Запитання для самоперевірки

1. Які види документів існують за призначенням?

2. Які документи відносяться до господарсько-договірних?

3. Перелічите типи договорів з господарської діяльності.

4. Визначення договору з господарської діяльності

5. Як основні вимоги до оформлення договору?

6. Притаманні лише арабських цифр?

7. Між якими сторонами може бути укладений договір?

8. Коли договір вважається укладеним?

9. На які частини поділяють текст договору?

10. Які основі реквізити господарсько-договірних документів?

Тема 9. Теоретичні аспекти складання документації з особового складу

Документи з особового складу створюються з приводу прийняття працівників на роботу, звільнення їх, переведення на іншу роботу, надання відпусток, заохочення, накладання дисциплінарних стягнень. Документацію по особовому складу ведуть з моменту зачислення працівника на роботу на підприємство (в організацію, установу) і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

До таких документів належать: автобіографія, резюме, заява, пропозиція, скарга, характеристика, трудова книжка, доручення, розписка, особовий листок з обліку кадрів, особова справа тощо.

Отже, розглянемо основні види документації детальніше.

Заява — це публічне офіційне повідомлення в усній або письмовій формі, в якому викладається певне прохання.

Заяву оформлюють на чистому аркуші паперу формату А4 від руки або на трафаретному бланку вк одному примірнику. Заяви бувають прості й вмотивовані ( заява містить додаток).

У заяві про прийняття на роботу мають бути такі реквізити: адресат (назва установи або посада, прізвище та ініціали керівника у давальному відмінку, на ім’я яких подається заява), відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, вказані повністю у родовому відмінку, домашня адреса, номер телефону), назва виду документа (Заява), текст, перелік додатків (копій документів), дата, підпис заявника.

Різновидами заяви є заява-зобов’язання (прохання про надання позики), заява про відкриття рахунка, про притягнення до відповідальності, про надання відпустки тощо.

Автобіографія – документ, в якому автор у хронологічній послідовності подає основні події свого життя. Оформлюють автобіографію на чистому аркуші паперу або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи приступають до навчання. Автобіографія — документ з незначним рівнем стандартизації, тому основні вимоги до його написання полягають у вичерпності та лаконічності викладу.

Існують два види автобіографії:

1) автобіографія-розповідь, яку складають в довільній формі;

2) автобіографія-документ, в якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості: назва виду документа (АВТОБІОГРАФІЯ); прізвище, ім’я, по батькові автора; число, місяць, рік народження; місце народження; соціальне походження; відомості про батьків (прізвище, ім’я, по батькові, дати народження, де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити останнє місце роботи; вказують, що тепер не працюють або на пенсії); освіта та спеціальність за дипломом; трудова діяльність; останнє місце роботи (місце навчання), посада; нагороди та заохочення; участь у громадському житті; сімейний стан і склад сім’ї; паспортні дані, домашня адреса й номер телефону.

Під текстом проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) та підпис (праворуч).

Автобіографію зберігають в особовій справі.

Якщо автобіографію пишуть на трафаретному бланку, то висвітлюють деякі додаткові питання: судимість, участь у воєнних діях тощо.

Резюме - це документ, в якому коротко викладаються особисті, освітні та професійні відомості про особу. Резюме повинно бути детальним, і, водночас, лаконічним. Кожне нове повідомлення пишеться з абзацу.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

Текст, що містить таку інформацію:

• домашня адреса, телефон, e-mail;

• прізвище, ім’я, по-батькові;

• мета написання документа;

• особисті данні (дата народження;

• сімейний стан; національність);

• відомості про освіту (повне найменування всіх навчальних закладів, у яких довелося вчитися;

• ступінь володіння іноземними мовами(при потребі);

• відомості про професійний досвід (яку посаду обіймає зараз, попередні посади, із зазначенням стажу роботи);

• відомості про публікації (якщо потрібно);

• інша інформація на вимогу роботодавця.

2. Дата (при потребі).

3. Підпис (при потребі).

Характеристика — це документ, в якому дається оцінка ділових і моральних якостей працівника за підписами представників адміністрації. Це офіційний документ, який видає адміністрація на прохання працівника.

Характеристика оформляється на стандартному аркуші паперу у двох примірниках: перший видають особі, а другий (копію) підшивають до особової справи. Текст поділяють на чотири частини, які логічно поєднуються між собою:

1 частина - анкетні дані, що йдуть за назвою документа, де зазначають прізвище, ім’я та по батькові, посаду, рік народження, національність, освіту (ці дані прийнято розташовувати стовпчиком справа);

2 частина - дані про трудову діяльність (фах, тривалість роботи на цьому підприємстві або в організації, просування по службі, рівень професійної майстерності тощо);

3 частина - власне характеристика, де розглядається ставлення до роботи, підвищення професійного і наукового рівня, стосунки у трудовому колективі. Тут же міститься згадка про урядові винагороди або заохочення;

4 частина - висновки, де вказують призначення характеристики.

Анкета— це аркуш із низкою запитань, який пропонують заповнити особі, щоб дістати потрібні відомості про неї. Анкети доводиться заповнювати, коли влаштовуються на роботу, оформляють документи на виїзд для роботи за кордоном, внутрішній та закордонний паспорти і т. д.

Накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень і т. ін.

Наказ — це основний розпорядчий документ. Видається керівником підприємства на правах єдиноначальності і в межах його компетенції.

Заголовки до тексту наказу можуть бути такі: про прийняття на роботу, про звільнення, про переведення на іншу роботу, про надання відпустки, про заохочення, про порушення, про надання дисциплінарного стягнення.

Реквізити наказу по особовому складу: назва виду документа (НАКАЗ), індекс (до номера через дефіс додають літери вк (відділ кадрів), наприклад: № 123-вк), місце складання чи видання, заголовок до тексту, позначка про контроль (роблять у разі потреби), текст, підстава, підпис, гриф погодження (оформляють у разі потреби), візи (оформляють у разі потреби), позначка про виконавця (оформляють у разі потреби).

Особовий листок з обліку кадрів — документ , який містить перелік біографічних відомостей працівника, його освіту, трудовий стаж, сімейний стан, військовий облік тощо. Оформлюючи цей документ, необхідно мати: паспорт, трудову книжку, військовий квиток, диплом про освіту тощо. Особовий листок заповнюють від руки. Не вносять відомостей про партійну, національну належність та про походження.

Реквізити особового листка такі: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові; дата й місце народження; відомості про освіту; відомості про наукові ступені, вчені звання; якими мовами володіє; трудова діяльність; державні нагороди; зарубіжні та міжнародні наукові відзнаки; відомості про родину; паспортні дані; домашня адреса; підпис; дата заповнення документа.

Особова картка. На підставі виданого наказу (розпорядження) про зачислення особи на роботу працівник відділу кадрів заповнює документ первинного обліку — особову картку, робить відповідні записи у трудовій книжці, формує особову справу; бухгалтерія відкриває особовий рахунок. Особова картка працівника є основним документом щодо особового складу, що використовується для аналізу складу і обліку кадрів. Всі записи, зроблені в картці, мають бути документально підтверджені. В разі звільнення працівника в картці проставляють дату і номер наказу, зазначають причину звільнення. Особові картки заповнюються від руки або машинописним способом. Графи, в яких дані можуть змінюватися, заповнюють олівцем.

Трудова книжка - це основний документ, що фіксує трудову діяльність працівника. Трудова книжка служить для встановлення загального, безперервного й спеціального трудового стажу. До трудової книжки заносяться відомості про його звільнення, переміщення.

Трудова книжка зберігається у відділі кадрів підприємства, організації або установи, де працює її власник. Працівник забирає її лише тоді, коли переходить працювати до іншої установи. У разі її втрати дублікат видається за останнім місцем роботи. Згідно із чинним законодавством працівник має право взяти трудову книжку з відділу кадрів на деякий час за заявою.

Трудові книжки ведуться на всіх працівників підприємств, установ і організацій усіх форм власності, які пропрацювали на них понад 5 днів, включаючи осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, на сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.

Трудові книжки не оформляються на працівників, які працюють за сумісництвом та на умовах трудового договору у підприємців, що не є юридичними особами, а також на працівників, які працюють в окремих громадян з їх обслуговування (домашні робітниці, няньки, водії, охоронці та ін.).

Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу, або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться після видання наказу (розпорядження), але не пізніше тижневого строку, а в разі звільнення – у день звільнення. Відомості про працівника записуються на 1-й і 33-й сторінках українською й російською мовами відповідно.

Особова справа — це сукупність документів, що містять найповніші відомості про працівника. На кожного працівника підприємства (установи, організації) у відділі кадрів (чи у відповідній службі) формують особову справу.

До особової справи мають входити такі документи (в порядку зазначення): заява про прийняття на роботу; направлення чи рекомендація; анкета або особовий листок з обліку кадрів; автобіографія; копії документів про освіту (кваліфікацію); характеристики (якщо подавалися під час прийняття на роботу); витяги з наказів (про прийняття на роботу, переміщення, звільнення) ; доповнення до особового листка з обліку кадрів; листок заохочень та стягнень ; довідки та інші документи, що стосуються даної особи.

Всі ці документи підшивають в окрему теку, на обкладинці якої зазначаються в такій послідовності: назва підприємства (організації, установи); «ВІДДІЛ КАДРІВ»; «ОСОБОВА СПРАВА № _»; ім'я, по батькові, прізвище працівника, на якого оформлено особову справу; правила користування особовою справою.

Доручення — це письмове повноваження, яке видається установою, організацією чи підприємством або окремою особою іншій особі для офіційного пред'явлення при здійсненні юридичних дій, одержанні грошей чи матеріальних цінностей.

Доручення бувають особистого і службового характеру (офіційне) в залежності від того, хто оформлює повноваження.

Особисте доручення - складається довільно, як правило, від руки. Доручення містить передачу прав іншій особі на одержання коштів, матеріальних цінностей, переказу тощо.

Службове доручення видається представникові підприємства для виконання дій від імені підприємства. Офіційне доручення видають під розписку особі, на яку його оформлено. Бланки таких доручень виготовляються на спеціальному папері, мають серію, номер і належать до бланків суворої звітності.

Для юридичної повноцінності документа слід указувати термін дії доручення. Видають на строк до трьох років. Якщо строк не позначений, документ зберігає силу протягом одного року з дня його видачі.

Розписка — це документ, в якому підтверджуються дії, що вже відбулися (як правило, одержання грошей або матеріальних цінностей від підприємства чи приватної особи).Складають розписку в довільній формі на чистому аркуші паперу здебільшого від руки.

У розписці мають бути такі відомості: назва виду документа (Розписка), посада автора (в разі потреби), прізвище, ім'я та по батькові особи, яка дає розписку, сума взятих грошей або назви товарно-матеріальних цінностей, дата оформлення документа, підпис автора.

Одержану суму грошей у розписці зазначають цифрами, а в дужках — розшифровують словами. Всі вільні місця між текстом та підписом перекреслюють. Складають розписку в одному примірнику і зберігають нарівні з грошовими та цінними документами.

Скарга — це документ, у якому особа (установа) вказує на порушення її прав та інтересів з боку іншої особи (установи) і пропонує вжити належних заходів для ліквідації такого порушення.

Пропозиція — це документ, у якому особа (установа) висловлює свої думки щодо методів поліпшення діяльності державних органів, громадських організацій, установ.