2.Проблеми й перспективи розвитку адміністративного менеджменту в умовах хаосу та невизначеності.

Швидкий розвиток світової економіки призводить до того, що відчуття, що земля тікає з-під ніг і відсутність потенціалу щоб впоратися з поточними справами та інформацією, час від часу виникає у кожного адміністратора та менеджера підприємства. Від несподіванок не застрахований ніхто. Інша справа, що в деяких організаціях безлад і невпевненість настільки звичні і постійні, що мало не зведені в ранг корпоративних стандартів. Причинами невизначеності та хаосу у діяльності підприємства є:

- велика частка непередбачених завдань; - відсутність взаємодії працівників, в результаті чого вони часто відволікають один одного навіть через несуттєві дрібниці; - низька ефективність праці і недотримання встановлених термінів; - погане уявлення менеджерів-адміністраторів про обсяг завдань, які їм необхідно виконати, або не вміння розпланувати свій робочий день, тобто співвіднести обсяг роботи і відведений для неї час; - відчуття адміністраторами дискомфорту в режимі невизначеності. Як наслідок - усі його підлеглі також змушені працювати в умовах хаосу.

Якщо умови праці в компанії нагадують постійний аврал, доводиться або змиритися з вічним «гасінням пожежі» (при цьому цейтнот буде виникати все частіше - внаслідок збільшення обсягу інформації, кількості ідей, зростання бізнесу - і можна просто втратити контроль над ситуацією), або навчитися справлятися з ним, заздалегідь складаючи план дій.

Однак невизначеність та хаос часто є джерелом виникнення інновацій за умови вмілого використання адміністративних методів управління. Так зокрема у компанії Google багато інноваційних ідей виходять не від команди менеджерів, а з'являються переважно в той час, який технічний персонал офіційно має право витрачати на що завгодно. На це спеціально відводиться 20% робочого часу інженерів.

Чим менше у вас вільного часу, тим важливіше займатися плануванням. Потрібно усунути причину, а не боротися із наслідками. Основні адміністративні заходи можуть бути такими:

Моніторинг та контроль завдань. Це, мабуть, ключовий момент в управлінні хаосом. Бачити - щоб розуміти. Розуміти - щоб управляти. Перш ніж приступити до виконання завдань, необхідно уявити собі повністю їх обсяг, особливо - коли інформації багато. Інакше втрачається контроль над ситуацією.

Інколи адміністратор настільки завантажений, постійно отримуючи нові завдання, що записувати і сортувати їх він вважає заняттям не тільки непотрібним (все одно всього не врахуєш), але і шкідливим (мовляв, на це буде витрачатися дорогоцінний час, який можна витратити з більшою користю). Однак в умовах хаосу дуже важливо почати хоч щось контролювати - щоб створити «острів стабільності» або, іншими словами, точку опори, звідки почнеться наступ на невизначеність, поступово збільшуючи частку запланованих завдань у своїй роботі. Доцільно розпочинати це робити сьогодні, зараз, з даного моменту, з цього завдання, а потім розширювати зону контролю - до одного дня, тижня і т.д. Це зміцнить впевненість керівника, створить передумови для досягнення стабільності. Коли у адміністратора є чіткий список завдань на день, де зазначено все, чим він повинен зайнятися, де зафіксовані непередбачувані справи, всі обіцянки та ідеї, він відчуватиме себе впевненіше.

Принцип адміністративного моніторингу та контролю можна реалізувати, групуючи завдання. Найкраще - за часом їх виконання (на поточний місяць, тиждень, день), відповідальними за нього і напрямами діяльності. В ідеалі за єдиним шаблоном систематизують не тільки завдання, але й листи, і всю інформацію на паперовому носії та в електронній формі. Розподілена за папками інформація не губиться, і адміністратор завжди швидко знаходитиме потрібний документ.