Содержание

ВВЕДЕНИЕ 13

1. Роль и место ведомственных архивов в формировании Государственной части Национального архивного фонда 15

1.1. Виды ведомственных архивов, их задачи и функции 15

Помимо архивных учреждений, специально созданных для работы в области архивного дела, в каждой организации существует свой архив. 15

Ведомственные архивы, составляя государственную часть архивного фонда Республики Беларусь, не входят в систему государственной архивной службы, но являются источниками пополнения архивного фонда Республики Беларусь. 15

Ведомственный архив понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. 15

В структуре учреждения может не быть специального подразделения – 15

архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив. 15

Министерства, ведомства, организации и учреждения обеспечивают сохранность и учет документов, приведение их в порядок, организацию использования, а так же своевременную передачу их на государственное хранение. Все работы с документами в ведомственном архиве ведутся с соблюдением правил, устанавливаемых Государственным комитетом по архивам. 15

Итак, кроме государственных архивных учреждений, в каждой организации должен существовать свой архив. Ведомственные архивы выполняют сходные с государственными архивами функции, работают в соответствии с правилами, обеспечивая преемственность в некоторых направлениях деятельности государственных архивов, что дает определенные экономические выгоды государству. 15

Документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Государственной архивной службы, хранятся в организации. 15

В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. 15

В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования. 16

Как было сказано выше, ведомственный архив – понятие широкое. Сюда входят и центральный архив ведомства, и архив областного учреждения, хранящий материалы подведомственных организаций, и архив низового учреждения, предприятия. В структуре учреждения может и не быть специального подразделения – архива, и в штатном расписании может отсутствовать должность архивного работника, но архив все равно существует. В таком случае руководитель учреждения назначает приказом работника, ответственного за архив, из числа штатных работников. 16

В положение об архиве включаются следующие разделы: 16

– основные положения; 16

– состав документов архива; 16

– задачи и функции архива; права архива; 16

– организация работы архива [5]. 16

При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами. 16

Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы документационного обеспечения управления, согласовывается с соответствующим учреждением Государственной архивной службы и утверждается руководителем организации. 16

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов (ст. 13 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь») [3]: 16

– государственные архивы (республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы). Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а областные (г. Минска) и зональные архивы – по решению соответствующих областных (Минского городского) исполнительных комитетов согласно системе государственных архивных учреждений, утвержденной Советом Министров Республики Беларусь. Государственные архивы осуществляют прием и постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда и иных видов документов Национального архивного фонда. Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда. 17

Объединенные ведомственные архивы создаются в целях обеспечения сохранности документов небольших учреждений, рациональной их организации, обеспечивающей оперативное использование документов. При этом решаются проблемы обеспечения архивов помещениями, учета и охраны документов, обеспечения архивов квалифицированными кадрами, концентрации и хранения документов по личному составу ликвидированных учреждений и предприятий. Централизация справочной работы по документам мелких учреждений улучшает ее качество. Архив учреждения, организации, предприятия (самый массовый тип ведомственного архива) хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций. В зависимости от состава документации, подлежащей хранению в архиве, могут создаваться: 17

– архив управленческой документации; 17

– научно-технический архив; 17

– аудиовизуальный архив; 17

– архив документации на электронных носителях [6]. 17

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. 17

Для всех разновидностей архивов в состав хранящихся документов входят: 17

а) законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в результате деятельности структурных подразделений, общественных организаций учреждения, а также подчиненных ему учреждений и предприятий, если создание архивов при них практически нецелесообразно; 17

б) фонды ликвидированных организаций и предприятий, входивших в систему учреждения, а также их предшественников; 17

в) личные фонды деятелей науки, техники, литературы, искусства и наиболее выдающихся новаторов производства, работавших (работающих) в данном учреждении или подчиненных ему учреждениях. Кроме того, в архиве хранятся страховой фонд особо ценных документов в виде микрофильмов или других копий, а также не входящие в состав архивного фонда копии документов других учреждений, печатные издания, дополняющие документальный фонд организации, и другие необходимые для работы издания, научно-справочный аппарат к документам архива. 18

Основным нормативным документом, регламентирующим работу ведомственных архивов, является Постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» [5]. 18

Правила работы архивов организаций определяют основные задачи архива организации: 18

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве; 18

– учет и обеспечение сохранности документов; 18

– создание научно-справочного аппарата к документам архива; 18

– использование хранящихся в архиве документов; 18

– подготовка и передача документов на постоянное хранение в государственный архив в случаях, установленных актами законодательства Республики Беларусь; 18

Деятельность архива предполагает оперативное информирование работников о предстоящих действиях, обеспечение координации между работниками или подразделениями архива в процессе их выполнения, организацию систематического контроля над ходом и результатами выполняемых действий. Реализуется оно на основе законодательных актов Республики Беларусь и ее субъектов, межотраслевых и отраслевых нормативно-методических документов об архивном деле, соответствующих организационно-распорядительных документов предприятия. 22

К организационно-распорядительным документам относятся положение об архиве предприятия, штатное расписание, инструкции по осуществлению повседневной деятельности архива и ее отдельным направлениям, должностные инструкции работников архива [17, с. 115]. 22

Вся деятельность ведомственных архивов в Республике Беларусь базируется на правовой основе. Нормативно-правовая база архивного дела включает в себя: 22

– указы, распоряжения Президента Республики Беларусь; 22

– постановления и распоряжения правительства Республики Беларусь, регламентирующие документационное обеспечение на республиканском уровне; 22

– правовые акты органов исполнительной власти (министерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера; 22

– правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий; 22

– государственные стандарты на документацию; 22

– классификаторы технико-экономической и социальной информации; 22

– государственную систему документационного обеспечения управления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения; 22

– законодательные акты Республики Беларусь в сфере документации. 22

Сегодня правовой основой создания архивов организации является Закон Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь», где говорится, что государственные органы, органы местного управления и самоуправления, организации и граждане обязаны (вправе) создавать архивы в целях хранения, комплектования, учета и использования, образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов [3]. 22

Правила работы архивов государственных органов и иных организаций, утвержденные Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143, являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность. Правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами [6]. 23

Для организации работы архива необходимо принять положение об архиве. В положение об архиве включаются следующие разделы: 1) основные положения; 2) состав документов архива; 3) задачи и функции архива; 4) права архива; 5) организация работы архива [6]. 23

В своей работе Экспертная комиссия руководствуется Положением об Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденным Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г. № 373 [5], а также сети государственных архивных учреждений Республики Беларусь Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 [7], распорядительными документами отраслевого республиканского органа управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-методическими документами Государственного архива и архивного органа местного исполнительного и распорядительного органа, курирующего государственного архива, типовыми и ведомственными перечнями документов со сроками хранения, положением об Экспертной комиссии учреждения. 23

2. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАБОТЫ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ 25

2.1. Комплектование и оформление документов в архивах 25

Комплектование архива организации – это систематическое пополнение архива документами структурных подразделений организации, а также других организаций, являющихся источниками комплектования архива. 25

Комплектование архива включает: 25

- определение источников комплектования архива; 25

- определение состава документов, подлежащих приему в архив; 25

- организация передачи документов в архив. 25

Основными источниками комплектования архива организации являются: 25

- структурные подразделения организации; 25

- подведомственные организации; 25

- физические лица [13, с. 66]. 25

Источники комплектования – это учреждения или лица, непосредственно передающие документы в государственные или ведомственные архивы. 25

Источниками комплектования могут быть как государственные, так и не государственные учреждения. 25

Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. 25

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива. 25

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов: 25

- установление профиля архива; 25

- определение источников комплектования; 25

- определение состава документов, подлежащих хранению в архиве; 25

- организация комплектования [13, с. 67]. 25

Источниками комплектования государственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение. 25

Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. 25

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы. 26

Под экспертизой ценности документов понимается процесс изучения документов и определения их научного, культурного и государственного значения в целях установления сроков хранения и отбора для включения в Государственный архивный фонд Республики Беларусь. Исходя из этого, мы можем сказать, что экспертиза – один из основных видов работы с документами, так как ее главной целью является формирование Национального архивного фонда Республики Беларусь. 26

Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. 26

Экспертиза ценности документов осуществляется: в делопроизводстве организации (учреждения); в ведомственном архиве; в государственном архиве, как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов. 26

Оценка документов в делопроизводстве организации (учреждения) проводится: 26

– при составлении номенклатуры дел, когда определяется ценность будущего дела на основании перечней; 26

– при регистрации поступающих в организацию (учреждение) документов (при проставлении на документе индекса определяется его принадлежность к конкретному делу, где и указан срок хранения); 26

– при направлении документа в дело (исполнитель, подробно изучив вопрос, рассмотренный в документе, квалифицированно может определить принадлежность документ к какому-либо делу); 26

– при проверке правильности отнесения документов к делам (дела должны быть просмотрены полистно, чтобы исключить возможные ошибки); 26

– при подготовке дел к последующему хранению после завершения их делопроизводством (осуществляется в структурном подразделении организации (учреждении) лицом ответственным за делопроизводство и контролируется экспертной комиссией организации (учреждения) при сдаче на хранение в архив) [15, с. 21]. 26

Исходя из выше указанного, можно сказать, что ценность документов определяется независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, к которой принадлежит организация-фондообразователь, экспертиза проводится на общих принципах и критериях. 26

В основе оценки ценности документов лежат следующие принципы: 27

– принцип историзма (требуется рассматривать любое явление в процессе развития и делать анализ закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений); 27

– принцип всесторонности (при экспертизе необходимо изучить внутренние и внешние особенности документа); 27

– принцип комплексной оценки документа (документ должны оцениваться в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняются другими, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми) [15, с. 22]. 27

Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи в осуществлении экспертизы в организации (учреждении) создаются экспертные органы, экспертные комиссии. 27

Центральная экспертная комиссия организуются в министерствах и ведомствах. В остальных организациях, а также в структурных подразделениях министерств и ведомств создаются экспертные комиссии. 27

Центральные экспертные комиссии и Экспертные комиссии – постоянно действующие совещательные органы, решения которых утверждаются руководителем организации (учреждения). 27

Центральная экспертная комиссия назначается приказом по министерству (ведомству) из числа наиболее квалифицированных специалистов структурных основных подразделений под председательством одного из руководящих работников. В ее состав в обязательном порядке включается заведующий архивом организации (учреждения) и представитель соответствующего государственного архива, на учете которого состоит данное министерство (ведомство). 27

Экспертная комиссия организации также назначается приказом руководителя организации (учреждения). Председателем комиссии должен быть один из заместителей руководителя организации (учреждения). В состав комиссии включаются три- пять наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы, хорошо знающих структуру, функции, делопроизводство и состав документации данной организации (учреждения). В нее обязательно входят работники делопроизводственной службы и заведующий архивом или лицо, ответственное за архив (если нет штатной единицы заведующего архивом). 27

Для государственных организаций (учреждений) или для организаций, в архивах которых сохранились документы, относящиеся к государственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь, решения Экспертной комиссии становятся правомочными при согласовании их с местным архивным учреждением, которое осуществляет контроль за сохранностью ценных архивных документов. Негосударственные организации самостоятельно принимают решения по экспертизе ценности документов. Однако они также должны согласовывать свои действия с архивными органами при выделении документов к уничтожению в соответствии с Законом Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь». 28

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения: 28

– постоянного хранения в государственных архивах; 28

– временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет); 28

– временного хранения (до 10 лет); 28

– подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения [6]. 28

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению. После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить документы с временными сроками хранения. Уничтожение документов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены Экспертной комиссии, утверждает руководитель учреждения. 28

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. 28

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив. 28

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. 28

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. 28

Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.). 29

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. 29

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов. 29

Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками. 29

При наличии в деле особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовые книжки, документы об образовании), они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. 29

Для дел с особо ценными документами, личными, судебными и следственными, дел о присуждении ученых степеней и званий, дел на авторские свидетельства и патенты и т.п. при подготовке к сдаче в архив составляется, если она не велась в течение года, внутренняя опись документов. Составлять внутреннюю опись рекомендуется также к делам, заготовки которых не полно раскрывают содержание документов. В этом случае внутренняя опись облегчит использование документов дела, поиск необходимой информации. В конце внутренней описи дела составляется итоговая запись с указанием цифр и прописью общего количества документов в деле, включенных в опись и количество листов описи. 29

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении документы (чертежи, рукописи и т.д.) не подшиваются, а вкладываются в папки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких документов немного и они небольшого формата, их можно поместить в конверты, которые затем подшиваются в дело. 29

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Одновременно опись дел является учетным документом и основным видом научно-справочного аппарата к документам, обеспечивающим оперативный поиск дел. На все завершенные в делопроизводстве организации дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются описи дел. 30

Описи составляются отдельно на: дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу и иные однотипные дела; на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.); служебные ведомственные издания [6]. 30

Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией. 30

При подготовке к передаче в ведомственный архив дел за несколько лет, дела сначала раскладывают по годам, а в пределах года по структурным подразделениям. Такая систематизация дел называется хронологически-структурная. 30

Раскладывая дела по годам, надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. Дело, начатое в одном структурном подразделении и переданное для окончания в другое, относится к той структурной части, где оно было закончено делопроизводством. 30

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно. 30

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям. 30

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. 30

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах. 31

2.2. Хранение документов в архивах 32

Государственные органы или органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в т.ч. документов по личному составу, в течение сроков их хранения: 32

- кратковременные сроки хранения (менее 10 лет); 32

- долговременные сроки хранения (более 10 лет, включая постоянное хранение) [15, с. 27]. 32

В отношении особо ценных документов, в т.ч. уникальных документов, устанавливается особый режим учета, хранения и использования. Создаются страховые копии этих документов. 32

Уничтожение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь законом запрещается. 32

Государственному учету подлежат все документы Национального архивного фонда Республики Беларусь независимо от места их хранения. Его порядок определяется специально уполномоченным Правительством Республики Беларусь республиканским органом исполнительной власти. Уникальные документы подлежат также учету в Государственном реестре уникальных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь. 32

Также следует отметить, что документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, хранящиеся в государственных и местных архивах, музеях, библиотеках, организациях Национальной академии наук Республики Беларусь, не входят в состав имущества этих архивов, музеев, библиотек и организаций Национальной академии наук Республики Беларусь [5]. 32

Источниками комплектования государственных и местных архивов архивными документами могут выступать государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Национального архивного фонда Республики Беларусь и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и местные архивы. 32

При этом передача документов Национального архивного фонда Республики Беларусь на постоянное хранение происходит следующим образом: 32

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в государственной или коммунальной собственности, по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления либо государственных и коммунальных организациях передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные и местные архивы; 33

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, образовавшиеся в процессе деятельности органов государственной власти и организаций, могут передаваться в государственные архивы Республики Беларусь на основании договора между органом или организацией, передающими указанные документы, и уполномоченным органом исполнительной власти в области архивного дела; 33

- документы Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящиеся в частной собственности, поступают в государственные и местные архивы, музеи, библиотеки, организации Национальной академии наук Республики Беларусь на основании договоров между этими архивами, музеями, библиотеками, организациями Национальной академии наук Республики Беларусь и собственниками указанных документов [15, с. 31]. 33

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежит каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах. 33

В Беларуси существует централизованный учет документов Национального архивного фонда Республики Беларусь в масштабе всей страны, основанный на наличии в органах управления архивным документом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения. 33

Основной учет архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения. 33

Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения. 33

Проведение учета – основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности. 33

Первичными документами учета являются учетные документы архива – комплекс документов установленной формы, фиксирующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные документы, единицы хранения, фонды. 33

К учетным документам архива относятся: книга учета поступлений; книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования; список фондов; список фондов с особо ценными документами; лист фонда; архивная опись; опись особо ценных документов; опись страхового фонда; реестр описей; реестр описей особо ценных документов; инвентарная книга учета дел с материальными ценностями; паспорт архива; паспорт архивохранилища; сведения об изменениях в составе и объеме фонда на 1 января; карточка фонда; дело фонда; внутри-деловые описи и листы – заверители дел [15, с. 32]. 34

В книге учета поступлений документов фиксируются все поступления документов в архив за истекший год, их составление и первичное описание. 34

В нем указываются источники поступлений, фиксируются документы, по которым шло поступление документов, – сдаточные описи, акты приема-передачи. На ее основе составляются все остальные учетные документы архива. 34

В первичном поступлении фонда он получает номер по списку фонда. Последующие его пополнения фиксируются под тем же номером. 34

Список фондов является перечнем официальных наименований и номеров хранящихся, выбывших и поступающих архивных фондов. Фонды получают порядковые номера. Ежегодно на 1 января составляется итоговая запись о количестве фондов и их движении. 34

Лист фонда содержит название, номер архивного фонда, его категорию, место хранения, сведения о количестве, хронологии, составе его документов, научно-справочном аппарате и динамике на основании записей о движении документов. В нем указывают описи фонда, их состояние и содержание. 34

Архивная опись является одним из основных учетных документов архива, архивным справочником, содержащим систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенным для их учета и раскрытия их содержания. Опись составляется на основе номенклатуры дел и их реального наличия. Благодаря описи, каждая единица хранения получает свой архивный номер. 34

Описи особо ценных документов и страхового фонда составляются аналогично архивной описи. 34

Реестр описи служит для регистрации описей, их количества и состава. В нем указываются номер фонда, номер описи, количество дел в ней, количество листов описи и ее экземпляров. 34

Реестр описей особо ценный документов ведется аналогично общему реестру описей. 34

Инвентарная книга учета дел с материальными ценностями заводится в том случае, если в делах или их оформлении имеются материальные ценности, драгоценные металлы и камни. Такие дела хранятся в сейфах 35

Паспорт архива ежегодно 1 января высылается в вышестоящее архивное учреждение. Он содержит все сведения об архиве, его фондах, единицах хранения, учетных, научно-справочных документах, работе архива по всем направлениям за отчетный год. 35

Паспорт архивохранилища также является отчетным документом и содержит сведения о размещенных в нем фондах, делах, документах за отчетный год. 35

Карточка фонда является учетным документом, содержащим название, сведения о количестве, составе документов архивного фонда, месте хранения, предназначенным для центрального государственного учета архивных документов. 35

Дела фонда ведется на каждый фонд, являясь своеобразным досье каждого архивного фонда. В него включаются документы, отражающие историю фондообразователя и фонда, такие, как историческая справка, схема систематизации фонда, листы фонда, акты, связанные с движением фонда. 35

Учетная документация архива в своей совокупности адекватно отражает состав документов Национального архивного фонда Республики Беларусь и является первичной основой создания общегосударственного банка архивных данных. 35

2.3. Использование документов архива 35

2.4. Передача документов на государственное хранение 40

3. Перспективы развития ведомственных архивов 43

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 47

В данной работе мы рассмотрели понятие, виды, основные функции ведомственных архивов, выявили основные проблемы современного ведомственного архивного хранения. Ведомственные архивы – это текущие архивы собственно органов государственной власти, текущие архивы их территориальных органов в подведомственных организаций, а также специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов. 47

Основными видами архивов в Республике Беларусь являются: государственные (республиканские, областные, зональные, районные, городские архивы; ведомственные (межведомственные) архивы (архивные учреждения или структурные подразделения государственных органов, государственных предприятий, учреждений и организаций); архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь (частные архивы физических лиц, архивы юридических лиц негосударственной формы собственности, архивы религиозных организаций, документы которых созданы после отделения церкви от государства). 47

- публикация документов. 48

Белорусское законодательство об архивах гарантирует право создания архивов, сохраняющих документы исторической значимости для общества или имеющих ценность для собственника, всем юридическим и физическим лицам. Право собственности на архив (независимо от формы собственности) охраняется законом. Негосударственным организациям и предприятиям, а также гражданам Государственная архивная служба (по договоренности с ними) оказывает помощь. При желании собственники могут сдать свои документы на государственное хранение, если будет признана их ценность государственной архивной службой. 48

Одновременно законодательство об архивах запрещает создание тайных архивов из документов государственной части архивного фонда, а также из уникальных и особо ценных документов или тайных архивов, затрагивающих права и законные интересы граждан. 48

49

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 50

10. Абламейко, С.М., Носевич, В.Л. О нормативно-методическом обеспечении межведомственного информационного взаимодействия / С.М. Абламейко, В.Л. Носевич // Вестник Ассоциации белорусских банков. – 2008. – № 29. – С. 19–23. 51

14. Носевич, В.Л. Закон Республики Беларусь «Об электронном документе и электронной цифровой подписи»: комментарий специалиста / В.Л. Носевич // Архiвы i справаводства. – 2010. – № 2 (68). – С. 34–44. 51

17. Рыбаков, А.Е. Основы делопроизводства: учеб. пособие / А.Е. Рыбаков. – Мн.: РИПО, 2007. – 325 с. 51