Запитання для самоперевірки
Назвіть найпоширеніші форми ділового спілкування?
Кому за законом гостинності належить ініціатива ведення бесіди?
Які існують моделі психологічних взаємостосунків в світовій практиці, які сприяють або заважають переговорному процесу?
Назвіть якості, які допомагають будь-якому учаснику переговорів у встановленні дружніх і професійних контактів?
Від чого залежить успіх переговорів?
Тема 6. Основи взаємодії керівника та секретаря
Історія виникнення професії секретаря сягає своїм корінням в глибоку старовину. Її поява обумовлена зародженням діловодства на території Білорусі Полоцького періоду. У ХІІ столітті з'явилися перші переписувачі - працівники, які займалися складанням, підготовкою і розглядом документів. Діловодство швидко розвивалося в період Великого князівства Литовського (ХV-ХVІІІ ст.).
Секретарство звичайно давалося в нагороду за тривалу і вірну службу. Секретарю доручалися найбільш серйозні державні справи. Перша згадка про російських секретарів знаходимо в Генеральному регламенті державних колегій, підписаному Петром I в 1790 році. До їх обов'язків ставилася реєстрація листів і донесень, чолобитних справ, а також доповідь про них начальству. У 1840 році з'явилися перші особисті секретарі у керівників Путилівського і Невського заводів Петербурга.
З розвитком техніки ускладнилися і функції секретарів. З впровадженням друкарських машин виникла професія друкарки. Розширення обсягів документообігу організацій та установ призвело до появи професії діловода. У кваліфікаційному довіднику 1971 позначені функції секретаря-стенографістки, секретаря, діловода, друкарки та стенографістки. У 1989 році з'являється секретар-друкарка. У довіднику посад службовців за 1998 рік вперше зустрічаємося з кваліфікаційними характеристиками секретаря-референта.
Секретар-референт повинен бути присутнім на всіх нарадах і важливі зустрічі і бути в курсі всіх домовленостей шефа. У виданні 2000 року з'являється посада секретаря приймальної керівника.
Взаємодія керівника і секретаря.
Одним з найважливіших ділових контактів керівника є його взаємини з секретарем.
Ефективна співпраця керівника і секретаря можлива лише за умови повної взаємної довіри між ними.
Щоб відносини «керівник - секретар» успішно розвивалися, важливо навчитися правильно координувати сумісну роботу, встановлювати регламент роботи. У кожному конкретному випадку повинні бути враховані специфічні умови та фактори роботи, особистісні особливості керівника і секретаря. До них відносяться: час приходу на роботу, доповіді про кореспонденцію і поточні справи, час і тривалість обідньої перерви, прийому відвідувачів, час закінчення роботи.
Успішне співробітництво між керівником і секретарем можливо тільки при відповідності їх робочого ритму, основою якого є завдання, що стоять перед організацією і планові терміни їх вирішення. Хороший секретар вивчає особливості характеру, мислення, манери поведінки, розмови, логіку прийняття управлінських рішень свого начальника і намагається допомогти йому в досягненні ефективності його роботи. Керівник, в свою чергу, виходячи з індивідуальних особливостей секретаря, повинен допомагати йому підвищувати свій професіональний рівень, всебічно розвиватися.
Зазвичай взаємини керівника і секретаря складаються наступним чином: або керівник найкращим чином використовує здатності свого секретаря і дає йому широку ініціативу, або він не хоче виявити і використовувати можності свого секретаря, задовольняючись тим, що є.
На практиці найчастіше складається останній варіант роботи: більшість керівників не використовують своїх секретарів найкращим чином. Як правило, секретар дзвонить по телефону або відповідає на дзвінки, готує каву, або запрошують відвідувачів. Часто самі керівники не вміють планувати час, і це робить дуже великий вплив на ефективність роботи їх секретарів. Тим часом якщо керівник правильно організує свій час і свої робочі взаємини з секретарем, то це робить їх взаємодію максимально ефективною.
Існують такі питання, на які потрібно звернути увагу керівнику:
а) Ефективне планування часу за допомогою секретаря
Існують наступні рекомендації менеджерам, як ефективно планувати час за допомогою секретаря:
виділяйте щодня час на обговорення з секретарем своєї робочої завантаженності;
ніколи не призначайте зустрічі самі, нехай це робить секретар;
якщо вас немає в офісі, то ви повинні дзвонити, як мінімум, двічі на день, щоб дізнатися про зміни в планах і залишених для вас повідомленнях;
робіть позначки в щоденнику про те, коли закінчити виконання тієї чи іншої роботи, Якщо ви вкажете час початку і закінчення вирішення того чи іншого завдання, то напевно укладетеся в цей проміжок. Узгодьте цей час з секретарем. У цьому випадку, якщо хтось подзвонить і попросить назначити з вами зустріч, секретар зможе судити по вашому щоденнику, наскільки ви доступні в цей час;
плануючи денну роботу, виділяйте час з запасом. Наприклад, якщо вам потрібно написати звіт за годину, залиште в щоденнику півтори години.
б) Як вести себе при вимушених перервах - телефонні дзвінки і поява незапланованих відвідувачів.
Існують такі прийоми, які допоможуть менеджеру зробити телефон робочим інструментом, а не настирливою перешкодою:
Секретарю необхідно «фільтрувати» дзвінки відповідно до їх важливості;
Конкретизуйте, коли вам можна дзвонити, а коли небажано;
Налагодьте з секретарем двосторонній зв'язок;
Погодьте з секретарем коло осіб, яких ви приймите у будь-який час.
З появою незапланованих відвідувачів керівник (менеджер) повинен:
Виділити час і відзначити його в щоденнику, коли керівник може приймати позапланових відвідувачів;
Часто відвідувачі просто проходять повз секретаря до керівника з проблемами, які вирішуються секретарем. Керівник не повинен займатися даними питаннями, а порадити відвідувачеві обговорити їх з секретарем.
в) Як давати секретарю завдання.
Розвиток інформаційних технологій звільняє секретаря від рутинної роботи і дає великі можливості взяти на себе частину роботи керівників.
Існує цілий ряд переваг, які дає делегування повноважень секретарю:
це звільняє час керівника;
керівник отримує можливість зосередитися на творчій роботі;
доручення - прекрасний засіб мотивації і зміцнення довіри секретаря;
доручення - кращий спосіб підготовки секретаря до прийняття на себе додаткової відповідальності та вироблення здатності точно «вгадувати» за відсутності керівника, як в тій чи іншій ситуації вчинив би він;
професійний, добре навчений секретар з покладеною на нього відповідальністю і повноваженнями робить честь своєму керівнику.
Незважаючи на ці переваги, багато керівників вважають, що не слід делегувати частину своєї роботи секретарю, оскільки у багатьох секретарів відсутній як впевненість у своїх силах так і гнучкість. Тому керівники доручають секретарям наступні види робіт: розроблення місячних звітів; прочитання комерційних журналів, доповідей з наступним резюмуванням основних ідей; відвідання від імені керівника внутрішніх зборів; написання регулярних звітів, відповіді на кореспонденцію (секретар пише чернетку, керівник затверджує та підписує його або, ще краще, Він відповідає від свого імені); роботу над внутрішніми проектами.
Рис. 6.1. Заповіді для керівника
Для гарантії успіху секретар повинен вірити в те, що він здатний вирішити це завдання і що керівник просто не перекладає на нього неприємний обов'язок, бо рішення цього завдання в інтересах секретаря.
Потрібно обов'язково пояснити секретарю як виконувати завдання, досконально змалювати, підкреслити способи і важливість його виконання. Необхідно заохочувати пропозиції секретаря з виконання завдання.
Існує низка «заповідей для керівника» (менеджера) для збільшення ефективності спільної роботи керівника і секретаря (рис. 3.1).
Досвідчений керівник, що володіє гарною інтуїцією, завжди підбере такий підхід до свого секретаря, який допоможе найбільш повно виявити прагнення до взаєморозуміння та високий ступінь відповідальності за доручену справу.