Таксономія за часом — простором

На відміну від таксономії за рівнем додатка, за якою продукти Groupware поділяються відповідно до функціональних можливостей, що пропонуються користувачам, класифікація за часом — простором наголошує на розподіленні користувачів си­стеми Groupware, які взаємодіють як група, в просторі і в часі. У цьому контексті можна виділити такі типи програмних продук­тів: той самий час/те саме місце; той самий час/різні місця; різ­ний час/те саме місце; різний час/різні місця. Приклади програм­них продуктів Groupware, що належать до цих типів, подані в табл. 11.1.

11.2.3. Синхронне і асинхронне Groupware

Члени групи, які виконують спільне завдання, можуть працювати синхронно, тобто одночасно, і асинхронно, тобто в різні періоди часу. Для забезпечення комп'ютерної підтримки співпраці членів груп використовуються різні програмні продук­ти Groupware, які у своїй сукупності утворюють дві групи: син-

510

хроние Groupware і асинхронне Groupware. У свою чергу, ці гру­пи можуть містити програмні продукти, що утворюють окремі підгрупи [86].

До складу синхронного Groupware (скорочено — CG) можна віднести програмні засоби, котрі забезпечують: підтримку групо­вих рішень (Group decision support); колективне створення доку­мента (Collaborative writing); загальнодоступний робочий простір (shared work space); загальнодоступний медіапростір (shared media space).

Асинхронне Groupware (скорочено — AG) включає: елек­тронну пошту (e-mail); організацію комп'ютерної конференції (computer conferencing); контроль автоматизації документопотоку (workflow control); розподілення (спільне використання) знань і інформації (knowledge & information sharing); електронне скла­дання календарного плану (electronic calendaring).

Використання програмних засобів синхронного і асинхронно­го Groupware має низку переваг і недоліків як у зіставленні між собою, так і в порівнянні з традиційним веденням нарад віч-на-віч (традиційних нарад, скорочено — ТН), які не підтримуються засобами групового програмного забезпечення і де можуть засто­совуватися різні некомп'ютеризовані засоби, такі як телефони, паперова пошта тощо. Всі ці переваги і недоліки потрібно врахо­вувати у разі організації сеансу групової праці, вибираючи різні сценарії групової підтримки. Для аналізу переваг і недоліків за­собів програмного забезпечення групової праці виберемо як ба­зове асинхронне Groupware, як найдешевше і найчастіше викори­стовуване (особливо це стосується електронної пошти).

Зіставлення підтримуваних ag заходів з традиційними нарадами

Переваги. Порівняно з непідтримуваною ніякими за­собами Groupware взаємодією між членами групи співпраця за Допомогою AG характеризується низкою позитивних аспектів. Тут можна виділити забезпечення кращої підтримки групових дій за рахунок швидшого і прозорішого зв'язку, зменшення паперо­вих потоків, удосконалення зберігання даних та їх пошуку. Крім того, за умов застосування програмного забезпечення групової праці удосконалюються робочі зв'язки між окремими департамен­тами (створення міжвідомчих груп), зменшується можливість ви­никнення стресових ситуацій для членів групи (творці рішень не піддаються особистому тиску з боку інших членів групи), від-

511

критішим і відвертим стає обмін інформацією, можливість одночас­ного введення ідей забезпечує рівноправні умови для творчої праці окремих членів групи, генеровані ідеї своєчасно розподіляються між особами, зменшується повторне пропонування ідей та підсилю­ється спільне зобов'язання щодо наслідків групових дій.

Невигоди. Однією з перших перешкод, яка появляється за спроби впровадження асинхронного Groupware в організаціях, є потреба в «критичній масі» підготовлених користувачів, що мають доступ до комп'ютерної мережі. Забезпечення цього до­ступу, зазвичай, потребує значних інвестицій в апаратне і про­грамне забезпечення, економічна ефективність яких часто не мо­же бути розрахована, оскільки важко оцінювати прибутки, отримувані завдяки впровадженню засобів інформаційних техно­логій. Інші три негативні аспекти безпосередньо пов'язані з осо­бистими відчуттями членів групи. Передусім, це інформаційне перевантаження, на яке часто скаржаться особи, особливо ті, які є постійними користувачами систем електронної пошти, тобто не­обхідність постійно приділяти увагу повідомленням, що надхо­дять, стає на заваді продуктивної праці. По-друге, члени групи відчувають дискомфорт і незадоволення через відсутність соці­альних контактів з іншими співробітниками. По-третє, менеджери втрачають контроль над своїми підлеглими. Особливо це стосу­ється тих менеджерів, які звикли проводити наради віч-на-віч і не підготовлені для спілкування зі своїм штатом під час сеансу асин­хронних систем Groupware.