Раздел 3
ПРИНЦИПЫ ОРГАНИЗАЦИИ
13. ПРИНЦИПЫ СТАТИЧЕСКОЙ И ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЙ
13.1. Статическая и динамическая группы этапов ЖЦК
13.2. Статическая и динамическая организации
13.3. Принцип приоритета цели
13.4. Принцип приоритета функций над структурой
13.5. Принцип приоритета субъекта управления
над объектом
13.6. Принцип соответствия между поставленными
целями и выделенными ресурсами
13.7. Принцип соответствия распорядительства
и подчинения
13.8. Принцип соответствия эффективности
производства и экономичности
13.9. Принцип оптимального сочетания централизации
и децентрализации производства и управления
13.10. Принцип прямоточности
13.11. Принцип ритмичности
13.12. Принцип пропорциональности
13.13. Принцип синхронизации (системный принцип)
13. ПРИНЦИПЫ СТАТИЧЕСКОЙ И ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЙ
13.1. СТАТИЧЕСКАЯ И ДИНАМИЧЕСКАЯ ГРУППЫ ЭТАПОВ ЖЦК
Любая компания проходит часть или все этапы жизненного цикла (ЖЦК). Этапы ЖЦК можно объединить в две группы: статическую и динамическую.
Статическая группа включает пороги нечувствительности и ликвидации (утилизации). Эти этапы характеризуются решением внутренних проблем в компании, при этом внутренние и внешние отношения рассматриваются в отдельности. Это плодотворный метод при подготовке документов для регистрации компании, ее подготовки к деятельности, преобразованию или ликвидации.
Динамическая группа включает внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Эти этапы характеризуются решением внешних и внутренних проблем компании во взаимосвязи.
Компания, находящаяся в соответствующей группе, называется статической или динамической организацией.
13.2. СТАТИЧЕСКАЯ И ДИНАМИЧЕСКАЯ ОРГАНИЗАЦИИ
Статическая — это пространственная организация, ею определяется состав связей между частями, образующими целое, состав самих частей, их размещение и взаимное расположение. Ее атрибутивными элементами выступают структура, спецификация (перечень, список), площадь (габариты), коммуникация. Статическая организация устанавливает строение системы.
Динамическая — это временная организация, ею определяется последовательность реализации связей между частями целого, их распределение во времени. Ее атрибутивным элементом выступает действие (операция), правило его выполнения, а целым, в отличие от статической организации, является не система, а процесс. Поэтому и частями здесь являются временные отрезки (фазы, стадии, этапы и т.п.), на которые расчленяется процесс.
Элементы статической организации более устойчивы, чем элементы динамической. Но статическая организация не есть нечто «законсервированное», абсолютно неизменное, ее элементы также могут претерпевать изменения, но гораздо реже и на значительном временном интервале. Соотношение между статикой и динамикой организации примерно такое же, как и между анатомией и физиологией в организме.
В каждой группе имеется приоритет действующих объективных законов организации (табл. 4).
Таблица 4
ПРИОРИТЕТ ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ В ЗАВИСИМОСТИ ОТ ГРУППЫ ЭТАПОВ
Наименование группы |
Наименование законов организации |
Статическое состояние (этапы Э1 и Э8ЖЦК) |
Закон синергии Закон композиции-пропорциональности Закон информированности-упорядоченности Закон самосохранения Закон единства анализа и синтеза |
Динамическое состояние (этапы 32, ЭЗ, 34, Э5, Э6 и Э7 ЖЦК) |
Закон развития Закон информированности-упорядоченности Закон композиции-пропорциональности |
Специалисты консультационных фирм предпочитают работать с компаниями, находящимися в статическом состоянии. В динамическом состоянии совершенствовать деятельность компании несоизмеримо труднее, а руководителям приходится работать в компании именно в динамическом состоянии.
Выйти в статическое состояние можно из любого этапа ЖЦК двумя путями:
• постепенным накоплением продукции на складе для компенсации временного свертывания его производства для сокращения, наращивания или реструктуризации производства. При этом не будет потери рынка продаж;
* свернуть производство старой продукции и провести сокращение, наращивание или реструктуризацию производства с целью выпуска продукции, более полно удовлетворяющей потребности и интересы покупателей (стратегия «late mover»), или инновационной (пионерной) продукции (стратегия «first mover»). Принципы статического состояния организации входят
в состав механизма реализации законов организации (объективных) и законов для организаций (субъективных).
13.3. ПРИНЦИП ПРИОРИТЕТА ЦЕЛИ
«В системе «цель—задача—функция—структура—персонал» наивысший приоритет должна иметь цель, затем задача и далее функция, структура и персонал».
При создании, сокращении, объединении, реструктуризации или ликвидации компании наиболее* хорошо должна быть разработана цель. Общая цель должна быть представлена более мелкими целями по областям деятельности (экономическими, организационными, технологическими и т.д.) или по видам выпускаемой продукции (услуг, товаров, информации). Каждая цель полученного набора должна быть конкретизирована в виде задач с указанием объемов, сроков, ресурсов и т.п. Для решения набора задач формируются функции управления и производства с указанием трудоемкости, сложности и схожести. На их базе создается организационная структура наиболее приемлемого вида. Полученная структура является основанием для формирования контингента работников компании.
13.4. ПРИНЦИП ПРИОРИТЕТА ФУНКЦИЙ НАД СТРУКТУРОЙ
«При создании компаний в системе «функция—структура» наивысший приоритет должны иметь функции».
Компанию можно создать двумя методами.
По первому методу руководитель может полностью скопировать структуру какой-либо однотипной образцовой, на его взгляд, компании с набором уже выполняемых функций — это метод «бенчмаркинг».
По второму методу руководитель должен сначала сформировать полный набор необходимых функций и затем по этому набору создавать организационную структуру. Этот вариант может учесть текущие, а не прошлые потребности в наборе функций.
Большинство учредителей компании предпочитают копировать существующие структуры. Результаты такого:! облегчения проявляются достаточно быстро и весьма негативно. Время, потраченное на освоение чужой структуры, существенно увеличивает разрыв в уровнях развития компаний: в это время другие компании уже разрабаты-вают и реализовывают новые, более совершенные технологии.
13.5. ПРИНЦИП ПРИОРИТЕТА СУБЪЕКТА УПРАВЛЕНИЯ НАД ОБЪЕКТОМ
«При создании компании или структурного подразделения приоритет должен отдаваться руководителю относительно будущих работников».
Особое внимание должно уделяться руководителям, их личностным и профессиональным характеристикам. На стадии создания компании должны быть заложены основы комфортной работы. В этом случае хорошо работает система номенклатурного назначения (табл. 5), т.е. приглашение на управленческую должность людей, ранее работавших с собственниками организации, либо по рекомендации.
Таблица 5
ОСОБЕННОСТИ НОМЕНКЛАТУРНЫХ НАЗНАЧЕНИЙ
Положительные аспекты |
Отрицательные аспекты |
1. Сохранение профессионализма в управленческом труде. 2. При перемещениях человек имеет больше возможности найти интересную работу. 3. Появляются новые идеи управления и кадры. 4. При назначении на новую должность человек всегда испытывает прилив энергии. 5. Расширяются связи за счет новых контактов. 6. Быстрое освобождение очередного руководящего поста для продвижения кадров. |
1. Механистический подход к человеку (без учета личных качеств). 2. Надежда на слабую ответственность. 3. Слабый профессиональный уровень на начальном этапе работы. |
Обычно новое подразделение или компания создаются с целью удовлетворения каких-то важных потребностей или интересов. Вначале подбирается руководитель пли специалист, который может профессионально реализовать поставленную цель. А затем новый руководитель или специалист подбирает команду, которая по профессиональным и личностным качествам может вместе с ним эффективно работать над конкретными задачами.
13.6. ПРИНЦИП СООТВЕТСТВИЯ МЕЖДУ ПОСТАВЛЕННЫМИ ЦЕЛЯМИ И ВЫДЕЛЕННЫМИ РЕСУРСАМИ
«Каждой цели должен соответствовать набор материальных, финансовых и человеческих ресурсов, призванных обеспечить выполнение набора задач».
13.7. ПРИНЦИП СООТВЕТСТВИЯ РАСПОРЯДИТЕЛЬСТВА И ПОДЧИНЕНИЯ
«У каждого работника должен быть только один линейный руководитель и любое количество функциональных».
У президента акционерного общества открытого типа линейным руководителем является собрание акционеров, которое может снять его с должности, однако решить вопрос о снятии с должности человека, находящегося на более низкой ступени управления, собрание должно поручить президенту.
13.8. ПРИНЦИП СООТВЕТСТВИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОИЗВОДСТВАИ экономичности
«Для каждой организации должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами».
Приоритет в большинстве случаев принадлежит эффективности. Так, увеличение эффективности всегда5 связано с увеличением качества изделий, а это в свою очередь приводит к увеличению затрат, и это оправдано.
13.9. ПРИНЦИП ОПТИМАЛЬНОГО СОЧЕТАНИЯ ЦЕНТРАЛИЗАЦИИ И ДЕЦЕНТРАЛИЗАЦИИ ПРОИЗВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ
«Для каждой организации должно быть найдено наилучшее соотношение между объемом линейных, функ- ; циональных и патронажных связей управления организа- 4 цией».
Очень маленькие и очень большие организации работают менее эффективно, чем их промежуточные аналоги. Многие организации постепенно превращаются в монстров с нарастающими трудностями производства и управления: снижением спроса на товары, ростом незапланированных увольнений персонала, ростом затрат на аппарат управления. Вовремя произвести объединение или разъединение организаций на филиалы — это важная задача руководителей.
13.10. ПРИНЦИП ПРЯМОТОЧНОСТИ
«Производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути с минимальным количеством вспомогательных операций».
13.11. ПРИНЦИП ритмичности
«Производственные и информационные процессы должны идти равномерно по заранее заданным временным интервалам».
13.12. ПРИНЦИП ПРОПОРЦИОНАЛЬНОСТИ
«Производственные и информационные процессы должны идти по графику, чтобы не было простоев и затоваривания».
13.13. ПРИНЦИП СИНХРОНИЗАЦИИ (СИСТЕМНЫЙ ПРИНЦИП)
«Среди производственных и информационных процессов необходимо выделить постоянно или временно центр синхронизации, под который должна подстраиваться работа других подразделений».
14. ПРИНЦИПЫ И СВОЙСТВА ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
14.1. Принципы процесса управления динамической организацией
14.2. Свойства процесса управления динамической организацией
14.3. Принципы построения процесса управления
14. ПРИНЦИПЫ И СВОЙСТВА ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
14.1. ПРИНЦИПЫ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
Динамическая группа включает следующие этапы: внедрение, рост, зрелость, насыщение, спад и крах. Организацию, находящуюся в динамической группе, называют динамической организацией. В такой организации преобладают координирующие действия. Динамическая организация; должна представлять собой упорядоченный процесс на базе следующих принципов: принцип приоритета персонала, принцип приоритета структур над функциями и принцип приоритета объекта управления над субъектом.
Принцип приоритета персонала: «В системе «цель—за-дача—функция—структура—персонал» наивысший при-] оритет должен иметь персонал, затем структура, функция, | задача и цели».
При функционировании компании главное внимание! должно уделяться вопросам, связанным с управлением] персоналом, стимулированием их деятельности. Человек; является основным производителем прибавочного продукта. Поэтому следует формировать структуру, функции, задачи н цели, приемлемые именно для него. В случае возникновения проблем с персоналом необходимо корректировать цели компании, набор конкретных задач, набор функций с возможным изменением организационной структуры.
Принцип приоритета структур над функциями в действу-) ющих организациях: «В реально действующих организациях со временем отлаживаются взаимосвязи между элементами структуры, лишние постепенно отмирают, а недостающие постепенно появляются».
Создается уникальная для каждой организации аура взаимодействия. Для сохранения этой ауры имеется очень небольшой диапазон изменения структур: ликвидация.
расширение или создание отдельных звеньев, увольнение или прием отдельных людей при сокращении или увеличении выполняемых функций. При превышении этого диапазона организация может не справиться с новыми функциями.
Принцип приоритета объекта управления над субъектом для действующих организаций: «Руководители и главные специалисты организации должны подбираться под конкретные структурные подразделения с учетом их совместимости».
Например, если главный бухгалтер организации ушел на пенсию, коллектив бухгалтерии вправе рассчитывать, что новый руководитель будет не хуже прежнего. Поэтому задача руководства — поиск адекватной замены либо из состава бухгалтерии, либо со стороны.
14.2. СВОЙСТВА ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ДИНАМИЧЕСКОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
Динамическая организация зависит от структуры процесса управления. Процесс (рис. 16) отражает количественные и качественные изменения объекта управления на всех его фазах, этапах и стадиях. Если изменений нет, то нет и самого процесса.
Цель
Ситуация
Проблема
Решение
Рис. 16, Упрощенная схема процесса
Каждый этап процесса состоит из набора процедур и операций. Набор процедур для всех этапов одинаков и включает: разработку, согласование, утверждение, организацию и принятие решений. Каждая процедура включает следующий набор операций: определение, формулировка, разработка вариантов, накопление, хранение, обработка, анализ и оценка, разработка средств реализации и др.
В зависимости от построения, выбора того или иного сочетания процедур и операций процесс управления может получить следующие свойства: устойчивость или из-: менчивость, непрерывность или дискретность, цикличность или однократность. Каждое свойство процесса имеет сферу эффективного приложения. Рассмотрим реализацию каждого свойства процесса.
Устойчивость: при возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме. Этот процесс связан с созданием некоторого запаса (резерва), компенсирующего возможные отклонения при корректировке цели, изменении ситуации или изменении варианта решения. Так, при неожиданных поломках оборудования или увеличении объема заказа можно подключить резервные мощности и резерв функций: специалистов.
Изменчивость: при возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс будет протекать по новой схеме. Это процесс по схемам запасных вариантов! при заранее предусмотренных параметрах возмущающих воздействий. В этом случае руководитель должен иметь набор инструкций с грифом «вскрыть в случае...». Если возмущающие воздействия — непредвиденные, то про-цесс может пойти по непредсказуемой схеме с большими затратами всех ресурсов.
Непрерывность: при возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме, путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых на всех этапах одновременно. Этот процесс связан с эволюционными (постепенными) изменениями в выполнении операций на каждом этапе.
Дискретность: при.возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает, по сложившейся схеме путем постепенного изменения (увеличения или уменьшения) объема работ, выполняемых полностью' последовательно на каждом этапе: сначала на одном, затем на другом и т.д.
Этот процесс связан с постепенным наращиванием или ослаблением до заданного конечного состояния одного этапа (начинают обычно с цели), а затем переходят к следующему этапу и т.д.
Цикличность: при возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме, путем многократного (циклического) прохождения по всем этапам процесса до выполнения поставленного условия, например, достижения стабилизации, выхода на заданный уровень качества продукции, полного перехода на выпуск нового изделия. Этот процесс связан с постоянной коррекцией выполняемых операций в зависимости от промежуточных результатов.
Однократность: при возникновении возмущающих воздействий на любом этапе процесс протекает по сложившейся схеме путем однократного прохождения по всем этапам процесса и достижения поставленной цели. Этот процесс связан с высоким профессионализмом руководителя и наличием благоприятных условий для выполнения цели.
14.3. ПРИНЦИПЫ ПОСТРОЕНИЯ ПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ
Для того чтобы динамическая организация представляла собой упорядоченный процесс, базирующийся на известных принципах и учитывающий известные его свойства, процесс управления динамической организацией надо строить на следующих принципах:
• Процесс должен быть направлен на достижение целей, а не на устранение возмущающих воздействий.
* При выявлении проблемы необходимо учитывать как можно больше управляемых и неуправляемых факторов, влияющих на процесс.
• Следует максимально сокращать влияние субъективного фактора на процесс.
* Процесс должен обеспечиваться оптимальной информационной средой.
• Процедуры и операции каждого этапа процесса должны быть обоснованы (согласованы, утверждены и т.д.).
• Обеспечение соответствия свойств процесса техническим и организационным ресурсам организации.
15. ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
15.1. Понятие рационализации. Эффективность
15.2. Цели, типовые процессы и технология рационализации
15.3. Принципы рационализации. Принцип последовательного подключения
15.4. Принцип всесторонности входной информации
15.5. Принцип всесторонности рекомендаций по рационализации компании
15.6. Принцип внутренней рационализации
15. ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
15.1. ПОНЯТИЕ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ. ЭФФЕКТИВНОСТЬ
Рационализация — это эффективный прием прогрессивных изменений в организации. Изменения в компаниях являются объективным процессом и регулируются законом единства анализа и синтеза. Для определения необходимости в проведении изменений используют соотношение значений трех показателей эффективности: Эф, Эр, Эп:
* Эф — фактическое значение экономической эффективности деятельности компании при существующих' ресурсах и ограничениях;
* Э» — расчетное значение экономической эффективности деятельности компании при планируемых ресурсах и ограничениях;
* Эп — потенциальное значение экономической эффективности деятельности компании при свободных ресурсах и отсутствии ограничений.
Если Эф ~ Эр = Эп, то руководители компании могут не думать об изменениях в деятельности. Во всех других случаях такие изменения необходимы.
15.2. ЦЕЛИ, ТИПОВЫЕ ПРОЦЕССЫ И ТЕХНОЛОГИЯ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
Целью рационализации является повышение эффективности организации бизнес-процессов, которое должно . обеспечить;
* устойчивость развития компании;
* получение преимущества в конкуренции;
* увеличение прибыли на инвестированный капитал;
* достижение социальной гармонии в коллективе. Типовой процесс рационализации включает четыре этапа:
* формирование цели;
* анализ существующей ситуации;
* выявление проблем;
* разработка конкретных мероприятий по уменьшению проблем до приемлемого уровня.
Технология процесса рационализации имеет следующий вид:
* руководство компании само или совместно с привлеченными специалистами формирует общие соображения о перспективах спроса, о производстве новой продукции, рынках сбыта;
* осуществляется эскизная разработка маркетингового, конструкторского и технологического проекта;
* производится согласование проектов с будущими конкретными исполнителями маркетинговой, конструкторской и технологической части проекта, согласование с дилерами продукции для продвижения ее на рынке;
* разрабатываются конкретные решения, и проводятся операции, связанные с паблик-рилейшнз;
* корректируются все документы, производится их визирование (каждый причастный к работе ставит свою подпись о согласии), и осуществляется окончательное согласование;
* все документы собираются в один файл (папку, сейф, место и т.д.), затем их либо направляют в работу, либо кладут в сейф до лучших времен.
15.3. ПРИНЦИПЫ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ. ПРИНЦИП , ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОГО ПОДКЛЮЧЕНИЯ
«Процесс преобразований должен осуществляться по следующему алгоритму:
* начало рационализации поручают специалисту с сенсуальной организацией мышления для формирования идей преобразований в компании;
* исходя из идеи преобразований, специалисту с иррациональной организацией мышления поручают раз-: работать основные принципы преобразований;
* непосредственное проектирование и осуществление преобразований поручают специалистам с рациональной организацией мышления».
Сенсуализм — это познание реальности только через субъективное восприятие, чувство и ощущение (сенсорика). Человек с таким типом мышления воспринимает только то, что вызывает в нем какие-то реакции (положи-] тельные или отрицательные). Работник с сенсуальным' мышлением может интуитивно определить неэффектив-! ность элементов компании или их связей.
Иррационализм — это познание реальности через вне-; мыслительные аспекты духовной жизни человека: волю (волюнтаризм), интуицию, инстинкт, воображение, озарение. Человек с таким типом мышления постоянно сомневается в правильности принятых им решений и возможных результатах — в его сознании борются два направления: разумное и чувственное.
Рационализм — это признание разума и логики основой познания и поведения людей. Человек с рациональным типом мышления стремится к усовершенствованию, формированию более целесообразной организации (например, производства), разработке решений по ранее разработанным алгоритмам, правилам или законам.
15.4. ПРИНЦИП ВСЕСТОРОННОСТИ входной ИНФОРМАЦИИ
«Информация, поступающая от объекта рационализации, должна отражать сведения о ключевых элементах состояния и деятельности компании».
Обычно объектом преобразований является не вся компания, а отдельные ее подразделения. Поэтому компания старается дать специалистам по преобразованиям только ту информацию, которая касается конкретного подразделения, а по другим — она дается неохотно. В этом случае трудно оценить влияние других подразделений на
преобразуемое, а результаты локальных преобразований обычно незначительны.
Консультационные фирмы, производящие программные продукты для систем поддержки решений (корпорация «Галактика», корпорация «Парус», и др.), разработали перечень необходимых документов, которые должен предоставить клиент для обсуждения вопроса о требуемых изменениях. В перечень входят общие сведения о компании, описание документооборота, сведения финансово-экономического характера, сведения о кадровой политике и системе повышения квалификации персонала, сведения об используемых информационных технологиях.
15.5. ПРИНЦИП ВСЕСТОРОННОСТИ РЕКОМЕНДАЦИЙ ПО РАЦИОНАЛИЗАЦИИ КОМПАНИИ
«Рекомендации, выдаваемые компании по рационализации ее деятельности и состояния, должны затрагивать не только непосредственные объекты рационализации, но и объекты, соприкасающиеся с ними прямо или косвенно».
На базе исходной информации, отражающей реальное положение компании, проводится работа по рационализации ее деятельности. Результатом этой работы является разработка решений (рекомендаций) в форме набора проектов, направленных на совершенствование деятельности компании. Руководитель компании может по-разному воспользоваться набором разработанных проектов:
* пригласить авторов проектов для практической реализации рекомендаций;
* реализовать эти рекомендации самостоятельно;
* оставить внедрение рекомендаций на будущее. Среди перечня проектов выделяют основной и вспомогательный набор.
К основному набору проектов относятся: стратегия развития организации и создание комплексной системы управления, корректировка системы должностных инструкций, правил и положений о подразделениях компании, совершенствование управления финансами и биз нес-плана, ассортиментная политика и задачи службы маркетинга, возможности организации для создания СП или смешанных обществ за рубежом.
К вспомогательному набору проектов относятся: сокращение затрат, улучшение мотивации персонала, реорганизация системы повышения квалификации персонала, снижение сверхнормативных запасов, оптимизация потребления организацией энергоресурсов.
15.6. ПРИНЦИП ВНУТРЕННЕЙ РАЦИОНАЛИЗАЦИИ
«Руководство компании должно стимулировать потребности и интересы работников к рационализации».
Потребности человека в информации и знаниях, самовыражении и самопроявлении, в творческом труде внутренне стимулируют интерес работников к рационализации — это необходимое условие. Достаточными условиями являются действия руководителей по профессиональной организации такого процесса.
Творческий подход к рационализации можно стимулировать активизирующими методами:
* методом конференции идей;
* методом мозговой атаки;
* теоретико-игровым методом;
* методом наставничества;
* методом работы с консультантами;
* методом поиска идеи, противоположной общепринятой, очевидной;
* методом эмпатии.
16. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
16.1. Механизмы функционирования организационных систем
16.2. Принципы последовательности и параллельности
16.3. Механизм проектирования организационных систем
16.4. Стадии и этапы создания организационных систем
16. ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ
СИСТЕМ
16.1. МЕХАНИЗМЫ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Организационные системы (ОС) — это единичные и групповые формы организаций юридических лиц, подразделения юридических лиц, организации без образования юридического лица и неформальные организации.
Организационные системы представляет совокупность двух частей:
* механизма внутреннего функционирования и
* механизма отношений с внешней средой. Механизм внутреннего функционирования ОС включает
элементы, необходимые для управленческой и производственной деятельности, в том числе: функциональные и организационные структуры, положения об отделах и службах, должностные инструкции, производственное оборудование, компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи и систему документооборота.
Механизм отношений ОС с внешней средой включает все элементы, необходимые для формирования благоприятного делового поля внешних отношений компании, в том числе законодательные акты, договоренности, контракты, соглашения и др. ОС можно представить себе как работающую компанию, гармонично вписавшуюся во внешнюю среду.
16.2. ПРИНЦИПЫ ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТИ И ПАРАЛЛЕЛЬНОСТИ
В практической деятельности ОС используются два принципа использования механизма внутреннего функционирования и механизма отношений с внешней средой: принципы последовательности и параллельности.
Принцип последовательности. «Для действующих компаний корректировка механизма внутреннего функционирования должна идти после осознания тенденций изменения механизма отношений с внешней средой».
Изменение механизма отношений компании с внешней средой может носить устойчивый и неустойчивый характер. При установлении тенденций устойчивых изменений механизм внутреннего функционирования ком пании должен оперативно корректироваться в допустимом диапазоне. В случае неустойчивого характера изменений параметров внешней среды необходимо либо подождать некоторое время, либо использовать экономико-математические методы для их анализа, например, методы аппроксимации, массового обслуживания и др.
Принцип параллельности. «Для новых компаний необходимо проектировать механизм внутреннего функционирования и механизм отношений с внешней средой одновременно».
16.3. МЕХАНИЗМ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Создание компаний может носить разрешительный или заявительный характер. При разрешительном характере создания компаний главную роль при регистрации товариществ или обществ играет государственный орган. Он осуществляет жесткий контроль за соблюдением им же установленных правил, ограничений, сроков. Регистрация компаний может длиться довольно долго, а в отдельных случаях в ней могут отказать. Еще труднее реализовать процесс ликвидации компании.
При заявительном характере главную роль играет желание гражданина или организации создать новую коня панию или реорганизовать старую. Регистрационные го-1 сударствеиные органы лишь фиксируют определенный набор документов. В РФ существует разрешительный характер создания компаний.
Успешная регистрация компании еще не гарантирует успешной ее деятельности. Необходимо предварительно рассчитать основные параметры будущей организации, определить ее место в местном, региональном или мировом разделении труда, чтобы потом не пришлось тратить I значительное время и большие финансовые ресурсы на исправление допущенных ошибок.
Разработка ОС — это многоплановый процесс с участием специалистов по управленческим и технологическим вопросам, по системотехнике и информации, по финансам и экономике, по юридическим вопросам, маркетингу и др.
16.4. СТАДИИ И ЭТАПЫ СОЗДАНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СИСТЕМ
Процесс создания ОС включает три стадии:
• Предпроектная. Проведение научно-исследовательских работ (НИР), разработка технико-экономического обоснования (ТЭО) и технического задания (ТЗ) на создание ОС.
• Проектирование. Разработка технического и рабочего проекта с включением современных информационных технологий.
• Ввод в эксплуатацию. Выполнение монтажно-наладоч-ных работ, опытная эксплуатация и приемо-сдаточные испытания ОС.
Проектирование и практическое воплощение организационных систем основаны на использовании законов и принципов организации. В состав этих мероприятий входят организационные, технологические, экономические, финансовые, правовые и другие действия.
Этапы создания компании: формирование состава учредителей; разработка, оформление и подача учредитель-пых документов; получение свидетельства о регистрации; заказ и изготовление печати; открытие накопительного счета; получение кодов статистики; постановка на налоговый учет; регистрация в Фонде социального страхования, Пенсионном фонде, в Фонде обязательного медицинского страхования (МГФОМС); открытие расчетного счета.
Все компании должны иметь производственно-технический паспорт, показатели которого периодически корректируются.