24.Понятие докладной, объяснительной и служебной записок.

Докладная записка – документ, который составляется работником организации, адресуется руководителю организации (структурного подразделения) и содержит четкое изложение какого-либо вопроса с предложениями и выводами составителя.Докладная записка составляется для информирования руководства о фактах, событиях, ситуациях, требующих принятия управленческого решения.

Служебная записка – документ, который используется для оперативного обмена информации между структурными подразделениями. Служебная записка оформляется почти аналогично докладной записке.

Объяснительная записка – документ, в котором автор (исполнитель) дает объяснение должностному лицу организации о причинах невыполнения задания, поручения, обязательства или совершения несанкционированного действия, имеющего негативные последствия для организации.

Докладные (служебные) записки составляются на стандартной листе бумаги формата А4. Обязательными реквизитами являются:

• название вида документа (докладная или служебная записка);

• наименование структурного подразделения;

• дата;

• регистрационный номер;

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись.

25. Основные виды писем, правила их составления.

Письмо — самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.

Виды писем:

• инструктивные;

• сопроводительные;

• информационные;

• гарантийные;

• рекламные;

• претензионные;

• арбитражные;

• письма-подтверждения;

• письма-напоминания;

• письма-извещения;

• письма-просьбы.

В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.

Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.

Датой письма является дата его подписания.

Текст письма строят по схеме:

• введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);

• доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);

• заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).

В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:

• дата;

• номер;

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом);

• заголовок к тексту, изложенный одной фразой.

В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита «адресат» (получателя письма):

• фирма;

• структурное подразделение;

• должность;

• фамилия и инициалы;

• почтовый адрес получателя.

26.Прием и первичная обработка входящих документов.

Прием и обработка входящей документации должна осуществляться секретарем организации или работниками канцелярии.

Входящая документация проходит следующие этапы:

- первичная обработка

- предварительное рассмотрение

- регистрация

- рассмотрение документов рук-лем

- направление на исполнение

- исполнение и контроль исполнения

- подшивка документа в дело

Первичная обработка заключается в проверке правильности отправки писем. Вскрывается все кроме корреспонденции с пометкой «лично». Затем проверяют:

- правильность адресования вложенного в конверт документа

- количество листов документа

- наличие приложений документа

При отсутствии приложений или листов документа, ставится в известность отправитель письма , и ставится отметка на самом документе и запись в журнале. Конверты, как правило, уничтожают, кроме тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, дату отправки и дату поступления.