Зіставлення заходів, підтримуваних асинхронним і сихронним груповим програмним забезпеченням

Переваги AG. Порівняння асинхронних технологій із синхронними Groupware взагалі зводиться до оцінювання впли­ву, який вони чинять на соціально-технічні середовища організа­цій, де вони застосовуються. Найпомітніша відмінність між цими двома технологіями спостерігається у разі визначення ступеня синхронізації взаємодії між членами групи. Асинхронне Group­ware підтримує взаємодію учасників групи у різний час, що в ре­зультаті надає можливість користувачам виконувати спільні за­вдання, а також проявляє тенденцію щодо зменшення впливу об­ставин, гальмуючих роботу групи, зокрема відпадає необхідність одночасного обговорення довготермінових проблем. З технічного погляду асинхронні системи Groupware простіші й дешевші, ніж

512

синхронні, що зумовлює скорочення витрат на придбання техно­логічного обладнання. Крім того, AG легше сприймаються корис­тувачами, оскільки вони відтворюють звичний стиль роботи, на­приклад, із застосуванням звичайної пошти. Це також сприяє легшому навчанню стосовно використання AG.

Невигоди AG. Деякі найефективніші синхронні системи Groupware завжди функціонують за підтримкою фасілітатора (facilitator) групової зустрічі. Оскільки асинхронне Groupware традиційно не використовує послуг фасілітаторів, то складність, що привноситься системою, може затримувати виконання відпо­відної дії і, в деяких випадках, бути причиною відкидання цієї сис­теми. Іншим негативним аспектом асинхронного Groupware порів­няно із синхронним є характерна затримка зворотного зв'язку в разі виконання дій. Асинхронне Groupware уможливлює тільки односторонній напрям для зв'язку, оскільки взаємодії відбувають­ся певною мірою відокремлено. Ця характеристика робить дану систему взагалі невідповідною як засобу комунікації для вико­нання завдань, які мають бути невідкладно обговорені. Напри­клад, учасник обговорення може просто не реагувати на відповід­ний запит іншого члена групи, отриманий через електронну пошту. Брак зворотного зв'язку може негативно впливати як на індивідуальному, так і на груповому рівнях.

11.2.4. Групове програмне забезпечення Lotus Notes

Загальний опис Lotus Notes

Справжньою подією у світі бізнесу виявилася поява пакета групового програмного забезпечення Lotus Notes, розроб­леного корпорацією «Lotus Development», що є найрозвинутішою за можливостями підтримки групових рішень системою Groupware. Lotus Notes підвищує продуктивність групової праці шляхом розподілення між членами групи щоденних ділових за­вдань і процесів, зокрема, щодо обслуговування замовників, управління збутом, організації звітування тощо. Функції, які ви­конуються Lotus, а також іншими найвідомішими програмними продуктами Groupware, наведені в табл. 11.2.

Система Lotus Notes реалізується в середовищі «клієнт/сервер». Сервером є мережевий персональний комп'ютер (ПК), що керує груповими даними і комунікаціями. Клієнт може працювати за

513

будь-яким ПК користувача і обробляти запити членів групи сервера стосовно отримання даних та інших послуг.

Таблиця 11.2

ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ НАИВІДОМІШИХ GROUPWARE

Функції	IBM WORKGROUP	ICL TEAMWARE OFFICE	LOTUS NOTES	NOVEL GROUPWISE
Електронна пошта	стандартна	стандартна	стандартна	стандартна
ФАКС	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Обмін повідом­леннями голосом (Voice messaging)	не викону­ється	не викону­ється	необов'яз­кова	стандартна
Доступ до Інтер-нету	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Електронна дош­ка об'яв (Bulletin board system)	немає	стандартна	запозичена	необо­в'язкова
Ведення персо­нальних кален­дарів	стандартна	стандартна	запозичена	стандартна
Ведення групо­вих календарів	стандартна	стандартна	необов'яз­кова	стандартна
Електронна конференція	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	запозичена
Керування задачами	стандартна	стандартна	запозичена	стандартна
Настільна відео-конференція	необов'яз­кова	не викону­ється	не викону­ється	не викону­ється
Доступ до бази даних	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	немає
Маршрутизація ділових процедур (Workflow rou­ting)	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	стандартна
Реінжиніринг	необов'яз­кова	стандартна	запозичена	немає
Електронні бланки	необов'яз­кова	запозичена	запозичена	необов'яз­кова
Групові доку­менти	необов'яз­кова	стандартна	стандартна	необов'яз­кова

514

режим групової праці реалізується шляхом створення, оброб­лення і розподілення загальної інформації, котра подається у ви­гляді авторизованих документоорієнтованих баз даних та додат­ків до ^них' ^щ0 Р^азом називається базою дата Notes. Суттєвою перевагою пакета є вбудований у Lotus Notes репліфікований ре­жим тиражування баз даних між серверами Notes, тобто переда­ються лише зміни, що дає змогу об'єднувати в єдиний інформа­ційний простір територіально розосереджені офіси одного під­приємства.

Історія створення Lotus Notes почалася 1973 року, коли в ла­бораторії комп'ютерних досліджень Іллінойського університету були розроблені перші програми, об'єдані в пакет PLATO Notes, що призначався для універсальних обчислювальних машин (мейн-фреймів) з метою контролю за операціями з файлами. Пізніше ці програми отримали дальший розвиток у пакеті PLATO Group Notes, що був дуже популярним до початку 80-х років, коли по­явилися персональні комп'ютери. Group Notes став основою для багатьох Notes-подібних програмних продуктів.

1984 року кілька програмістів, що працювали в Іллінойському університеті, були запрошені для роботи в компанію «Lotus», де вони почали займатися розробленням першої версії Lotus Notes, яка була введена в експлуатацію 1989 року, причому в перший же рік було продано 35 тисяч копій цього продукту. Відтоді да­ний тип групового програмного забезпечення був адаптований у багатьох тисячах організацій і підприємств світу, зокрема в біль­шості компаній, що входять до списку «Fortune 500». Корпорація «Lotus» є безумовним лідером продажу Groupware. У 1998 році загальна кількість установлених місць з Lotus Notes становила 29,57 млн (для порівняння, досить популярний Novell GroupWise має 14,21 млн користувачів).

1995 року Lotus Notes був придбаний корпорацією «IBM», де після певної доробки був випущений на ринок під назвою «Lotus 1—2—3». Корпорацією «Lotus Development» було випу­щено кілька версій продукту Lotus Notes, остання під цією зага­льною назвою — версія 4.5. Починаючи з грудня 1996 року, єди­ний продукт Lotus Notes 4.5 був розподілений на два — Domino 4.5 Server і Notes 4.5 Client. На даний час корпорація «Lotus Development» пропонує багато варіантів реалізації Notes (у тому числі і русифіковані версії), котрі відповідають різноманітним потребам замовників.

Як відомо, сьогодні більшості компаній доводиться працюва­ти за умов найжорстокішої конкуренції. У боротьбі за виживання

515

у світі бізнесу застосовуються багато комп'ютеризованих засобів але є підстави вважати, що жоден із них не принесе більшого ус­піху в конкурентній боротьбі, ніж Lotus Notes. За його допомо­гою фахівці компаній зможуть працювати набагато продуктив­ніше й швидше. Аналітики бізнесу неодноразово зазначали, щ₀ однією із найсерйозніших причин зниження прибутковості ком­паній є неефективне використання часу співробітників, зокрема, на нескінченні пошуки потрібної інформації, особливо коли ком­панія має підрозділи по всьому світу. Нині Lotus Notes дає змогу знизити пов'язані з цією обставиною витрати шляхом реалізації таких можливостей.

Підключення окремих департаментів організації. За допо­могою системи Lotus Notes у департаментах створюється центра­льне сховище даних, з якого співробітники в будь-який момент можуть отримати необхідну інформацію і документи (нормативні документи, штатний розклад, послужні списки, дані про клієнтів і т. д.). Lotus Notes уможливлює проведення групових дискусій і відстеження процесів підготовлення документів.

Підключення багатьох департаментів організації. Lotus Notes долає будь-які бар'єри між підрозділами. Система електронних по­відомлень і бази даних спільного використання ліквідують комуні­каційні бар'єри, які виникають унаслідок дії різних причин.

Управління грошовими операціями. Додатки Lotus Notes дають змогу менеджерам складати звіти і відстежувати фінансові документи. Співробітники використовують Lotus Notes для пере­гляду операцій зі вкладення і зняття коштів. Менеджери пере­глядають дані відповідно до заздалегідь визначених критеріїв. Заплановані на той або інший день операції подаються менедже­рам у наглядній формі. Крім цього, користуючись засобами Lotus Notes, клієнти і менеджери можуть обмінюватися запитаннями, пропозиціями та іншою інформацією.

Кадровий облік. Система Lotus Notes надає повну інформа­цію про співробітників організації в будь-якому необхідному розрізі.

Системи обміну інформацією для клієнтів, ділових парт­нерів і постачальників. Якщо клієнти організації або партнери використовують Lotus Notes, то є можливість реалізувати єдину систему обміну даними, яка дасть змогу значно прискорити про­цеси прийняття рішень і формування звітності.

Планування робочого часу. Користувач може розподіляти свій час, плануючи будь-які заходи, як персонально, так і в рам­ках відділків, підрозділів і корпорації загалом.

516

Аналіз клієнтів і галузей. Маючи докладну інформацію про лієнтів, менеджер завжди може ухвалити правильне рішення щодо можливості співпраці з ними в певній галузі.

Відстеження історії відносин з клієнтами, постачальника­ми і партнерами. Зберігаючи й відстежуючи історію роботи з клієнтами, постачальниками або партнерами за допомогою Lotus Notes, менеджер отримує реальну картину поточних змін і може розробляти надійні прогнози на майбутні періоди.

Обслуговування клієнтів і відстеження їх запитів. Lotus Notes дає змогу правильно визначати потреби клієнтів і, викорис­товуючи отриману інформацію, ефективно будувати свої відно­сини з ними.