3.Понятие делопроизводства, документирования. Организация работы с документами.

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. 

Организация работы с документами  -  это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

   В документационном обеспечении предприятия  выделяют три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• первичную обработку;

• предварительное рассмотрение, разметку;

• регистрацию;

• рассмотрение документов руководством;

• направление на исполнение;

• контроль исполнения;

• исполнение документов;

• подшивку документов в дела.

. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: 

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа;

• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

• регистрация документа;

• отправка документа адресату;

• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

4.Понятие документ. Его юридическое значение. Юридически значимые реквизиты документа.

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и во времени.

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Документ имеет юридическую силу при наличии: наименовании организации и должностного лица, наименование вида документа, регистр. Номера, текста ,даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

5.Документ и его функции

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленный созданным человеком способом для ее передачи в пространстве и во времени.

Функции документа:

• Информационная функция — каждый документ обладает определенной информационной "емкостью" - количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нём информации.

• Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией,

• Правовая — документ может являться письменным доказательством и быть источником права,

• Управленческая — в ней документ выступает как средство управления деятельностью,

• Организационная — документ устанавливает или упорядочивает действия участников правовых отношений,

• Историческая — документ является историческим источником.

• Воспитательная – дисциплинирует исполнителя, требует уровня образовательной подготовки.

• Учебная ( для молодых специалистов образцы служат примером и учат правильно оформлять).