Запитання для самоперевірки

1. Якими якостями має володіти цінний керівник?

2. Навіщо необхідне планування робочого часу?

3. Які переваги має проектна схема роботи?

4. Хто вперше розпочав вивчати витрати робочого часу?

5. Хто є ключовою фігурою в адмініструванні часового ресурсу?

6. Які обов’язки має трафік-менеджер?

7. Що передбачає стратегічне планування?

8. Як слід вирішувати конфлікти часу?

9. Навіщо слід залучати фрілансерів і субпідрядників?

10. Які допоміжні засоби полегшують організацію свого часу?

Тема 5. Ділові зустрічі і переговори

Ділові зустрічі, бесіди і переговори є найпоширенішими формам ділового спілкування. Про день і годину візиту сторони умовляються наперед. Точне дотримання візитером часу приїзду обов'язкове суворе протокольне правило. Порушення цього правила розглядається як проява неповаги до особи, що приймає з візитом, і тому самим негативним чином може відобразитися на майбутніх відносинах з цим лицем. Ні на один офіційний захід не допускається спізнення (час прибуття указується в запрошенні або іншим способом). Не беруться до уваги так звані об'єктивні обставини - труднощі з пошуком будинку, в якому знаходиться обличчя, що приймає з візитом, затримка через транспортні затори, раптова поломка автомобіля і т.д. Спізнення відносять за рахунок неакуратності візитера, і завжди залишає неприємний осад. В зв'язку з цим рекомендується наперед уточнити адресу (аж до попередньої поїздки шофера до відповідного будинку, виїхати на візит з урахуванням завантаженості вулиць міста автотранспортом і т.д. Не є негожим приїхати раніше на декілька хвилин, почекати поблизу будинку, в якому відбуватиметься візит, і в точно призначений час під'їхати до під'їзду.

Рекомендується дотримувати місцеві протокольні правила щодо форми одягу на візиті. Іноді це може бути візитний костюм, в інших випадках - звичний костюм, але темного кольору. Змішаний костюм недопустимий. Взуття повинне бути темним. Важливе наперед продумати питання, які слід зачепити в бесіді, про що запитати і що сказати самому. Такий підхід дозволить з максимальною користю використовувати час візиту. По законах гостинності ініціатива ведення бесіди належить особі, що приймає з візитом.

Під час переговорів дуже важливо досягти повного розуміння свого співрозмовника. Незрозумілі моменти потрібно обов'язково попросити роз'яснити додатково. Пам'ятну записку або який-небудь інший документ, вручений під час ділової бесіди, слід уважно прочитати відразу після його отримання.

Наявність або відсутність довірчих відносин між партнерами робить сильний вплив на процес ведення ділових переговорів. Певно те, що велике значення мають і особисті якості учасників переговорів. У світовій практиці враховуються п'ять найзагальніших моделей психологічних взаємостосунків, які сприяють або заважають переговорному процесу. Це - боязнь вступити в діловий контакт, сумніви (боязнь помилки), негативне відношення, співчуття, позитивний настрій. Безсумнівно, в процесі спілкування мають місце всі перераховані психологічні моделі, але переважає яка-небудь одна.

Рис. 5.1. Попередня підготовка учасників зустрічі

Попередня підготовка - обов'язкова умова успішного проведення переговорів. В ході такої підготовки необхідно виявити:

- рівень кваліфікації учасників зустрічі;

- рівень знання іноземної мови учасників зустрічі;

- рівень про їх соціальні, культурні, емоційні і вікові особливості.

Як правило, найуспішніше переговори проходять між людьми з схожими інтересами. Бесіда учасників переговорів, що мають приблизно однаковий рівень кваліфікації, характеризується, як правило, найадекватнішим обміном інформації. У разі потреби учасники переговорів по ходу бесіди повинні вступати в дискусію і відстоювати свої інтереси. Свідоцтвом недостатньої кваліфікації працівника є поспішна заява: "Я доповім про це керівництву банку (фірми, підприємства)". Не слід поспішати з подібною заявою, оскільки проявивши певну витримку, наполегливість і гнучкість, можна гідно захистити інтереси свого банку (фірми). Проте не можна виключити випадки, коли слід давати саме таку приведену вище відповідь.

Рис. 5.2. Етапи проведення переговорів

Доброзичливе, ввічливе відношення до людей, уважність і товариськість, здатність зав'язати і підтримувати розмову, уміння бути тим, що викликає прихильність до себе - необхідні якості, які допоможуть будь-якому учаснику переговорів у встановленні дружніх і професійних контактів. Відповідно до міжнародного етикету ділові переговори ведуться тільки в спокійному тоні, навіть якщо тема обговорення неприємна. Розмови на підвищених тонах, особисті образи і вирази обурення недопустимі. Одна з функцій протоколу якраз і полягає в тому, щоб сприяти підтримці нормальних відносин між учасниками переговорів, усувати з дискусії все, що не має прямого відношення до справи.

Проведення багатобічних переговорів або міжнародних конференцій - найскладніша і відповідальніша справа для відділів зовнішніх зв'язків і протокольних служб різних фірм. Такі переговори (конференції) проходять з великою кількістю учасників і підготовча робота вимагає витрати великих зусиль. Необхідно ретельно продумати і організувати чітке виконання програми підготовчих дій:

- порядок зустрічі іноземців;

- персональний склад зустрічаючих з нашої сторони;

- привітальні мови;

- розміщення у готелі;

- ділова частина програми (переговори, зустрічі, бесіди);

- приймання, сніданки, обіди і т.д.;

- поїздки по країні;

- кінцеві проводи.

Для успіху переговорів особливо важливо, щоб спочатку заявлені максимально високі вимоги того або іншого учасника не відлякали інших. На першому етапі важливо якомога більш повно і глибоко визнати позиції учасників переговорів. Якщо на цьому етапі в результаті обміну думками учасники дійдуть висновку, що з основних питань їх загальні інтереси превалюють над суперечностями, то з'являються умови (перспективи) для продовження переговорів. Задача другого етапу полягає у визначенні параметрів майбутнього контракту, угоди або домовленості. На цьому етапі важливо усунути розбіжності з ключових питань і добитися взаємоприйнятного для всіх підходу до рішення головної проблеми. На третьому, завершальному етапі, учасники зосереджують увага на виробленні остаточних домовленостей по всьому спектру питань майбутньої угоди або контракту. На цій стадії переговори ведуться особливо інтенсивно і вимагають активної участі фахівців і експертів. При остаточному відробітку статі контракту до роботи притягуються юристи.

В ході самих переговорів можуть виникати непередбачені обставини, які зажадають додаткові опрацьовування статі контракту, а також певного коректування позицій. У таких випадках слід проявляти не тільки твердість, але і гнучкість, готовність до взаємних поступок і допустимих компромісів. Зрозуміло, що шуканий компроміс повинен носити взаємоприйнятний і взаємовигідний характер. Кожна сторона повинна отримати з компромісу певну користь. Поступка, сприяюча прогресу переговорів, завжди виправдана. Жорсткий прямолінійний підхід, що виключає компроміси, не дозволяє добитися позитивних результатів при проведенні переговорів. Успіх переговорів можливий тільки при обліку не тільки своїх корінних інтересів, але і інтересів партнера. Саме на цьому виникають довіра і взаєморозуміння, такі необхідні для знаходження збалансованого і узгодженого рішення будь-яких складних питань.

Рис. 5.3. Моделі взаємостосунків що заважають переговорному процесу