважливіші вимоги до їхнього оформлення. Загальні вимоги до вживання слів у ділових паперах. Ділові документи (автобіографія, доручення, розписка, заява, пояснювальна записка, резюме )

Документ —. основний вид писемного ділового спілку­вання і засіб фіксування у спеціальній формі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людини. В основі слова "документ" лежить латинське слово йосео, що означає "пояснюю, викладаю справу". Для збереження культури діловодства та мови документ має бути:

• виданим повноважним органом або особою відповід­ но до їхньої компетенції;

• відповідним чинному законодавству;

• складеним за встановленою формою;

• бездоганно відредагованим і оформленим;

• достовірним, однозначним, тобто не може допус­ кати двоякого тлумачення.

Ділові документи групують за кількома ознаками.

За спеціалізацією:

• загальні;

• документи з адміністративних питань;

• спеціалізовані з фінансових, комерційних питань та ін.

За призначенням:

— організаційні (положення, статути, інструкції, правила, договори, угоди);

• розпорядчі (постанови, розпорядження, накази, акти, вказівки, ухвали);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, огля­ ди, акти, доповідні й пояснювальні записки, службові листи, факси, відгуки, доповіді, звіти, плани робіт, ого­ лошення, телеграми, телефонограми);

• особові (автобіографії, заяви, особові листки, тру­ дові книжки, характеристики, пропозиції, скарги грома­ дян, розписки, доручення).

За формою:

• стандартні (регламентовані);

• індивідуальні (нестандартні).

За походженням:

• службові (створені в установах, організаціях, на підприємствах службовими особами);

• особисті (створені окремими громадянами).

За місцем створення:

• внутрішні (документи, які підготовляють, оформ­ люють і виконують у межах однієї установи, організації чи підприємства);

• зовнішні (документи, які надходять з однієї до ін­ шої установи, організації чи підприємства).

За напрямом:

• вхідні;

• вихідні.

За технікою відтворення:

• рукописні;

• відтворені механічним способом.

За стадіями створення:

• оригінали;

• копії.

За терміном зберігання: постійного зберігання, три­валого зберігання (понад 10 років), тимчасового зберіган­ня (до 10 років).

Адресування документа

Назву установи, організації, підприємства або їхньо­го структурного підрозділу пишуть у називному відмін­ку. Поштову адресу вказують після назви установи, організації, підприємства, яким надсилають документ. Якщо документ адресують конкретній посадовій особі, то назву організації або її структурного підрозділу по­дають у називному відмінку, а посаду та прізвище — у да­вальному:

Львівський автобусний завод Головному бухгалтерові п. Солотвинцю А. К. (адреса)

Якщо документ адресують керівникові установи, то її назва входить до назвім посади адресата:

Директорові Лисичанського нафтопереробного заводу п. Тищенку С. Г. (адреса)

Конкретній особі документ адресують тоді, коли не­обхідно ознайомити з його змістом саме цю особу.

Якщо один і той же документ надсилають кільком різним адресатам, усіх їх зазначають на документі (але не більше чотирьох).

Якщо ж адресатів є п'ять чи більше, то складають список розсилання й на кожному примірникові документа вказують лише адресу (слово "Копія" у цьому випадку не вживають).

Датування документа

Дата є обов'язковим реквізитом будь-якого документа. Позбавлений дати, він втрачає юридичну силу. Датою може бути:

• день написання листа або наказу;

• день затвердження плану, звіту, інструкції;

• день фіксації вчинків у протоколах, актах;

— день набирання розпорядчим документом чинності після одержання адресатом (якщо документ її не обумо­влює).

Способи датування

Одним із поширених у документознавстві способів оформлення дати є її написання арабськими цифрами, розділеними крапками: