2.6. Особенности управления организационными проектами

Проект имеет ряд свойств, о которых целесообразно помнить, так как это помогает методически правильно организовать работу по его реализации:

- проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;

- состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации и развития, в нем могут появляться новые элементы (объекты) и из его состава могут удаляться некоторые элементы;

- проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы, при этом между выделяемыми элементами должны определяться и поддерживаться определенные связи.

Любой проект внедряется в реально существующую внешнюю среду: на входе проект черпает из нее ресурсы для создания продукции или оказания услуг; а на выходе среда принимает результаты проектной деятельности. Для успеха проекта нужно учитывать его взаимодействие с внешней средой, что осуществляется комплексной экспертизой проекта – системного, взаимосвязанного исследования внутренней и внешней среды жизни проекта.

По мнению Ханс-Д. Литке и Илонка Кунова, настоящий проект отличает, прежде всего, пять вещей, и именно их руководители проекта не должны упускать из виду, решая свои задачи.

Проекты комплекс ны по своей сути.

Задачи проекта решаются, как правило, командой.

Пути решения часто не вполне очевидны и планируемы заранее.

Проекты лежат за пределами привычной профессиональной деятельности.

Проекты, как правило, затратоемки, при этом результат нередко бывает непредсказуемым.

Спроектировать достаточно эффективную структуру управления – значит, определить такое соотношение ее организационных элементов, при котором наиболее оперативно и своевременно выполняются требования объекта управления, а также обеспечивается плодотворное взаимодействие с внешним окружением.

2.7. Ключевые концепции

Общие подходы к управлению проектами являются интуитивно понятными, так как в их основу положены структурированные здравый смысл и опыт. Проект надо начать с постановки и согласования цели, спланировать путь её достижения, выполнить предусмотренные работы, и успешно закончить проект, достигнув цели, как было запланировано. Сложности возникают практически всегда – в реальной жизни редко удается реалистично запланировать уникальную деятельность или выполнить работы так, как было запланировано. Общий подход к минимизации и избежанию типовых проблем реализации проектов и программ заключается в организации более формализованной системы управления, учитывающей интересы различных участников проекта (в первую очередь Заказчика), с четко определенной организационной структурой и согласованными процедурами управления. В качестве основных принципов управления реализацией проектов (особенно крупных) и программ развития называют следующие:

Разработка единого, структурированного представления проекта и четкое описание его основных элементов;

Построение команды и адекватной организационной структуры управления проектом, соответствующей структуре проекта и условиям его реализации;

Обеспечение функционирования процессов управления проектом, взаимодействия участников.

Разработка единого, структурированного представления проекта и четкое описание его основных элементов.

Представление результатов и работ проекта в структурированном виде (в виде иерархически декомпозированного на составные части (элементы, модули) объекта), необходимые и доста точные для эффективного осуществления процесса управления проектом в интересах различных участников проекта, является основой профессиональных методов управления проектами. Разработка структурированного представления проекта необходима для обеспечения согласованного понимания всеми участниками целей, масштаба, объемов работ, промежуточных и конечных результатов, обоснованного выделения ресурсов и распределения ответственности, организации процессов планирования и контроля осуществления проекта. Наиболее важными видами структурных представлений проекта являются:

Дерево целей и результатов;

Структурная модель проекта по фазам жизненного цикла;

Структурная декомпозиция работ проекта;

Организационная структура проекта;

Матрица распределения ответственности и распределения работ по исполнителям;

Сетевая модель последовательности выполнения работ проекта;

Дерево ресурсов, дерево стоимости;

Структурная декомпозиция контрактов по работам проекта;

Структура и описание рисков проекта.

Принятая структура проекта и образует основу системы управления, на базе которой обеспечивается взаимодействие всех участников проекта, регламентируется принятие управленческих решений и ведется документирование. Основными документами, обеспечивающими реализацию данного, принципа я вляются: Устав/паспорт проекта, Структурированная модель проекта, План проекта.

Построение команды и адекватной организационной структуры управления проектом, соответствующей структуре проекта и условиям его реализации. Сила проектной концепции управления заключается в делегировании власти и возложении ответственности за достижение целей на определенных исполнителях – руководителе проекта и членах команды управления. Проблема заключается в сложности создания эффективной временной системы управления, которая должна функционировать совместно с постоянными системами управления в организациях, участвующих в реализации проекта. Интеграция участников, позволяющая объединить различные интересы, действия и результаты для достижения целей программы, рассматривается как одна из ключевых функций руководителя проекта. Основной задачей руководителя проекта является создание организационной структуры, обеспечивающей баланс ответственности, полномочий и реальной власти основных участников проекта. Причем, если полномочия команды управления проектом обеспечиваются разработкой и принятием нормативно-регламентных документов, то для фактической реализации властных полномочий необходимо создание функционирующей системы, опирающейся на управленческие процедуры, систему отчетности и контроля, квалифицированных исполнителей. Основными документами, обеспечивающими реализацию данного принципа: Устав/паспорт проекта, Положения об организационной структуре управления проектами, Положения об ответственности и функциональных обязанностях участников в рамках реализации проектов, Приказы. Обеспечение функционирования процессов управления проектом, взаимодействия участников. Для реализации властных полномочий должны быть определены конкретные и понятные процедуры, обеспечивающие подготовку, согласование, утверждение и реализацию управленческих решений по основным контурам управления:

Управление целями, составом работ и календарное планирование;

Управление договорами и поставками;

Управление документооборотом и коммуникациями;

Управление кадрами и другие.

В рамках основных процессов управления должны быть определены процедуры отчетности, управления изменениями, качеством, рисками. Неформализованный подход к управлению оправдывает себя лишь для очень простых, понятных, коротких проектов. Однако опасна и другая крайность – чрезмерная формализация взаимоотношений между участниками проекта. Основными инструментами, обеспечивающими реализацию данного принципа, являются: Описание типовых процессов управления проектами на уровне компании (Корпоративный стандарт) и на уровне конкретных проектов, типовые формы документов и отчетов, другие документы.