1 ВОПРОС РЕКВИЗИТ,

2 ВОПРОС ТЕКСТ – ГЛ. РЕКВИЗИТ

Реквизиты - опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

К числу наиболее значимых реквизитов относятся:

1. Наименование организации

2. Код организации

3. Наименование и код формы документа

4. Дата и регистрационный номер

5. Подпись

6. Печать

7. Грифы согласования и утверждения

Реквизиты м.б. графическими (герб, печать, эмблема), но в основном являются текстовыми.

Текстовые реквизиты могут быть

простыми, состоящими из 1-2 слов (цифр)

или сложными, т.е. включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресаты и др.).

Часть информации реквизитов м.б. заранее внесена в шаблон (бланк) будущих документов - она называется постоянной частью или постоянными реквизитами. Это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов типографским или другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного документа и называется переменной частью или переменными реквизитами. Это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением их взаимного расположения составляет его формуляр.

Формуляр образец - графическая модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех реквизитов (постоянных и переменных), характерных именно для этой группы документов.

Состав реквизитов документов:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);

07 – код формы документа;

08 – наименование организации;

09 – справочные данные об организации;

10 – наименование вида документа;

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 – место составления или издания документа;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – резолюция;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле;

20 – текст;

21 – отметка о наличии приложения;

22 – подпись;

23 – гриф согласования документа;

24 – визы согласования документа;

25- оттиск печати;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка об исполнителе;

28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 – отметка о поступлении документа в организацию;

30 – идентификатор электронной копии документа.

3 ВОПРОС БЛАНКИ И ИХ ВИДЫ

 Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенным на нем постоянным реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации – авторе документа.

Государственный стандарт - ГОСТ Р 6.30-2003 – основной нормативный акт, устанавливающий правила оформления ОРД (постановлений, распоряжений приказов, решений, протоколов, актов, писем и др.).

Для организации, ее структурных подразделений, должностного лица установлены следующие виды бланков:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме писем.

Бланки структурного подразделения или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеет право подписи документов.

Разработка особого бланка для писем связана с тем, что в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций – получателей писем (реквизит 15).

Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов и т.д.) разрабатываются на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в организации находит применение количество документов данного вида. Общий бланк при этом дополняется реквизитом 10 (наименование вида документов).

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Реквизиты общего бланка:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

11 – дата документа;

14 – место составления или издания.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 15, 17, 18, 19, 20.

Реквизиты бланка письма:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 – код организации;

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины поставки на учет (ИНН / КПП);

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

09 – справочные данные об организации.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 18, 19.

Реквизиты бланка конкретного вида документа:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

02 – Герб субъекта Российской Федерации;

03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

08 – наименование организации;

10 – наименование вида документа;

14 – место составления или издания документа

Отметки на бланке письма для расположения реквизитов:

11 – дата документа;

12 – регистрационный номер документа;

18 – заголовок к тексту;

19 – отметка о контроле.

4 ВОПРОС УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ

В настоящее время регламентацию документирования, организация документационного обеспечения управления ведётся в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Основным направлением совершенствования работы с документами является унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме чего-либо, единообразию. Унификация документов производится в целях сокращения кол-ва, применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установлению единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижение трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Совокупность документов взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению называется СИСТЕМОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Системы документации м.б.:

1. Функциональными системами документации - те, которые в том или ином объёме присущи всем организациям

2. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики.

Унифицированные системы документации - приведённые к максимально возможному единообразию формы документов, объединённые в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные так и смешанные, с использованием компьютерных технологий методы обработки документной информации.

Обязательные к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

2. Унифицированная система банковской документации.

3. Унифицированная система финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

4. Унифицированная система отчётно-статистической документации.

5. Униф. система док. по труду

6. У.с. документации пенсионного фонда

7. Унифицированная система внешнеторговой документации.

5 ВОПРОС ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ Д-ИЯ

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением разных видов документов. Организационно-распорядительными документами (ОРД) называют документы, функционирующие в сфере управления. С помощью ОРД определяются функции и права органа управления, устанавливается структура и штаты подразделений, контролируют подведомственные объекты, фиксируются кадровые решения и т. д.

Можно выделить следующие основные группы документов:

1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы);

4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

5) коммерческие документы (контракты, договоры);

Схема оформления большинства организационно-распорядительных документов типична и строится по формуляру образцу. Оформляющая часть практически одинакова во всех документах. Отличаются только заголовочные части внутренних и внешних документов. Во внешних документах обязательно указываются справочные данные предприятия, на внутренних документах они не указываются. Различия в большей части касаются формы изложения и структуры текста.

Целью распорядительных документов является регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. В условиях единоличного принятия решений процедура издания распорядительных документов включает в себя следующие стадии:

1) инициирование решения – обоснование необходимости издания распорядительного документа;

2) сбор и анализ информации по вопросу;

3) подготовка проекта распорядительного документа;

4) согласование проекта документа;

5) внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства;

6) принятие решения (подписание документа);

7) доведение распорядительного документа до исполнителей.

Рассмотрим наиболее часто используемые виды документов управления.

Внутренняя деятельность предприятия регулируется его Уставом или Положением, в которых отражаются основания его организации и правовой статус, выполняемые функции, права, обязанности, ответственность, формы собственности, взаимоотношения с партнерами и государственными органами, порядок реорганизации и ликвидации.

Инструкция – нормативный документ, утвержденный руководителем предприятия или его подразделения, в котором определены права, обязанность и ответственность работников предприятия.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

Разновидностью инструкции является должностные инструкции, в которых определяются права и обязанности должностных лиц. Они разрабатываются на основе типовых инструкций для определенных категорий работников. В формуляр инструкции входят следующие реквизиты:

6 ВОПРОС УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР

Учредительный договор — договор, заключаемый между учредителями юридического лица при его создании.

В учредительном договоре учредители обязуются создать юридическое лицо, определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своегоимущества и участия в его деятельности. Договором определяются также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

В силу толкования ст. 52 ГК РФ, учредительные договоры по своему статусу относятся кучредительным документам, что косвенно подтверждается ст. 70 и 83 ГК РФ, а также прямо указано в ст. 89 и 122 ГК РФ.

Договор об учреждении общества с ограниченной ответственностью не является учредительным документом общества.

В соответствии с п. 2 ст. 52 ГК РФ учредительные договоры должны соответствовать следующим требованиям:

«В учредительных документах юридического лица должны определяться наименование юридического лица, место его нахождения, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий, а в предусмотренных законом случаях и другихкоммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным.»

7 ВОПРОС УСТАВ

Устав является учредительным документом акционерных обществ (ст. 98 ГК), обществ с ограниченной и дополнительной ответственностью, созданных одним лицом (ст. 89, 95 ГК), государственных и муниципальных унитарных предприятий (ст. 113 ГК), производственных и потребительских кооперативов (ст. 108, 116 ГК), фондов (ст. 118 ГК), а также общественных организаций (объединений), некоммерческих партнерств и автономных некоммерческих организаций, учреждений (ст. 14 Закона о некоммерческих организациях). Закон о некоммерческих организациях (ст. 14) предусматривает, что учредители (участники) некоммерческих партнерств, а также автономных некоммерческих организаций вправе заключить учредительный договор. Кроме того, в составе учредительных документов помимо устава называется также решение собственника о создании учреждения, что противоречит п. 1 комментируемой статьи. Следует иметь в виду, что ст. 7.1 Закона о некоммерческих организациях предусматривает возможность создания государственной корпорации, под которой понимается не имеющая членства некоммерческая организация, учрежденная Российской Федерацией на основе имущественного взноса для осуществления социальных, управленческих или иных общественно полезных функций.

8 ВОПРОС ПОСТАНОВЛЕНИЕ/РЕШЕНИЕ

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий, фирм в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности (В ЭТОМ ОТЛИЧИЕ ОТ ПОСТАНОВЛЕНИЯ).

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более неоднородными органами.

Оформляются решения в том же порядке, как и постановления, но ключевыми словами в них являются: «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Текст решения состоит из вводной и распорядительной частей. В вводной части указываются причины издания решения и его цели, а в распорядительной – исполнитель – организация, структурное подразделение, должностное лицо, действие и срок исполнения документа.

Вопрос 9 штатное расписание

Штатное расписание представляет собой организационно правовой документ, устанавливающий количественный и качественный состав сотрудников в составе подразделений организации, а также размеры их минимальной, фиксированной оплаты труда (оклада) в соответствии с занимаемыми должностями.

Структура штатного расписания в точности повторяет структуру самой организации для нужд которой данное расписание разработано. Т.е. это перечень должностей и сотрудников организации о подразделения с указанием размеров соответствующих данным должностям окладов. При этом порядок перечисления структурных подразделений, а также должностей в них определяется руководителем организации.

Перечисления наличия должностей обычно начинаются обычно с должностей ведущих и главных специалистов, затем следуют специалисты старшего, среднего и младшего звена.

Штатное расписание более удобно оформлять в виде таблицы при использования листов формата А3, А4.

Наименования подразделений и должностей указываются в именительном падеже.

Количественные показатели штатного расписания - общая численность должностей, которая подитоживается по каждому подразделению и по организации в целом.

Штатное расписание разрабатывается в планово-производственном отделе ежегодно по состоянию на 1 января. В процессе отработки проекта расписания на предстоящий год, документ после тщательной проверки подписывается ответственным разработчиком, а также визируется заместителями руководителя организации, руководителями финансового и юридического отдела. Далее утверждается руководителем.

Вопрос 10 правила внутреннего трудового распорядка.

ПВТС - организационно распорядительный документ, детально регламентирующий вопросы повседневной деятельности организации. Документ состоит из следующих разделов:

1. Общие положения:

1.1. Упоминания о важнейших Конституционных гарантиях для работников в области права на труд

1.2. Порядок введения документа в действие

1.3. Цели, достигаемые введения в действия данного документа

2. Порядок приёма и увольнения персонала:

2.1. Процедуру приёма персонала на работу

2.2. Перечень документов подлежащих проверке при приёме на работу

2.3. Процедуру увольнения персонала

2.4. Порядок перемещения сотрудников на др. должности или на другие виды работ

2.5. Порядок досрочного расторжения трудового договора по инициативе работника и работодателя (администрации)

3. Общие обязанности сотрудников

4. Общие обязанности администрации:

4.1. Обязанности администрации по обеспечению сотрудников работой

4.2. Обязанности администрации по созданию и поддержанию безопасных условий труда

4.3. Обязанности администрации по своевременному и справедливому вознаграждению труда сотрудников

4.4. Обязанность администрации по управлению и всестороннему обеспечению деятельности организации 4.5. Обязанности администрации по осуществлению хозяйственного взаимодействия предприятия с другими организациями

5. Рабочее время и порядок его использования:

5.1. Распределение времени для исполнения трудовых обязанностей, т.е. продолжительность рабочего дня, рабочих смен, их начала и окончания

5.2. Распределение времени для отдыха в процессе работы (в т.ч. организация питания)

5.3. Порядок учёта отработанного сотрудниками времени

5.4. Порядок предоставления сотрудникам отпусков

5.5. Ответственность сотрудников за нарушения. Порядок поощрения наиболее отлечившихся

6. Заключительные положения:

Правило внутреннего трудового распорядка разрабатываются в аппарате заместителя руководителя организации по управлению. В процессе отработки документа он визируется заместителями руководителя организации, а также руководителями финансового и юридического отделов.

Издаётся соответствующий приказ руководителя организации. При необходимости в содержание документа вносятся соответствующие изменения и уточнения о чём издаётся приказ по организации.

ОФОРМЛЕНИЕ ПРАВИЛ ТРУДОВОГО ВНУТРЕННЕГО РАСПОРЯДКА производится на листах бумаги формата А4.

Титульный лист документа исполняется на общем бланке и должен содержать наименования вида документа номер и дату написания документа, место составления, заголовок к тексту документа, текст, подпись разработчика, гриф утверждения с утверждающей подписью руководителя организации.