4.2.4. Перечень реквизитов документов

Наименование реквизита

Код реквизита

1

2

Государственный герб Российской Федерации

1

Герб субъекта Российской Федерации

2

Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)

3

Код организации

4

Код формы документа

5

Наименование организации

6

Справочные данные об организации

7

Наименование вида документа

8

Дата документа

9

Регистрационный номер документа

10

Ссылка на регистрационный номер и дату документа

11

Место составления или издания документа

12

Гриф ограничения доступа к документу

13

Адресат

14

Гриф утверждения документа

15

Резолюция

16

Заголовок к тексту

17

Отметка о контроле

18

Текст документа

19

Отметка о наличии приложения

20

Подпись

21

Гриф согласования документа

22

Визы согласования документа

23

Печать

24

Отметка о заверении копии

25

Отметка об исполнителе

26

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

27

Отметка о поступлении документа в организацию

28

Отметка для автоматического поиска документа

29

ЯЗЫК И СТИЛЬ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ И ИНСТРУКТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ.КОММЕРЧЕСКАЯ КОРРЕСПОНДЕНЦИЯ

§1. Распорядительные документы

Руководство любой организации наделяется правом изда­ния распорядительных документов. От того, на­сколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты его работы.

В юридическом плане распорядительные документы отно­сятся к нормативным правовым актам. С помощью распоряди­тельных документов разрешаются возникающие в сфере управ­ления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкрет­ные учреждения, структурные подразделения, должностные лица и сотрудники.

Какие требования предъявляются к языку и стилю, распорядительной документации? Основная задача документов такого вида – прида­ние юридической силы тому или иному действию руководите­ля. В связи с этим язык и стиль документации этого типа отли­чается жесткой регламентированностью, стандартизацией язы­ковых моделей. Использование сложившихся формулировок: освободить от занимаемой должности…; контроль за испол­нением возложить на…; создать комиссию в составе…; уста­новить причины нарушения…; назначить… на должность… и др. – указывает на то, каким именно действиям придается юри­дический статус.

К распорядительным документам относятся решение, приказ, постановление. Рассмотрим некоторые из этих документов.

§1.1. Решение

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельнос­ти. Ключевым словом текста решения является глагол РЕШИЛ (РЕШИЛА, РЕШИЛИ), например: "Коллегия РЕШИЛА…" или "Совет директоров РЕШИЛ…"

Образец решения

§1.2. Приказ 

Приказ – это распоряжение руководителя, служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполне­ния подчиненными. В деятельности организаций различают­ся: приказы 1) по организационным вопросам, 2) основной деятель­ности и 3) личному составу. Приказы оформляются на специаль­ном бланке – бланке приказа – или общем бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными рек­визитами приказа являются: наименование вышестоящей орга­низации (если она имеется), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок приказа должен быть кратким и четко выражать основное содержание документа: о чем? Например: "Об организации Института современных технологий управления"; "Об увеличении уставного капитала общества".

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В первой части документа указывается обоснование или причина составления документа. Во второй час­ти излагается решение руководителя. Если содержание доку­мента не нуждается в пояснении, то его текст содержит только вторую (распорядительную) часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелитель­ной форме от первого лица и начинается словом "ПРИКАЗЫ­ВАЮ". Пункты, кото­рые включают управленческие действия, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать комиссию в составе…; 2. Назначить Ковалева Н.Н. председателем комиссии.

В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М.И. подготовить предложения по составу группы административного управления …; 2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института ….

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется арабскими цифрами. Например: Срок представления – 25.03.06.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполне­нием распорядительных документов. Например: 3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за со­бой.

Образец приказа

§2. Инструктивно-методические документы

К инструктивно-методическим документам относятся служебная записка, протокол, распоряжение, указание и др. Рассмотрим некоторые из этих документов, наиболее часто встречающихся в деловой практике.

§.2.1. Служебная записка

Служебная записка – это документ, адресованный руковод­ству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов слу­жебных записок: докладные, аналитические, обзорные, инфор­мационно-статистические и др.

Служебная записка состоит из заголовка, све­дений об адресате и разработчике, даты написания, наименова­ния темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Текст служебной записки оформляется на специальном бланке с логотипом организации или на обычных листах бума­ги формата А4.

Образец служебной записки

§2.2. Протокол

Протокол – это документ, содержащий запись выступлений участников собрания, совещания, заседания, конференции и принятых по обсуждаемым на них вопросам решений.

Различают два типа протоколов: простые (или крат­кие), называемые еще протоколами решений, и сложные (или полные). В простых протоколах указывают только повестку дня, фамилии докладчиков, фамилии выступивших в прениях и принятые решения. В сложных протоколах фиксируется весь ход и результаты собрания, заседания, конференции и т.п., а также вопросы и выступления присутствующих, предложения и решения.

Протокол составляется по следующей форме:

1. Название документа (ПРОТОКОЛ) пишется в середи­не строки заглавными буквами.

2. Номер протокола (протоколы нумеруются в пределах календарного года).

3. Дата заседания.

4. Вводная часть, где указываются:

1) фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих на заседании или совещании (при необходимости указываются должности присутствую­щих);

2) повестка дня с указанием докладчиков.

Вопросы в повестке дня необходимо располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми. Вопросы перечисляются в именительном па­деже. Наименование должности, инициалы и фамилию пишут в родительном падеже. Например: Перспективы развития объединения "Стройинвест" до 2006 года. Доклад директора объеди­нения "Стройинвест" П.К. Молотова;

5. Основная часть протокола, где фиксируется весь ход совещания, собрания, конференции, встречи и т.п.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня. Каждую позицию ну­меруют арабскими цифрами. Текст позиции строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (это ключевые слова протокола). Например:

Образец выписки из протокола

Вопросы к докладчику и ответы на них включаются в раздел "ВЫСТУПИЛИ" и оформляются по той же схеме.

6. Подписи. Протокол должны подписывать председатель и секре­тарь совещания, собрания или заседания.

Помните, что протокол – один из наиболее распростра­ненных видов документов в сфере делового общения. Текст протокола должен быть кратким, ясным, точным и со­держать информацию, по существу характеризующую ход обсу­ждения вопросов.

§3. Коммерческая корреспонденция

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммер­ческое письмо, зависит в конечном итоге успех будущей сдел­ки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), пись­мо-ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекла­мация).

§3.1. Коммерческий запрос 

Коммерческий запрос – это документ, представляющий собой обращение лица (организации), желающего заключить сделку (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. и.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью иницииро­вать адресата на более активные действия, в частности на от­ветное послание.

Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответ­ствующие нормативные материалы, достигнутые договоренно­сти, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар. Возможно, это количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

При составлении письма-зап­роса могут быть использованы следующие стандартные языковые выра­жения: Просим выслать нам предложение на поставку…; Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы…; Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о воз­можности поставить нам…; (см. также таблицу на с. 86)

Образец письма-запроса

Если продавец может сразу удовлетворить⁴[1] просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направля­ет ему предложение (оферту).

§3.2. Письмо-предложение (оферта) 

Письмо-предложение (оферта) – это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конк­ретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продав­ца, экспортера. При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели: В ответ на Ваш запрос от… мы предлагаем Вам…; Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом…; Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества)… и др.

Образец оферты (трафаретное письмо)

§3.3. Ответ на предложение (оферту)

Ответ на предложение (оферту) может со­держать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается окончательно закон­ченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта.

Образец № 1 ответа на предложение

Если покупатель не согласен с услови­ями предложения или не заинтересован в предлагаемом това­ре, он отклоняет предложение. В этом случае между продав­цом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность.

Образец № 2 ответа на предложение

Вопросы и задания

1. Какова основная задача распорядительных документов?

2. Назовите основные типы распорядительных и инструктивно-методических документов.

3. Каковы ключевые слова решения, приказа, протокола?

4. Каковы основные виды коммерческих писем и стандартные языковые модели, используемые при их составлении?

5. Составьте по одному (любому, на ваш выбор) распорядительному и инструктивно-методическому документу и одно коммерческое письмо.

§4. Унификация языка служебных документов

Таблица