Глава 2. Организация работы на выставке

2.1. Как подготовиться к участию в выставке

Выставки – это во многом элемент имиджевой политики. Но конечной целью участия в любой выставке является увеличение объема заказов и сбыта реализуемой продукции. Чтобы добиться эффекта от выставки - получить максимально возможное количество заказов, необходимо тщательно спланировать свою работу:

1. До выставки;

2. Во время выставки;

3. После выставки (закрепление связей и развитие отношений с новыми клиентами и партнерами).

Работа «До выставки»

Одним из самых важных этапов подготовки к выставке является ее выбор. Стоит выбрать выставку, которая сможет решить поставленные перед ней задачи. Можно ответить на следующий вопрос: «почему компания должна принимать участие в данной выставке, и как это в итоге будет способствовать увеличению сбыта ее продукции?»

Центральными вопросами, связанными с выбором выставки, являются вопросы определения качества и количества аудитории, которую может предоставить та или иная выставка. Стоит понять, сколько человек из нужной целевой аудитории посещает выставку.

В процессе подготовки к выставке обычно участвует высший менеджмент организации, руководители отделов маркетинга, продаж, развития и т.д. Как правило, в компании назначается ответственное лицо, которое будет координировать подготовку к выставке и работу на ней - от выбора формы участия в выставке до анализа эффективности работы на ней.

Минимальный срок подготовки к выставке должен составлять три - четыре месяца. Классическим считается начало подготовки к выставке за полгода.

В план подготовительных работ включаются следующие вопросы:

• постановка целей и задач на участие в выставке;

• подготовка раздаточных материалов для каждой из целевых групп, с которой вы будете работать на выставке;

• планирование рабочих зон, дизайн и изготовление стенда;

• наполнение стенда выставочными образцами;

• отбор и подготовка персонала;

• подготовка деловой программы;

• информирование, приглашение клиентов и партнеров о мероприятии и вашем участии в нем [6].

Постановка целей и задач

Хорошие цели должны быть измеримы, достижимы и иметь временные рамки. Стоит задаваться вопросами: «Какими могут быть цели, которые вы можете себе поставить, участвуя в выставках?»

• Получить 100 новых заказов на сумму в 10.000.000 рублей (хорошая цель);

• Получить 10 новых дилеров из Сибири и Дальнего Востока (хорошая цель);

• Как можно лучше принять участие в выставке (плохая, размытая и совершенно неконкретная цель, которая, скорее всего, приведет к неэффективному результату);

• Раздать 1000 брошюр и 500 рекламных буклетов (плохая цель, которую можно легко решить, не заработав при этом ни одного рубля).

Предвыставочный маркетинг

Для того чтобы повысить эффективность участия в выставке, не стоит надеяться только на людей, которые находятся в выставочных павильонах.

Перед любой выставкой можно пригласить на стенд своих собственных, существующих и потенциальных, клиентов.

Самый лучший способ привлечь потенциальных клиентов на стенд – послать им персональное приглашение.

Рассылку писем следует начинать не позже чем за 2 - 3 месяца до открытия выставки [5].