
- •Тема 1. Особливості управлінської праці та її складові
- •Характеристика елементів управління:
- •Реорганізація: етапи і методи.
- •Реінжиніринг.
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 2. Сутність, принципи та напрямки наукової організації праці
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 3. Організація робочих місць. Умови праці менеджера
- •Тема 4. Час – як ресурс
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 5. Ділові зустрічі і переговори
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 6. Основи взаємодії керівника та секретаря
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 7. Види потоків документів
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 8. Документування господарської діяльності
- •Запитання для самоперевірки
- •Тема 9. Теоретичні аспекти складання документації з особового складу
- •Запитання для самоперевірки
- •Рекомендована література
Тема 4. Час – як ресурс
Навряд чи можна чекати успіхів в управлінській діяльності від людини, яка не може раціонально використовувати робочий час, ефективно планувати свою працю, не вміє користуватися оргтехнікою, комп’ютером, не вміє працювати з діловими паперами та документами.
Цінний той керівник, який знає свою справу, вміє добре управляти і досягати поставлених цілей, незалежно від його зовнішності й освіти.
Це головний стандарт справжнього керівника. Але навіть при наявності всіх вище перерахованих навичок керівник не буде успішним, якщо він не буде правильно організовувати свій час і робочий день. Адже такий ресурс як час стоїть поряд з багатьма іншими ресурсами: людьми, фінансами і сировиною. Час - один з найцінніших ресурсів, який не відновлюється. Брак часу на виконання поставлених завдань призводить до штучного подовження робочого часу, нераціонального його використання. Вміння ощадливо і раціонально використовувати робочий час - ознака організованого керівника. Проблема ефективного використання часу та його планування актуальна для керівників будь-якого рівня.
На сьогоднішній день від менеджера потребується продуктивна інтелектуальна творчість, так як вона визначає перспективи розвитку організації. У зв'язку з цим вміння правильно розпорядитися робочим часом і навчити підлеглих «відчувати» час, економити його і грамотно ним розпоряджатися - найважливіше завдання керівника. Треба вчитися планувати свій робочий час. Планування покликане забезпечити господарське використання найціннішого надбання - часу, а саме:
• або наявний час вжити для плідної та успішної діяльності (максимальний критерій);
• або досягти поставлених цілей з якомога меншою витратою часу (мінімальний критерій).
Вміння розпоряджатися часом поряд із правильним керівництвом і технікою впливу на людей виступає показником, який визначає успіх і невдачу людини.
Пропозиція часу абсолютно не варіює. Яким би високим попит на нього не був, пропозиція рости не буде. Час не має ціни, і його не можна виразити кривої граничної корисності. Саме тому воно завжди є дефіцитним.
За перевагами проектної схеми роботи - гнучкістю, оперативністю, мобільністю - часто не видно недоліки. Один з найсерйозніших - складність планування часових ресурсів. Щоб уникнути "вікон" вільного часу і авралів, компанії впроваджують складні системи хронометражу і прогнозування. Перші ідеї хронометражу (вивчення витрат робочого часу) були запропоновані ще Фредеріком Тейлором і Френком Гілбертом. Але тоді, на початку XX століття, ідея використати хронометраж на практиці викликала у сучасників нерозуміння. До того ж в умовах надлишку ресурсів керувати тимчасовими витратами здавалося зайвим, і концепції корпоративних систем управління часом майже не розвивалися.
Повертатися до методик обліку і планування часових ресурсів компанії стали тільки в середині 1970-х років, коли актуальним стало підвищення конкурентоспроможності. Кожна компанія мала намір оптимізувати використання ключових ресурсів. Для когось це була енергія, для когось - сировина. А для сформованого на той час ринку «професійних послуг» (консалтинг, реклама та ін.) це був час високооплачуваних фахівців. Відповідно, тут підвищення конкурентоспроможності зводилося до того, наскільки ефективно буде налагоджено керування цим ресурсом.
Ключова фігура в адмініструванні часового ресурсу - трафік-менеджер. Його завдання - не допустити збоїв у роботі над проектами, забезпечити рівномірне завантаження співробітників, налагодити взаємодію підрозділів.
Він повинен вміти керувати проектами (тобто детально знати технологічний процес) і одночасно бути гарним адміністратором (розуміти специфіку бізнес-процесів). Володіти відмінним знанням теорії та практики тайм-менеджменту.
Як правило, компанії стикаються з необхідністю ввести трафік-менеджмент тоді, коли збої в роботі (зриви крайніх термінів) стають регулярними. Потреба в трафік-менеджері виникає і тоді, коли компанія одночасно працює над значною кількістю проектів і самі робочі групи стають занадто великими. Так, гранично допустимим деякі експерти вважають розмір робочої групи в 30 чоловік. Також трафік-менеджмент може допомогти в оптимізації ресурсів, що використовуються.
Стратегічне планування «Ваш час - у Ваших руках».
Ключова частина роботи трафік-менеджера - аналіз кола проектів, що агентство має виконати найближчим часом. Чітке планування - основа будь-якої системи, заснованої на тайм-менеджменті. На підставі планів проектні роботи розподіляються трафік-менеджером між співробітниками. Паралельно з моніторингом змін (надходження нових проектів) йде аналіз ресурсів - залишків робочого часу співробітників. Оскільки трафік-менеджер знає завантаження кожного фахівця, під час вступу нових проектів завдання по них дістаються найменш зайнятим. Фінальним акордом алгоритму є, як правило, складання для працівника робочого графіка на тиждень.
Конфлікти часу і як оцінити час. Одна з найбільших неприємностей для трафік-менеджера - конфлікт (недолік) ресурсів. У компанії можуть несподівано з'явитися нові проекти, які потрібно буде терміново реалізовувати. Крім того, завжди є ризик, що робота над уже існуючими проектами затягнеться. Так, за результатами досліджень фахівців, близько 18% справ, запланованих на день, переноситься на більш пізній час. У результаті конфлікту ресурсів строки здачі проектів почнуть рухатися, і система управління часом персоналу погіршиться. Нормою для рядових співробітників фахівці вважають 80-відсоткову утилізацію робочого часу. А для управлінців рамки залишаються меншими - до 60%. Не завжди виручають і "подушки безпеки". Наплив проектів може бути таким, що працівники просто не встигнуть зробити все. У цьому випадку застосовуються два класичних методи - залучення фрілансерів і субпідрядників або рознесення проектів за часом. Коли назріває конфлікт ресурсів, трафік-менеджеру можуть бути надані серйозні повноваження.
Одна з основних функцій трафік-менеджера - розподіл часу між співробітниками (проектними групами). Як показує практика, це найбільш "конфліктонебезпечна" зона. Якщо при виконанні ІТ-завдань можна орієнтуватися на наявні методики оцінки витрат часу, то в консалтингу і рекламі час на виконання точно розрахувати неможливо: занадто багато нестандартних завдань. Тут основний інструмент оцінки - бенчмаркінг (англ. Benchmarking) - підхід до планування діяльності компанії, що передбачає безперервний процес оцінки рівня продукції, послуг і методів роботи, що відкриває, вивчає і оцінює все краще в інших організаціях з метою використання отриманих знань у роботі своєї організації). Досвідчений трафік-менеджер повинен вміти оцінювати, скільки часу буде потрібно співробітникам на виконання роботи.
Для моніторингу завантаження найчастіше використовується інформація, що заноситься співробітниками в тайм-щити ((time-sheet) - система обліку часу, витраченого на ту чи іншу роботу (може бути в електронному та паперовому видах). Аналіз зведених даних тайм-щитів, дозволяє коригувати роботу над проектами). Якщо працівник виконав завдання швидше запланованого – «вікно» потрібно терміново заповнити. Якщо він не встигає вчасно - варто подумати про перебудову графіка.
У консалтингових, рекламних, аудиторських компаніях тайм-щити заповнюються ще частіше: наприклад, співробітники деяких компаній «великої четвірки» роблять це щодня. Якщо відносини з клієнтами побудовані за системою time-spend, цей інструмент дозволяє вести розрахунки з замовниками: ті платять за відпрацьований за проектом час.
Робота з урахуванням нових вимог змушує продумати і переосмислити стратегію і тактику сучасного менеджменту і насамперед у тому аспекті, який стосується надзвичайно актуального та дефіцитного ресурсу, а саме - часу.
Трафік-менеджмент впроваджують в тих випадках, коли відбуваються регулярні зриви термінів, відсутня інформація про хід робіт над проектом, завантаження персоналу відбувається нерівномірно: аврали чергуються з «штилем», кількість людино-годин, що запрошуються керівниками проектних груп, не відповідає реальним обсягам робіт за проектом.
Обов’язками трафік-менеджера є:
1. Аналіз початкового плану реалізації проектів компанії;
2. Декомпозиція цілей проектів до завдань конкретним виконавцям;
3. Оцінка витрат часу на виконання завдань. Розподіл завдань серед співробітників;
4. Створення тимчасових резервів, які будуть задіяні під час вступу нових проектів або затягуванні робіт над старими;
5. Проведення регулярного моніторингу завантаження персоналу. Контроль за дотриманням термінів здачі робіт;
6. Запобігання конфлікту ресурсів.
Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується більшою мірою організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити виконання максимального числа завдань, які в свою чергу обумовлюють виконання проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної мети. Свої власні плани часу менеджер повинен підпорядковувати планам підлеглих і безпосереднього керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер буде втілювати в свою роботу принципи ефективного використання часу, залежить в першу чергу від нього самого і від його бажання працювати раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.