30. Матрица ответственности: назначение и порядок разработки.

За все происходящее в проекте отвечает один человек - руководитель проекта. Но, поскольку задач в проекте много, а руководитель - один, ему приходится делегировать ответственность за отдельные задачи и группы задач другим членам команды. Матрица ответственности - таблица, в которой отмечается участие сотрудников в выполнении работ по процессу. Матрица ответственности определяет степень ответственности каждого члена команды за ту или иную задачу, если он имеет к ней некоторое отношение.

Степеней ответственности может быть много. Например, РМВОК определяет 4 вида ответственности:

1. Ответственный (О)- полностью отвечает за выполнение задачи и вправе принимать решения по способу ее реализации. 2. Исполнитель (И) - исполняет задачу, но в обшем случае, не несет ответственности за способ ее решения. 3. Консультант (К) - смотрит за ходом исполнения задачи и высказывает свои соображения по способу и качеству реализации. Несет ответственность, если не заметит явного ляпа. 4. Наблюдатель (Н) - то же самое что и консультант, но ответственности не несет.

Для каждой задачи роль "Ответственный" существует обязательно и в единственном экземпляре, в соответствии с поговоркой "Если за что-то отвечает более одного человека - виноватых не найти". Остальных ролей может не быть (за исключением "Исполнителя", конечно), или они могут дублироваться.

Матрица ответственности явным образом устанавливает степень ответственность каждого участника проекта за отдельные виды работ, поэтому очень полезно ее составить и ознакомить с ней всех участников проекта перед этапом исполнения. Если кто-то будет не согласен с отведенной ему ролью в начале исполнения работ - это, конечно, не очень хорошо, но выяснить это в момент старта - гораздо лучше, чем перед финишем.

Еще одно хорошее свойство матрицы ответственности - она позволяет сбалансировать ответственность по проекту между его участниками. Если вся ответственность в проекте сконцентрирована в руках одного-двух человек, то в случае их отсутствия работа по проекту застопорится - остальные ведь не имеют права принимать решения.

31. Проектный офис (назначение, функции).

Проектный офис - структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами.

Проектный офис для повышения эффективности корпоративного управления информационными технологиями.

Функции проектного офиса

1. Развитие проектного управления (Разработка и совершенствование стандарта по управлению проектами компании, Создание и поддержка корпоративных баз данных (ресурсы, материалы, нормативы трудозатрат и длительностей), Разработка и ведение реестра проектов, Создание и ведение системы архивирования проектов, Подготовка и обучение проектных аналитиков, Разработка программы обучения руководителей проектов, Обмен данными с системами учета, Определение форм оповещения, взаимодействия, воздействия, В ходе процесса дается оценка качества работ Предприятий и непрерывно происходит коррекция порядка взаимодействия и повышения эффективности)

2. Запуск новых проектов и разработка тендерной документации (Укрупненная оценка временных и стоимостных параметров проекта; Оценка его реализуемости и эффективности; Разработка ориентировочной концепции строительства объекта. Разработка укрупненного пилотного графика производства работ; Разработка предварительного графика финансирования; Разработка ведомостей потребности людских и материальных ресурсов Формирование ориентировочной технологической цепочки исполнителей проекта)

3. Управление пакетом инвестиционных проектов

4. Управление ходом проектных работ (Разработка проекта управления строительством. На основании ПСД, ПКД, технологических карт, готовых фрагментов расписаний, условий договоров, ценовых соглашений, требований заказчика, ограничений по ресурсам из базы проектов.Определение состава работ проекта (по аналогам, сметам и пр.); Разработка структур кодов (WBS, ID, топологические схемы), типов и т.д.; Разработка структуры статей затрат, календарей работ и календарей ресурсов; Разработка расписаний, технологических последовательностей, учет внешних факторов, влияющих на последовательность и сроки выполнения работ (пример: паводок, мороз); Назначение длительностей, ресурсов, их производительностей и стоимостей; Оптимизация расписаний (включая использование технологии "fast-track"); Расчет и оптимизация плановых сроков реализации проекта с учетом существующих ограничений на ресурсы; Построение графиков потребности проекта в трудовых ресурсах, машинах и механизмах, оптимизации загрузки имеющихся производственных мощностей; Определение потребностей проекта в материалах, формирования графика поставок и закупок материалов, Определение состава исполнителей технологической цепочки, Определение необходимых затрат на реализацию проекта и его отдельных фаз, а также распределения финансовых потребностей проекта во времени, на элементы объекта, на строительные работы различных типов - формирование бюджета проекта; Оценка рисков (сроки, возможности финансирования, политические риски и т.д.); Формирование КИП (команды инвестиционного проекта), Составление организационного плана и назначение ответственных лиц, Актуализация устава проекта (для взаимодействия с предприятиями и поставщиками)

4.1. Исполнение и контроль (Анализ отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного и прогноз последствий возникающих отклонений;, Моделирование корректирующих воздействий на информационных моделях проектов, Предложение обоснованных управленческих решений, Подготовка отчётов о текущем состоянии проекта руководителю проекта, Подготовка отчётов о завершении проекта, Анализ методов контроля и их совершенствование, Анализ эффективности и успеха проекта, Ведение архивов проектов и анализ опыта их реализации, который может быть использован в других проекта, Передача проекта в стадию эксплуатации)

5. Обмен информацией с другими службами (Строительная площадка, (учет на месте, диспетчер, охранник), Транспорт, Механизмы, Сотрудники, Материалы, Процентовки, Расчеты с поставщиками, подрядчиками и пр., Финансы, Снабжение, Транспортный цех, Цех оборудования, Технологи (нормативы, технологические карты), Документооборот (разрешительная и строительная документация по объекту).