Вопрос 13 инфомационно справочная документация

Процесс принятия управленческих решений основан на сборе и обработке объективной и достоверной информации.

Справочно-информационные документы - акты, протоколы, справки, сводки, докладные записки, приложения, переписка и др.

Документы этой системы играют служебную роль, не содержат поручений, не обязывают действовать строго определённым образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать определённые решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления, т.е. от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в выше стоящую организацию.

ПРОТОКОЛ - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протокол отражает коллегиальную деятельность. Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, проектов решений, повестки дня, списка приглашенных и др.).

Существуют 2 вида протокола:

1. Полные - содержит запись всех выступлений на заседании

2. Краткие - только фамилии выступивших, и краткую запись по теме выступления.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа и к обязательных реквизитам протокола относятся:

1. Наименование организации

2. Название вида документа

3. Дата и № протокола

4. Заголовок к тексту, текст

5. Подписи

6. Приложения

Текст протокола состоит из 2х частей:

1. Вводная - указываются фамилии, инициалы председателя и секретаря, фамилии или общее кол-во заседавших и приглашённых лиц. Если участников больше 15 человек их фамилии не указываются, а делается отметка "список участников прилагается", повестка дня.

2. Основная - по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: слушали, выступили, постановили (решили).

Протокол заседания подписывается председателем и секретарём. Протоколом подшиваются все документы, которые рассматриваются на заседании, т.е. справки, отчёты, доклады, и др. в виде приложений.

Постановляющая часть протокола доводится до сотрудников предприятия в виде выписок из протокола.