10.Унификация и стандартизация документов.Понятие и виды усд

Унификация - приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам.

Унифицированная формадокумента – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации. Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям.

В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

- УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации

- УС отчетно-статистической документации;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

   Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

11.Требования к оформлению документов. Состав реквизитов документов.

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации; 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации; 10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа; 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа; 15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту; 19 - отметка о контроле; 20 - текст документа; 21 - отметка о наличии приложения; 22 - подпись; 23 - гриф согласования документа; 24 - визы согласования документа; 25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии; 27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа.

Поля документа: 20 мм – левое, верхнее, нижнее. 10мм – правое.

Существует 3 формата бумаги – А,B,C. В – постеры и плакаты, C – для конвертов, в которые будут вкладываться форматы листов серии A.

12.Особенности языка служебных документов:

Язык и стиль служебных документов должен соответствовать требованиям делового стиля, особенностями которого являются:

- юридическая безупречность формулировок, не допускающая различных толкований и неясностей;

- нейтральный тон изложения;

- лаконичность.

Нейтральный тон изложения является нормой делового стиля. Документ исходит от организации, поэтому личный, субъективный момент в тексте документа должен быть сведен к минимуму. Из языка официальных документов исключаются слова, обладающие эмоциональной или экспрессивной окрашенностью, образные слова и выражения (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения, междометия и др.). Следует избегать длинных фраз с большим количеством причастных и деепричастных оборотов. Не употребляются эпитеты, гиперболы, метафоры (примечание).

ограничение употребления глаголов в форме 1-го и 2-го лица, а глаголы в форме 3-го лица выступают, как правило, в неопределенно-личном значении: «комиссией проведена проверка и установлено…», «акт подписан членами комиссии и утвержден руководителем».

Точность и ясность изложения текста документа достигаются употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов -, четкой структуры предложения и текста в целом.