(Посада, п. І. Б.)

2._____________________________ 3._____________________________

(текст) Складений у 3-х екземплярах

1-й екземпляр____________________

2-й екземпляр ___________________

3-й екземпляр _____________________

До справи 05-24

Голова комісії        Підпис                                  Розшифровка підпису Члени комісії             Підпис                         Розшифровка підпису

Текст акту має форму:

1. При перевірці:

У період (число) була проведена перевірка. діяльності підприємства, відділу та ін.

Перевіркою виявлено (по пунктах, всі аспекти, що проявилися у процесі роботи комісії).

2. При передачі: лице, що передає (П. І. Б.), лице, що приймає (П. І. Б., посада), у присутності третього лиця (П. І. Б., посада). Склали цей акт,

про те, що ..................... перший здав, а другий прийняв (перелік по

пунктах матеріальних цінностей, що підлягають передачі).

3. При списанні:

«__» _____ р. була проведена експертиза цінностей (офісних меблів,

техніки та ін.).

Списанню підлягають (дані про матеріали, що підлягають списанню,

розміщують у таблицю.

Назва (кількість).

Примітка.

3.6 Телеграми і телефонограми

Телефонограми.

Це термінові повідомлення , які передаються по телефону. Використовуються для документального оформлення усних телефонних переговорів і являються одним з видів ділової кореспонденції.

Реквізити телефонограми:

1. Назва документа - заголовок.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи - відправника (від кого).

4. Назва організації і службової особи - отримувача телефонограми (кому).

5. Текст (слова пишуть без скорочень, не більше 50 слів).

6. Підпис службової особи - керівника організації або замісника.

В графах «передано» і «прийнято» вказують посаду, ініціали та прізвище того, хто приймає і хто передає, їх телефони.

Приклад:

Телефонограма №___від «_»_____ 20__р.

 

___________________________________________

___________________________________________

___________________________________________

__________________

 

 

Від кого______ Телефон________Передав________

Кому________Прийняв_______Телефон_________

годин_______хв._______

текст

Підпис

Обпік телефонограм ведуть у спеціальному журналі

Телеграми.

Пишуть великими буквами з інтервалом 2 між стрічками. Перенос слів не дозволяється. Текст від адреса - 3 -ма інтервалами. Текст без нових строк і абзаців. Підпис - окремою строкою, відступивши від тексту.

Складають в 2-х екземплярах - один підшивається у справу.

4 ДОКУМЕНТУВАННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНО-РОЗПОРЯДЧОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

4.1 Організаційна документація. Статути. Структура та зміст, правила оформлення.

Організаційні документи.

Згідно ДСТУ 6.39-72, 6.38-72 в підгрупу організаційних документів включаються: положення, статути, інструкції, правила.

Положення - правовий акт, що визначає порядок утворення, права та обов'язки, організацію праці як на підприємстві в цілому, так і в його структурних підрозділах (або нижчестоящих організацій та філіалів).

В положенні відбиваються права і обов'язки окремих посадових осіб. Положення бувають типові та індивідуальні . Наприклад: типове положення про централізовані бухгалтерії. Положення про установу або про структурний підрозділ затверджується розпоряджуючим документом вищестоящої організації або директором установи.

Положення оформлюють на бланку. Формуляр положення має такі реквізити:

1. Назва відомства та організації.

2. Гриф затвердження.

3. Назва «Положення».

4. Місце «видання», дата.

5. Індекс.

6. Заголовок.

7. Відмітки про погодження.

8. Візи.

9. Текст.

10. Підписи. Текст положення розбивається структурно на розділи:

-   загальні положення (цілі та задачі структурного підрозділу);

-   організаційний зв'язок;

-   регламентація діяльності (форми управління, права та обов'язки посадових осіб);

-   фінансово-матеріальна   база   (ОФ   та   обігові   кошти,   порядок розпорядження ними);

-   звітність та ревізійна діяльність;

-   порядок ліквідації та відповідальність.

Порядок з вище перерахованими видами положення можуть застосовуватись положення про конкретну систему в діяльності підприємства. Наприклад: положення про конкретну систему найму організації та оплати праці робітників, положення про порядок виплати дивідендів за результатами праці.

Україна                                                                                            ЗАТВЕРДЖУЮ Міністерство                                                                                        Директор (підпис) Легкої промисловості                                                                                              Розшифровка підпису

Взуттєва фабрика «Черевичок»                                                            17.06.99 15 червня 1999р. м. Чернівці

ПОЛОЖЕННЯ про структурний підрозділ (про канцелярію завод)

Структура тексту 1. Загальні положення.

1.1         іт. д.

2. Основні задачі в функції.

3. Права, обов'язки начальника канцелярії.

4. Управління службою.

5. Майно і кошти.

6. Контроль, перевірка і ревізування діяльності.

7. Реорганізація та ліквідація.

Керівник структурного підрозділу                                                 (підпис) Розшифровка підпису У справу 45-6 Є. І Петров

Інструкція - це документ в якому викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності організацій, їх структурних підрозділів, посадових осіб та громадян.

Наприклад; Інструкція про впровадження...

-   Інструкція про порядок

-   посадова інструкція інспектору відділу кадрів

Особливість інструкцій - їх обов'язкове затвердження спеціальним наказом або підписом керівника в грифі затвердження. Встановлюється строк дії інструкції.

Текст інструкції складається з розділів, які можуть бути розбиті на підпункти, викладається в третій особі або в безособовій формі.

Використовують формуліровки: «повинен», «необхідно», «слід», «не дозволено».

Оформлюють на бланку. Формуляр інструкції має реквізити:

1. Найменування установи.

2. Найменування структурного підрозділу.

3. Назва інструкції (заголовок).

4. Гриф затвердження.

5. Дата

6. Індекс.

7. Місце віщання.

8. Підпис.

9. Погодження.

Окрема група інструкцій - посадові інструкції. Посадова інструкція - це документ, що визначає організаційно-правові положення робітника в структурному підрозділі. Посадова інструкція складається з таких розділів: загальні положення, функції, обов'язки, права, організаційні зв'язки, відповідальність робітника, професійні вимоги, підлеглість, основні документи, що регламентують дії. В розділі «Функції» вказують - предмет, зміст та перелік видів робіт.

Інструкції підписує керівник організації.

Формуляр - зразок            .........................Інструкції

Загальний бланк                                                                       ЗАТВЕРДЖУЮ організації                                                        Заступник директора Посадова інструкція з кадрів

26 березня 1999 р. І -128                                        (підпис) Ф. І. Прізвище м.Київ                                               «___»__________20__р.

Посадом інструкції інспектору з кадрів

1. Загальна частина.

1.1

1. Функції.

3. Права.

4. Посадові обов'язки.

5. Відповідальність.

6. Зв'язки за посадою.

Керівник відділу кадрів                                             (підпис)

Розшифровка підпису.

З інструкцією знайомлять під розпис тих співробітників, для яких вона

розробляється.

З інструкцією ознайомлені:

Секретар

(підпис)

Оператор комп'ютерної техніки.

До справи 406-1 Співробітника ознайомлено К. С. Савчук

1. Установчі документи. Це ті ж документи, які оформляють в процесі створення підприємства. Основні з них Установчий договір та Статут. В цих документах визначаються цілі, структура організації, її функції, майнові права та юридичний статус.

Повну     відповідальність     за     правильність      складання установчого документу несе заявник. Якщо Статут або Установчій договір не включають всіх положень, передбаченних статтею 9 Закону України,   «Про  підприємництво»  та   статтею   4   «Про   господарчі товариства» та ін. або містять положення про наміри здійснення заборонених дій - документи вважаються такими, що протирічать діючому законодавству. Покладання повної відповідальності ..............

регістрації на заявника - власника не означає, що можна складати ці документи формально, поверхово. Причиною багатьох конфліктів є недбалі, розпливчасті формуліровки в установчих документах.

З-н «Про господарчі товариства» встановлює, що АТ, ТзОВ, Товариства з додатковою відповідальністю створюються на основі

Установчого Договору та Статуту, а повні товариства на основі Установчого договору.

Статути - це, юридичні акти, якими оформлюють створення організацій та підприємств, та визначається їх структура, функції та правовий статус, основні задачі, напрямок діяльності, що передбачається.

Статути можуть бути індивідуальні та типові. Статут є основою для розробки положень.

Статут є основним документом для підприємства та повинен містити слідуючі відомості:

-   вид підприємства (організаційно-правова форма);

-   найменування підприємства;

-   місцезнаходження підприємства;

-   предмет та цілі діяльності (якщо передбачаються різноманітні види діяльності, необхідно їх повністю перерахувати, т. я. дальність, не зареєстрована в Статуті, буде незаконною);

-   органи управління та контролю, їх компетенція;

-   порядок утворення та використання майна підприємства;

-   розподіл прибутку;

-  умови реорганізації та ліквідації.

Ці відомості є необхідними і достатніми дня того, щоб Статут був признаний за об'ємом в якості установчого документу. Можуть включатися й інші відомості за розсудом установителів.

Відомості, які включаються в Статут - сформувати в розділі. Приблизну структуру можна представити так:

Загальні положення. Предмет, цілі та задачі діяльності.

1. Майно підприємства.

2. Органи управління.

3.      Виробничо-господарська     діяльність.      Зовнішньо-економічна діяльність.

4. Регулювання праці та соціальних питань.

5. Облік, звітність та контроль.

6. Реорганізація та ліквідація.

Ці розділи повинні міститися в Статутах усіх видів підприємств, незалежно від їх організаційних формі форм власності.

Статут колективного підприємства повинен містити ті ж дані, що й Статут державного підприємства, але з урахуванням особливостей, що є декілька власників майна цього підприємства, які мають право сумісно визначати умови створення діяльності реорганізації та ліквідації підприємства.

Обов'язковим атрибутом Статуту колективного підприємства є перелік причті його ліквідації та реорганізації, захищаючий права його засновників - власників майна.

В Статуті орендного підприємства відбиваються особливості діяльності орендного підприємства, пов'язаних з умовами договору про оренду, що накладає певні обмеження на господарчу діяльність.

Наприклад: договором про оренду може - заборона на використання майна, взятого в оренду, в певних цілях.

В Статуті орендного підприємства - необхідно оговорити умови та порядок створення вкладів членів його трудового колективу, порядок формування органів управління, їх порядок роботи.

Статути державних підприємств та установ затверджуються їх вищими органами (міністерствами).

Приватних - відповідними власниками.

Колективних - зборами трудових колективів.

Реєструються в обласних, міських, районних адміністраціях.

Статут орендного підприємства, ГМП, акціонерного товариства, колективного підприємства має гриф реєстрації, з вказанням реєстраційного номера, гриф затвердження зборами трудового колективу.

Для малого підприємства: гриф реєстрації рішенням ісполкому та гриф затвердження засновником.

4.2 Розпорядча документація

До розпорядчих документів відносяться накази, рішення, постанови, розпорядження.

Юридичною основою розробки документів можуть бути видання документа органами влади та управління.

Наказ - правовий акт, що видається керівником органу державного управління, директором фірми з цілях вирішення задач стратегічного та оперативного управління.

Накази розподіляються на:

1) по основній діяльності;

2) по особовому складу.

По основній діяльності - оформляються рішення керівника, пов'язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства.

Можуть бути нормативними (про затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку) та індивідуальними.

Вступає в силу з моменту його підписання, якщо строк не окреслений в тексті.

Реквізити наказу:

•   Герб, емблема, нагороди.

•   Міністерство.

•   Установа.

Підрозділ.

Код підприємства.

Код документа.

Назва.

Дата, номер.

Місце видання.

Заголовок до тексту.

Текст.

Підпис.

Візи.

Гриф погодження.

Відмітка про виконання документа.

Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

УКРАЇНА

Міністерство легкої промисловості Завод нестандартного устаткування

НАКАЗ   №106

17.10.99                                                  м. Київ Про організацію занять по підвищенню кваліфікації інженерно-технічних працівників

З    метою    підвищення    кваліфікації   інженерно-технічних працівників

НАКАЗУЮ:

1.    Організувати на заводі курси по підвищенню кваліфікації ІТП згідно програми, яка додасться, на 48 навчальних годин.

2.    Встановити день занять - вівторок, 4 години.

3.    Контроль  за  організацією  занять   покласти  на  головного       інженера   Артюхіна В. С.

Директор

Якщо є додатки - вказати кількість та кількість аркушів. Список та підписи осіб, яких стосується документ. З наказом (розпорядженням) ознайомлено.

Далі наказ реєструється у «Книзі адміністративних наказів»

(прошита, аркуші пронумеровані). Наприклад:

№	Дата	Короткий зміст	Примітки
18	20.1 1.1999р.	Про    створення    відділу маркетингових досліджень

Сквозна нумерація наказів на протязі всього року.

Дія наказі постійна (правові наслідки на протязі всього часу, поки не буде анульований компетентною особою).

Розпорядження - акт управління, що має владний характер та обов'язкову силу виконання для робітників організації.

Розпорядження поділяються на дві групи:

1. для загального тривалого користування;

2. для одинарних випадків, що стосуються конкретного питання (про передачу, перевірку, списання та ін.)

Розпорядження фіксуються в «Книзі розпоряджень».        На відмітку від наказу, дія розпорядження обмежена та не може мати правових наслідків.

Приклад;

Україна

Міністерство легкої промисловості Колективне підприємство «Чобіток»

РОЗПОРЯДЖЕННЯ № 48 20.10.99 р.

Про зміни внутрішнього розпорядку згідно з переходом на зимовий час

ПРОПОНУЮ:

1. Ввести такі особливості робочого дня:

Робочий день - з 8 години ЗО хвилин до 17 години рівно;

Перерва на обід - з 13 години до 13 години 30 хвилин.

2. Термін дії розпорядження - до 1 березня 2000 р.

3. Контроль за виконанням цього розпорядження надаю менеджеру офісу.

Директор ___________________ С. В. Кузьмук З розпорядженням ознайомлено: Менеджер офісу ________________

Завершуючим   етапом   роботи   з   проектами   розпорядчих документів є погодження та підписання.

Погодження - із зацікавленими установами, із структурними підрозділами    або    посадовими    ..............    (візування    або    гриф

погодження).

Наприклад: проект наказу, рішення, розпорядження візується тим, хто складає проект та керівником структурного підрозділу, що вносить проект, юрист-консультом.

Якщо потребується фінансове забезпечення - проект документа погоджується з фінансовими органами або службами. Погодження проводить структурний підрозділ або особа, що готувала проект розпорядчого документу. Види або гриф погодження проставляють на першому екземплярі проекту. У випадку непогодження - мотивований висновок.

Проекти розпоряджуючих документів, (постанова та рішення), обговорюються на засіданнях. Можуть вноситися доповнення та поправки.

Дороблені проекти виносяться на слідуюче засідання на затвердження. Проекти документів підготовлені представляються на підпис. Накази та розпорядження підписує керівник чи його заступник. Постанови та рішення: голова та секретар (керуючий справами) компетентного органу. Підписується 1-й екземпляр документу, що виготовлений на бланку.

Розпорядчі документи вступають у силу з моменту їх підпису чи строк вступу до сили та строк дії акту управління вказують у документі.

5 КАДРОВЕ ДІЛОВОДСТВО

5.1Вимоги до організації кадрового діловодства. Структура документації кадрів

Однією з основних частіш спеціального діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства.

Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.

Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах; 1.    Облік особового складу установи та її підрозділів.

2.    Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього.

3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву.

4.    Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах.

5.    Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів.

6.    Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення.

7.    Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання.

8.    Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу.

Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значну частішу часу забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо.

Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення раду завдань, серед яких:

чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами;

правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах;

визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження;

підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової

служби;

раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ.

Робоче місце кожного працівника кадрової служби має бути організоване таким чином, щоб розумові та фізичні зусилля спеціаліста спрямовувалися на виконання його функціональних обов'язків без будь-яких перешкод.

Робочі приміщення кадрової служби залежно від характеру робіт умовно поділяють на такі зони:

1.     управління (робочі приміщення заступника керівника установи з роботи з кадрами, начальника відділу кадрів, начальника відділу підготовки кадрів тощо);

2.     робота   з   відвідувачами   (об'єднує  зону  робочого   місця

інспектора (референта) з кадрів і зону відвідувача, обладнану необхідним набором меблів);

3.     роботи з документами (тут знаходяться робочі місця більшості співробітників кадрової служби, обладнані всім необхідним для одержання інформації, її обробки, зберігання та видачі документів та матеріалів);

4.     очікування (тут відвідувачі чекають прийому і одночасно можуть отримати первинну інформацію про підприємство, в разі необхідності заповнити формуляри кадрових документів);

5.     зберігання документів (тут зберігаються картотеки, особові

справи та трудові книжки працівників, звіти про стан роботи з

кадрами тощо).

Як свідчать розрахунки, оптимальний розмір приміщень кадрової служби на підприємстві з кількістю працюючих до 2,5 тис. чоловік становить близько 150 кв. метрів.

Умови праці - це сукупність факторів виробничого середовища, що впливають на здоров'я та працездатність людини у процесі праці. Це передусім санітарно-гігієнічні умови (освітлення, тиша, температура, вологість) та комплект меблів і засобів оргтехніки для робочих місць (письмові столи, столи-приставки для персональних ЕОМ, крісла, картотека, канцелярські предмети, телефонні апарати, факс, ксерокс тощо).

Обладнання робочих місць співробітників кадрової служби має здійснюватися відповідно до посадових категорій та інструкцій. Рекомендується врахувати такі вимоги:

1.     Встановлювати меблі, обладнання, полиці для документів так, щоб ними можна було зручно користуватись.

2.     Розташовувати  предмети  та  засоби  праці  з  урахуванням

виконуваних операцій.

3.     Матеріали, котрі не потребують термінової обробки, зберігати у спеціальних папках. Якщо документи потребують подальшої обробки, складати їх у місця, доступні іншим співробітникам.

4.     Засоби малої оргтехніки варто розташовувати у визначених місцях, щоб добитись автоматизму рухів. Матеріали, котрі постійно використовуються, розміщувати так, щоб їх можна було легко знайти.

5.     Для швидкого та безпомилкового знаходження документів використовувати швидкозшивачі різних кольорів.

Використання спеціальних меблів відіграє важливу роль у поліпшенні робочих місць працівників діловодства, сприяє підвищенню продуктивності їх праці.

Для роботи інспектора відділу кадрів необхідних письмовий стіл. Звичайно використовують двотумбові столи 78 см заввишки та розмірами поверхні 78x156 см. Бокові тумби можуть бути обладнані пристосуванням для зберігання картотеки. Робочий стіл мусить бути обладнаний необхідними засобами оргтехніки. У верхньому лівому ящику столу повинна знаходитись касета з клейкою стрічкою, зшивач, пристрій для дрібних канцелярських предметів. У правому верхньому ящику можна розмістити реєстраційну чи контрольну картотеку.

Для того, щоб правильно і вчасно прийняти рішення з будь-якого питання керівнику установи необхідно володіти інформацією про стан особового складу та рух кадрів. Чітка організація обліку особового складу є необхідною передумовою успішної аналітичної і оперативної роботи з кадрами.

Облік кадрів ведеться на всіх підприємствах, в установах,

організаціях усіх форм власності, які мають право самостійно здійснювати прийняття та звільнення працівників. Обліку підлягають працівники усіх категорій незалежно від характеру роботи чи посади.

Безпосередньо організація обліку кадрів покладається на відділ кадрів, інспектора з кадрів, персонал-менеджера, секретаря чи іншого співробітника, який призначається наказом керівника чи власника підприємства, установи, організації залежно від кількості особового складу.

Облік кадрів має забезпечувати достовірні відомості:

про кількість працівників за категоріями, професіями, кваліфікацією, освітою, стажем роботи, статтю, віком та іншими ознаками;

про зміну кількості і складу працівників в установі у цілому та її підрозділах, а також про причини цих змін;

про стан роботи з підвищення кваліфікації, підготовки та перепідготовки кадрів за фахом та категоріями;

про кількісний та якісний склад кадрів, просування молодих працівників;

про стан підготовки та стажування осіб, зарахованих до резерву, тощо.

Можливість одержання згаданих та інших даних про особовий склад забезпечується веденням кадровою службою відповідної документації.

Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з

установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя.

У документації з особового складу відображується діяльність установи з гопань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомога.

Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію.

Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження.

Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути оставлені зразково.

Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

особисті та особові документи працівників;

організаційно-розпорядча документація; первинна облікова кадрова документація. До   групи   особистих  документів   працівників   відносяться

паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо.

Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо.

Типова технологічна схема обробки кадрової документації -стадії: документування трудових правовідносин; ведення особових справ та трудових книжок; ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

Організашйно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві: організаційні (положення, інструкції, правила, статути); розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали); довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна

реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів.

Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи.

Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи.

Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).