27.Понятие исходящих документов и порядок работы с ними.

Исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее в другие учреждения или частным лицам, приславшим обращение.

Этапы:

1)Составление проекта документа

2)Проверка правильности оформления проекта документа

3)Подписание документа руководителем

4)Регистрация документа

5)Отправка адресату

6)Подшивка 2го экземпляра, копии документа в дело

28.Регистрация документов, формы и виды регистрации.

Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. 

Существует несколько форм регистрации документов в организации:

- централизованная(когда все регистрируемые операции происходят в одном месте или одним работником)

- децентрализованная(предполагает регистрацию документов в местах их создания или исполнения)

- смешанная(когда часть документов с учетом специфики предприятия регистрируются централизованно, а другая в стрктурном подразделении)

Регистрация всегда должна быть однократной: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

Выделяют 2 основные формы регистрации:

- журналы

- карточки

Регистрация на карточках позволяет оперативно проводить поиск при большом объеме документов, так как можно отпечатать сразу несколько экземпляров карточек и разложить по картотекам (используя различные признаки классификации).

Регистрационные графы в журналах и карточках существенных различий не имеют и включают следующие графы:

- индекс ( номер док-та)

- дата документа

- автор документа (для входящих)

- адресат ( для исходящих)

- резолюция

- исполнитель

- подпись исполнителя

- срок исполнения, отметка об исполнении

- номер дела

29.Контроль исполнения документов

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;

• контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;

• проверка доведения документа до исполнителя в срок;

• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;

• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;

• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;

• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);

• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения.