Типи технологій групових систем підтримки прийняття рішень

Залежно від завдань і умов групової роботи можна виді­лити шість технологічних варіантів реалізації ГСППР.

1. Електронна кімната (пульт) управління (Electronnic hoard-room). Відповідає другому рівню групової підтримки. Компонов­ка: кімната конференції; аудіовізуальна техніка, зокрема, контро­льовані комп'ютером аудіовізуальні проекції на екрані. Викорис­товується в ситуації «той самий час/те саме місце» для запам'я­товування і пошуку заздалегідь підготовлених презентацій (по­дань).

2. Кімнати телеконференцій (Teleconference rooms). Відпові­дає першому рівню групової підтримки. Компоновка: кімнати кон­ференції; комп'ютерно контрольовані аудіовізуальні (audiovisual) передавання повідомлень між кімнатами. Застосовується в ситуації «той самий час/різні місця». В сеансі групової роботи бере участь фасілітатор телеконференцій (facilitator teleconference). Призна­чення — синхронне оброблення цифрових передавань звуку, відео і даних.

3. Групова мережа (Group network). Відповідає першому рівню групової підтримки. Компоновка: окремі офіси; комп'ютерна ме­режа. Ситуації застосування — «той самий (або різний) час/різні місця», один із учасників виконує роль голови конференції. При­значення: проведення настільної конференцї (в реальному режимі часу або асинхронної), планування зустрічей в реальному режимі часу.

4. Інформаційний центр (Information Center). Відповідає друго­му рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конференції; відеопроектор для великого екрана; комп'ютер(и) з дисплейними терміналами. Використовується в ситуації «той самий час/те саме місце». Має засоби керування базою даних, статистичного аналізу,

530

графіки і опрацювання тексту. Надає можливість моделювати і ви­користовувати спеціальне програмне забезпечення.

5. Лабораторія співпраці (Collaboration laboratory). Відповідає третьому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конфе­ренції; електронна дошка для заміток (chalkboard) з комп'ютерних робочих станцій. Використовується в ситуації «той самий (або різ­ний) час/те саме місце». Має програмне забезпечення для спільно­го записування (документування)/контурування інформації та можливості структурованої аргументації.

6. Кімната рішень (Decision room). Відповідає третьому рівню групової підтримки. Компоновка: кімната конференції, відеопро-ектор для великого екрана. Використовується в ситуації «той са­мий (або різний) час/те саме місце». Має інструментальні засоби для мозкової атаки, коментування тем, голосування, моделювання, аналізу рішень.

У більшості з цих технологічних варіантів реалізації ГСППР важлива роль відводиться лабораторіям (кімнатам), де відбува­ються відповідні наради (зустрічі). Для прикладу розглянемо зо­бражену на рис. 11.3. кімнату для відеоконференцій і групових систем підтримки прийняття рішень, започатковану в лабораторії дослідження інформаційних систем у менеджменті університету святого Луїса штату Міссурі США (http://www.edu/divisions/ business/mis/research_lab.html). Ця лабораторія має технологічні засоби, призначені для симуляції (імітації), оцінювання і демон­стрування різних варіантів інформаційних систем.

531

11.4. Групова система підтримки прийняття рішень GroupSystems

11.4.1. Загальне описання GroupSystems

На даний час на ринку програмних продуктів демон­струється більше десяти конкуруючих комерційних програм ГСГТПР для підтримки електронних нарад чи зустрічей, найвідомі-шими серед яких є: SoftAspects, Brainstorm, GroupSystems, Option Finder, Software Assisted Meeting Management (SAMM), TeamFocus, Vision-Quest. Більшість публікацій, що стосуються описання систем електронних зустрічей, основана на дослідженнях ГСГТПР Group-Systems, яка створена корпорацією «Ventana» університету штату Арізона або SAMM, розробленої в університеті штату Міннесота. Розглянемо найвідомішу з них — GroupSystems, що випускається двома версіями — для Ms-DOS і для Windows (GroupSystems for Windows). Остання версія використовується частіше (http.7/www.

ventana.com/stenberg.pdf)-

Перші дослідження GroupSystems проводилися на початку 80-х років XX століття в університеті штату Арізона. У кінці 80-х років університет створив компанію «Ventana» (http://www.ventana.com) з метою адаптування технології GroupSystem для приватних і суспіль­них секторів економіки.

Групова система підтримки прийняття рішень GroupSystems має простий для вивчення графічний інтерфейс користувача, а сама система загалом зручна для користування, оскільки її ко­манди аналогічні командам інших додатків Windows. Система базується на трьох основних елементах: кімнаті електронних зу­стрічей (кімнаті для нарад); засобах обслуговування (facilitation) зустрічей; наборі інструментальних засобів для організації про­ведення нарад.

Набір інструментальних засобів (див. рис. 11.4, табл. 11.3) включає інструменти для підтримки будь-якої стадії зустрічі. Фа-сілітатор вибирає відповідні інструменти, які потім автоматично відкриваються на екранах учасників. Інструменти легкі для ви­вчення, тому користувачі освоюють їх протягом ЗО секунд ін­структажу. Крім того, вивчення кожного інструментального за­собу можливе за допомогою інструкцій у вигляді меню або функцій допомоги. У разі проведення зустрічей у режимі той самий час/те саме місце завжди є можливість звернутися до фа-сілітатора за допомогою.

532

Таблиця 11.3 ПОЯСНЕННЯ ДО РИСУНКА 11.4

Назва інструментального засобу	Призначення (виконувані дії)
Agenda (Регламент, по­рядок денний)	являє собою ядро системи, де створюються, роз­поділяються, організуються, оцінюються і аналі­зуються ідеї. Agenda містить інструменти 2—6
Electronic Brainstorming (Електронна мозкова атака)	є нагромаджувачем ідей, який забезпечує швидке створення потоку довільних ідей
Categorizer (Організатор ідей)	надає змогу створювати різноманітні списки і по­міщати ідеї за видами в нагромаджувачі
Vote (Голосування)	вибирає пропозиції щодо пріоритетності ідей і на­дає можливість оцінити суперечливі питання (ва­ріанти рішень) та зробити вибір, використовуючи різноманітні методи голосування
Topic Commenter (Ко­ментатор тем)	проводить дослідження рішень шляхом генерування ідей і призначення їх для наперед визначених тем
Group Outliner (Плану­вальник дій)	дає змогу групам досліджувати суперечливі питан­ня (варіанти рішень) і розвивати плани дій, викори­стовуючи деревовидну чи контурну структуру

533

Закінчення табл. 11.з

Назва інструментального засобу	Призначення (виконувані дії)
People (Люди)	забезпечує інформацією щодо учасників зустрічі або проекту, включаючи схему кімнати або части­ни простору, де розміщуються учасники, їх корот­кі біографічні описи, фотографії
Event Monitor (Моні­тор подій)	підтримує інформування користувачів щодо нових подій у процесах Agenda
Personal Log (Особиста реєстрація)	записує дії користувачів протягом зустрічі чи ви­конання проекту, служить робочим простором для занесення нотаток
Briefcase (Портфель)	містить додатки, такі як калькулятор, календар, годинник і блокнот; користувач має можливість перетягувати (мишкою) сюди свої улюблені про­грами
Opinion Meter (Вимі­рювач поглядів)	використовується для швидкого отримання зага­льних думок членів групи за допомогою одного із трьох методів голосування
Handouts (Роздаткові матеріали)	спрощує розподілення матеріалів (текстових до­кументів, табличних звітів, графічних образів) для розсилання (для того, щоб зробити документи безпосередньо доступними іншим членам групи, слід перетягнути документи з File Manager у вікно Handouts)
Whiteboard (Лекційна дошка)	це груповий розподілюваний простір вільного фо­рмату з додатковою можливістю захоплювати ек­ранні образи

ГСППР GroupSystems використовується в багатьох відомих сві­тових компаніях. У літературі наводяться докази отримання компа­ніями економічних вигід завдяки використанню системи Group-Systems у разі проведення нарад, зокрема, в компанії ШМ витрати на зарплату скоротилися на 55 %, а середня тривалість проведення на­рад (від початку до кінця) зменшилась на 90 %. У корпорації «Marriot Corporation» наради з застосуванням GroupSystems у 9—12 раз ефек­тивніші від звичайних нарад (наприклад, одна така нарада тривала всього одну годину замість дев'яти за традиційної технології), річна економія становить 1 000 000 дол. і 35 000 людино-годин тільки з 10 діючими комп'ютерними терміналами. Навіть в армії США отрима­ли економію в один мільйон доларів завдяки використанню Group-Systems за створення нової армійської системи стеження.

534

7 7.4.2. Інструменти GroupSystems

GroupSystems for Windows має п'ять базових інструмен­тальних засобів в основному комплекті програмного забезпе­чення. Можуть бути додані й інші інструменти, але їх викорис­тання потребує застосування основного комплекту інструментів. Інструменти поділяються на інструменти діяльності й додаткові. Інструменти діяльності використовуються у фактичному проце­сі організації зустрічі, а додаткові підтримують їх. Є також групові й індивідуальні інструменти. Індивідуальні інструменти контро­люються учасниками, а колективні викликаються і закриваються фасілітатором. Способи використання інструментів залежать від фасілітатора і учасників. Як тільки учасники групи починають кваліфікованіше використовувати GroupSystems, то і можливості цієї ГСППР для них збільшуються. Для всіх інструментів харак­терною особливістю є те, що інформація може генеруватися в одному інструменті, а потім бути перенесеною в інші. Дані мо­жуть також експортуватися в інші додатки або імпортуватися з них. Такими сумісними додатками можуть бути, наприклад, Lotus Notes, Word for Windows, GroupSystems V (версія MS-DOS).

Рис. 11.5. Звичайний екран GroupSystems for Windows: інструментальні засоби діяльності

На рис. 11.5 показано екран GroupSystems, де виділені інстру­ментальні засоби діяльності: Categorizer — класифікатор (кате-горизатор), Electronic Brainstorming — електронна мозкова ата­ка, Group Outliner — засіб створення групової єрархічної струк­тури, Topic Commenter — коментатор тем (тематичний комента­тор), Vote — голосування, Survey — огляд, Alternative Analysis ■— альтернативний аналіз. Фасілітатор готує порядок денний

535

(Agenda) і вибирає відповідні інструменти з комплекту інструмен­тів (див. рис. 11.6). Доступні інструменти можуть бути знайдені в рамці «тип діяльності». Виконавши це, можна отримати мож­ливість почати сесію прямо з порядку денного.

Додаткові інструментальні ресурси призначені для під­тримки процесу колективної праці. Вони поділяються на групові та індивідуальні ресурси. На рис. 11.7 наведений звичайний екран GroupSystems for Windows. Учасник відкрив Briefcase (Портфель) для отримання доступу до своїх персональних засобів. Додаткові інструменти можуть бути знайдені в головній панелі інструментів (показ цієї панелі вибірковий, необов'язковий). Групові ресурси зо­бражені зліва на панелі, а індивідуальні — праворуч.

536

До групових ресурсів, що контролюються фасілітатором, належать: Agenda (порядок денний) — допомагає фасілітато-ру планувати зустрічі і запускати інструменти; People (люди) .— призначений для відбору осіб, що будуть брати участь у зу­стрічі; Whiteboard (лекційна дошка) — дає змогу членам гру­пи одночасно створювати і розглядати зображення; Handouts (роздаткові матеріали) — служить для розподілення файлів серед членів групи; Opinion (думка) застосовується для про­ведення швидкого опитування і узагальнення думок членів групи протягом зустрічі. На рис. 11.8 зображено екран зі включеним Handouts, котрий дає змогу учасникам одночасно проглядати електронну таблицю Excel (що має назву «Budget»), створювати її презентації (за допомогою Budget Presentation), давати нові пропозиції щодо реєстраційних даних (our new logo proposal).

Рис. 11.8. Звичайний екран GroupSystems for Windows: Handouts (роздаткові матеріали)

Індивідуальними є такі ресурси: Briefcase (портфель), Personal Log (особиста реєстрація) і Event Monitor (монітор подій). їх можуть відкривати всі учасники на будь-якій стадії зустрічі. «Портфель» Briefcase надає доступ учасникам до використання індивідуальних допоміжних інструментів, таких як калькулятор, текстовий редактор, календар тощо. Використовуючи цей засіб, можна також відкривати інструменти, що не входять до стандарт­ного набору GroupSystem, зокрема, електронні таблиці, текстові процесори, електронну пошту, експертні системи та ін. «Особис­та реєстрація» призначена для особистих приміток і коментарів або для реєстрації особистого відкриття інших інструментів GroupSystems. «Монітор подій» допомагає проводити наради в режимі «різний час/різні місця» за допомогою швидкого перегля­ду подій, що відбулися в GroupSystems.

537

11.4.4. Інструменти діяльності (Categorizer)

Класифікатор (categorizer) є першим і одним із основ­них інструментальних засобів GroupSystems. Він надає змогу членам групи, що працюють одночасно, формувати різні списки тверджень (запитань, пропозицій, тем тощо) і давати до них ко­ментарі, використовувати можливості учасників перетягувати (мишкою) елементи і залишати їх на іншому місці з метою ком­понування і копіювання елементів у специфічні групи. Його ти­повими функціями є: систематизація інформації щодо конкурен­тів; складання списку нових технологій, перспективних з погляду інвестування; упорядкування інформації з інших інстру­ментальних засобів GroupSystems.

На рис. 11.9 показано екран з демонстрацією дій цього засобу для умовного об'єкта (ресторану). Списки тверджень, що надходять асинхронно, подаються в ділянці ідей. Коментарі до тверджень мож­на відкривати натисненням на самому твердженні. Загальна кіль­кість коментарів до тверджень і нових коментарів позначена числом у лівій колонці, причому перша цифра означає загальну кількість коментарів до теми, друга — загальну кількість непрочитаних ко­ментарів. Учасники можуть коментувати попередні твердження і проглядати коментарі інших. Різні види ідей позначені бакетами (buckets) (справа на екрані у вигляді відерець). Число на бакетах означає кількість ідей кожного виду. Учасники можуть вибирати вид ідей за допомогою подвійного натиснення на бакеті. Вид ідей, який аналізує учасник, позначений бакетом з наконечником.

Electronic Brainstorming

Електронна мозкова атака (Electronic Brainstorming) — це інструментальний засіб генерування ідей, який надає змогу учасни­кам спільно, одночасно і анонімно висувати й використовувати ідеї щодо специфічного запиту, який адресований групі. Коментарі кож­ного учасника розповсюджуються між формулярами обговорення. Коментарі, які містять специфічні ключові слова (keywords), авто­матично будуть розміщені у відповідних видах дискрипторів (клю­чових слів). Електронна мозкова атака уможливлює ефективне розв'язання принципових корпоративних питань, зокрема, вивчення того, як можна збільшити частку ринку, обговорення питань про найважливіший продукт чи послугу тощо.

На рис. 11.10. наведені два вікна, що використовуються в разі електронної мозкової атаки: звичайне та вікно та з коментарем учас­ника. Вікно для коментарів учасників електронної мозкової атаки дає їм змогу вводити свої коментарі, що стосуються запиту, який адресований групі. Учасник вводить свої коментарі в нижній час­тині вікна, а переглядає групові відповіді у верхній.

Рис. 11.10. Екрани електронної мозкової атаки (Electronic

Brainstorming) GroupSystems for Windows:

a — звичайний екран; b — вікно з коментарем учасника