3.2. Взаимосвязь управления запасами с другими функциями логистики

Запасы в логистике – находящиеся на разных стадиях производства и обращения продукция, предназначенная для сглаживания разницы между темпами производства и потребления.

Создание запасов связано:

- с неравномерностью производственного процесса;

- с нарушение графиков поставки;

- с колебаниями спроса.

Функции запасов:

• функция накопления – запасы позволяют удовлетворить любой уровень спроса и избежать потерь, вызванных нехваткой товаров или простоем в производстве.

• функция защиты от инфляции – запасы позволяют застраховаться от непредвиденного роста цен и инфляции.

Запасы имеют выраженный двойственный характер. «С одной стороны, иметь запасы хорошо, с другой плохо».

Например, положительная роль товарных запасов (запасов готовой продукции) в торговле заключается в обеспечении возможности получения дохода.

Отрицательная роль товарных запасов заключается в наличии затрат на их содержание.

Годовые затраты на содержание запасов составляют от 20 до 30% от их закупочной стоимости.

Недостатки накопления запасов:

- высокая стоимость хранения;

- порча материалов от длительного хранения;

- хищение;

- уменьшение возможности инвестирования по основным направлениям деятельности, поскольку значительная часть денежных средств может приходиться на запасы.

Виды товарных запасов:

В зависимости от выполняемых функций товарные запасы бывают:

• Текущие (они необходимы для обеспечения бесперебойной работы в интервале между поставками)

• Страховые/гарантийные (необходимы для обеспечения работы предприятия в случае перебоев в процессе снабжения или колебаний в процессе производства)

• Подготовительные (необходимы для обеспечения бесперебойной работы в период, связанный с подготовкой материалов к использованию и доставкой их на рабочие места).

• Сезонные (создание таких запасов обусловлено сезонными колебаниями в объемах производства и потребления)

• Общие (совокупные запасы) – это общая величина запасов, находящихся на оперативном хранении.

Практическая реализация концепции управления материальными потоками связана с оптимизацией совокупных запасов.

Логистическое управление запасами – комплекс мер, обеспечивающих поддержание товарных запасов в нормативных размерах, регулирование их поступления, отпуска со склада, учет и контроль за состоянием запасов.

Логистическое управление запасами позволяет:

- устранить дефицит необходимых материальных ресурсов и готовой продукции, что позволяет удовлетворять запросы потребителей и увеличивать товарооборот.

- решить проблему затоваривания, ведущую к скоплению товара, перегрузки складских площадей с минимальными затратами.

Задача логистического управления запасами – это нахождение оптимальной величины запасов, позволяющей удовлетворить рыночный спрос и минимизировать риски и затраты, связанные с созданием запасов.

Важным элементов управления запасами является норма заказа.

Норма заказа представляет собой установление минимального объема создаваемого или поддерживаемого запаса, который должен находиться в непосредственном распоряжении компании.

Финансовый менеджмент предприятия заинтересован в как можно меньшем уровне запасов логистической сети фирмы с точки зрения оборотного капитала, ускорения оборачиваемости запасов, уменьшения общих издержек, связанных с управлением запасами и повышения отдачи на вложенные в запасы инвестиции.

Создание запасов продукции приводит в ряде случаев к значительной экономии на затратах, связанных с закупками, так как при закупках в больших объемах поставщики продукции обычно делают скидки. Хотя создаваемые в этом случае запасы продукции могут поддерживаться значительно долго, затраты хранения могут быть меньше, чем выигрыш на скидках цены. Зачастую закупки необходимой продукции со значительными скидками делаются в оффшорных зонах для достижения дополнительной экономии на налогах. Запасы такого рода поддерживаются в течение всего времени, пока экономия на скидках превышает затраты на хранение продукции.

Сокращение затрат на транспортировку является одной из важнейших задач управления запасами в дистрибьюции.

Закупка фирмами больших количеств продукции и отправка их большими экономичными партиями (например, железнодорожным транспортом), как правило, приводит к снижению транспортных тарифов и уменьшению затрат на транспортировку. Рациональность создания запасов в этом случае должна соотноситься с ухудшением потребительского сервиса (из-за замедления доставки продукции), издержками транзита и возможной потерей объема продаж. Так как транспортные издержки составляют для большинства отраслей подавляющую часть себестоимости продукции, уменьшение их даже на небольшой процент за счет рационального создания складских запасов может дать фирме существенную экономию.

Оптимизация рассматриваемой задачи связана с определением оптимальной (по критерию суммарных затрат на хранение и транспортировку) партии поставки продукции и является одной из основных в теории управления запасами.

Необходимо отметить, что запасы и задачи по управлению ими связаны с определенным видом издержек. Общие затраты на создание и поддержание запасов складываются из следующих основных групп:

• капитальные затраты;

• затраты на хранение;

• затраты по текущему обслуживанию запасов;

• стоимость рисков, связанных с запасами.

Затраты на хранение запасов включают расходы на операции грузопереработки продукции на складе, арендную плату (за арендуемые складские помещения и оборудование), эксплутационные затраты (плата за электроэнергию, тепло- и водоснабжение, текущий ремонт и т. д.), заработную плату складского персонала, амортизационные отчисления. Затраты на хранение зависят от уровней запасов, причем структура их различна в зависимости от того, собственные склады или склады общего пользования использует фирма.

Затраты, связанные с текущим обслуживанием запасов, в основном состоят из налогов и страховки. Страховые платежи в значительной степени зависят от вида и стоимости продукции, а также их степени защищенности от повреждений, пожара и т. п., в большинстве случаев налоги на запасы начисляются по состоянию на день оценки запасов или на средний уровень в течение определенного периода времени.

В стоимость рисков создания и поддержания запасов входят потери, связанные с физическим и моральным устареванием (износом) продукции при хранении, которые сказываются в конечном итоге на ее цене.

Потери из-за отсутствия запаса возникают в том случае, если размещенный ранее заказ не может быть удовлетворен из складского запаса, где он обычно реализовывался. Различают два вида таких потерь: прямые потери объема продаж и потери от дефицита.

Прямые потери продаж связаны с ситуацией, когда покупатель не видит нужного ему товара у продавца. В этом случае потери – это недополученная прибыль из-за отсутствия акта продажи.

Потери из-за дефицита возникают из-за невыполнения поставщиком конкретного заказа потребителя, который мог бы быть удовлетворен из складского запаса.

В обоих вариантах отсутствие запаса может привести к ухудшению имиджа производителя товара (поставщика), потери части клиентуры, потенциальных покупателей и другим негативным последствиям, которые трудно оценить.

Корпоративная политика, способствующая эффективному управлению запасами, – первая составляющая успешного управления запасами.

С точки зрения логистического подхода для эффективного управления запасами необходимо обеспечить следующее:

• каждый работник знает цену ненадлежащего управления запасами;

• компания защищена от краж;

• товарная номенклатура каждого склада, отделения и отдела утверждена;

• существует определенная структура размещения запасов;

• затраты на выполнение заказов минимизированы благодаря удобному размещению товаров на складе;

• приход и расход товаров, а также все внутренние перемещения тщательно контролируются;

• регулярно проводится инвентаризация всех товарных позиций;

• документация обрабатывается своевременно;

• цели создания и поддержания запасов определены правильно.

В этом случае можно перейти к прогнозированию спроса и потребления запасов. Максимально точный прогноз спроса – залог эффективности управления запасами.

Для нерегулярно потребляемых товаров необходимо учитывать обычный объем потребления и обычный объем поддерживаемого запаса по каждому товару.

Для регулярно потребляемых товаров нужно точно регистрировать потребление, сглаживать нетипичные показатели, выбрать наиболее подходящие формулы прогноза для каждого товара, учитывать воздействие промоакций, совместное прогнозирование, прочие внешние факторы, определить подходящий горизонт прогноза.

Логистические системы управления запасами (пополнения запасов)

Логистические системы пополнения запасов создаются с целью непрерывного обеспечения потребителя определенным видом материального ресурса.

Система пополнения запасов требует учета:

- максимального запаса (экономически обоснованный верхний показатель объема запаса)

- порогового/критического запаса (точки заказа) (определяет уровень запаса, при достижении которого производится очередной заказ).

- страхового запаса (обеспечивает потребности производства на время предполагаемой задержки)

- фактического запаса (отражает количество запасов, находящихся в данный момент времени на складе) – может совпадать с любым видом запаса, в результате этого совпадения принимаются определенные управляющие действия.

В процессе организации пополнения запаса важно определить время подачи заказа (т.е. точку заказа) и размер заказа.

Можно регулировать величину заказа:

• изменением объема партии;

• изменением интервала между поставками;

• изменением объема и интервала поставки.

В зависимости от этого выделяют 2 основные системы управления запасами:

1. С фиксированной периодичностью заказа (фиксированным интервалом времени между заказами) (рис. 3.1);

2. С фиксированным объемом заказа (рис. 3.2).

Системы с фиксированной периодичностью заказа

(через равные промежутки времени)

T₁=T₂=T₃

₁=₂=₃ - время выполнения заказа

q₁q₂q₃

Точка Заказа

Т₁  Т₂ Т₃ Т

Рисунок 1 - Система управления запасами с фиксированной периодичностью заказа

Примечание:

• используется для малостоящих товаров;

• когда затраты на хранение низкие;

• когда издержки незначительные, если кончился запас;

• когда заказывается материал один из многих у одного поставщика;

• когда скидки существенно определяют партию заказываемого товара;

• при относительно постоянном уровне спроса объем текущего запаса может быть рассчитан по формуле.

_{, (3.1)}

где – максимально желательный запас;

– фактическое количество;

– потребление за время выполнения заказа;

– резерв.

Достоинства метода:

• простота;

• регулирование запаса осуществляется 1 раз между периодами заказов.

Недостатки:

• необходимость делать заказ даже на незначительное количество;

• опасность возникновения дефицита.

С фиксированным объемом заказа

(подразумевает поступление материалов равными, заранее определенными партиями через разные промежутки времени)

= const.

Т_{З –} точка заказа

Т_З

Рисунок 2 - Система управления запасами с фиксированным объемом заказа

Заказ делается в точке заказа и выполняется в течение времени .

Примечания:

• используется для дорогостоящих товаров и материалов;

• товары составляют лишь небольшую долю продукции, выпускаемой поставщиком;

• есть регулярная проверка запасов;

• физическое наличие товара легко поддается учету.

Характеристики:

• материалы поступают равными партиями, что снижает затраты по доставке и созданию запасов;

• требуется систематический контроль (растут издержки по хранению);

• высокая стоимость предметов снабжения;

• высокая стоимость хранения;

• высокий уровень ущерба;

• непредсказуемый характер спроса.

Также можно выделить систему «Точно во время», разработанную и активно реализуемую в японских компаниях. Заказывается, сколько можно потребить, не используя склада. Условия для работы системы: сотрудничество только с высоконадежными поставщиками; высокая трудовая мораль всего персонала; четкая организация, предупреждающая возможные срывы в работе компании.

Основные проблемы управления запасами:

• Необходимость учета большого числа факторов, влияющих на размер запаса: величина и возможная неравномерность расхода, сроки годности товара, отдаленность поставщиков, ограничения по ресурсам, способ транспортировки и др.

• Многообразие видов запасов: текущие, страховые, сезонные и другие виды запасов.

• Большое число параметров, по которым необходимо принимать решения при управлении запасами: величина заказа, момент заказа, момент поставки, интервал времени между заказами и др. параметры.

• Большое разнообразие систем контроля состояния запасов, в том числе системы периодического контроля, системы непрерывного контроля.

В целом можно говорить о том, что управление запасами тесно взаимосвязано с логистикой закупок, складской и информационной логистикой. Объем запаса определяет затраты на складирование и хранение, с одной стороны, с другой – обусловливает способность или неспособность предприятия выполнить заказ в нужное время в нужном объеме.

Таким образом, можно сделать вывод, что управление запасами – это та область менеджмента, в которой можно много выиграть от использования эффективных методов, и этот выигрыш непосредственно измеряется в денежном выражении. Вместе с тем необходимо отметить, что применение того или иного подхода к управлению запасами должно определяться стратегией компании и вытекающей из нее стратегией управления запасами.

На практике мы часто видим, например, что компания, не определив, что для нее важнее: удовлетворение спроса потребителей или минимизация издержек, пытается выстроить систему управления запасами. Без четкой постановки целей и определения критериев эффективности эта задача не имеет решения.

Эффективное управление запасами позволяет организации удовлетворять или превышать ожидания потребителей, создавая такие запасы каждого товара, которые максимизируют чистую прибыль.