Заключение
Среди большого количества документов создаваемых или получаемых организацией документов ценность неодинакова. Одни документы необходимы для оперативной работы, пока в них есть надобность, и сроки их хранения «до минования надобности» или «до замены новыми». Другие же документы отражают работу всей организации, и имеют определенное экономическое либо научно-техническое значение и должны храниться длительное время, а иногда постоянно.
Есть документы, имеющие историческое значение, содержащие информацию о трудовой деятельности граждан, об их обучении и других событиях их жизни, имеют ценность на протяжении всей жизни гражданина и имеют постоянный срок хранения.
При четкой классификации документов в делах обеспечивается быстрый поиск и использование документов. Лучшим справочно-аналитическим материалом, определяющим порядок распределения документов в дела, служит номенклатура дел. С ее помощью проводится экспертизы ценности документов по распределению сроков хранения. Также важно правильно формировать дела.
Обработка дел для хранения включает в себя: проведение экспертизы ценности документов, оформление дел; составление описи с постоянным и долговременным сроками хранения.
Экспертиза ценности документов – это процесс, который определяет ценность документов, в целях отбора на хранение, изменения сроков хранения и уничтожения документов с истекшими сроками хранения.
Экспертиза ценности документов проводится на основе номенклатуры дел, нормативно-методических документов, в том числе перечней документов с указанием сроков хранения.
Экспертиза ценности документов является одной из важнейших функций службы ДОУ, так как по ее итогам проводится полноценное комплектование архива СЗАО "Белкарго".
Подготовка дела к хранению проводится работниками службы ДОУ, которые ответственны за формирование и хранение дел. Составление описи содержащей систематизированный перечень дел, а также предназначенный для их учета и удобного поиска необходимых документов. Опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве.
Передача дел из службы ДОУ в архив проводиться ежегодно.
Документы, находящиеся в архиве у которых срок хранения истек, установленный номенклатурой дел, отбираются к уничтожению. Работу по отбору дел к уничтожению осуществляют работники службы ДОУ совместно с членами экспертной комиссии. Акты на выделенные к уничтожению дела согласовывается на заседании экспертной комиссии и утверждается начальником организации.
Процесс по уничтожению документов происходит в несколько этапов:
- Отбор документов, подлежащих уничтожению на основании номенклатуры дел и «Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения» ;
- Выделение из отобранных дел документов, хранение которых может оказаться целесообразным;
- Составление описей и актов о выделении документов на уничтожение;
- Согласование акта;
- Уничтожение документов;
- Внесение соответствующих отметок в учетные данные, с указанием номера и даты утверждения акта.
Приложение № 1
Приложение № 2
Совместное закрытое УТВЕРЖДАЮ
акционерное общество Директор
«Белкарго» СЗАО «Белкарго»
И.А.Шутова
НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ « » 2012 г.
______________ № ______
г.Минск
на 2013 год
Индекс дела |
Заголовок дела |
Кол-во томов |
Срок хранения дела и номера пунктов по перечню |
Примечание |
|
|||
СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ |
|
|||||||
1-1 |
Номенклатура дел СЗАО «Белкарго» |
|
10 лет п.93.1. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-2 |
Постановления, приказы государственных органов |
|
До минования надобности п.7.2. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-3 |
Постановления, распоряжения Совета Министров Республики Беларусь, постановления республиканских органов государственного управления, присланные в СЗАО «Белкарго» |
|
До минования надобности п.4.2. Пост.38 |
Рыбина |
|
|||
1-4 |
Уставы и положения об СЗАО «Белкарго» |
|
До минования надобности п.8.2. Пост.38 |
Рыбина |
|
|||
1-5 |
Лицензия (разрешения) на осуществляемые виды деятельности СЗАО «Белкарго |
|
3 года* п.17 Пост.38 |
Рыбина Свиридович Карбанович |
|
|||
1-6
|
Приказы, распоряжения, указания директора СЗАО «Белкарго» по основной деятельности |
|
10 лет п.21.1. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-7 |
Приказы, распоряжения директора СЗАО «Белкарго» по личному составу о приеме, переводе, увольнении, поощрении, премировании, служебных командировках за границей |
|
75 лет п.21.3. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-8 |
Приказы, распоряжения директора СЗАО «Белкарго» по личному составу о предоставлении отпусков, взысканиях, служебных командировках в пределах Республики Беларусь |
|
3 года п.21.4. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-9 |
Приказы, распоряжения, указания директора СЗАО «Белкарго» по административно-хозяйственным вопросам |
|
5 лет п.21.2. Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-10 |
Переписка по основной деятельности СЗАО «Белкарго» |
|
5 лет п.33 Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-11 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам СЗАО «Белкарго» |
|
3 года П.34 Пост.140 |
Садко |
|
|||
1-12 |
Документы по основной деятельности СЗАО «Белкарго», представляемые в государственные органы, вышестоящие организации (доклады, докладные записки, отчеты, справки, сведения) |
|
10 лет П.35 Пост.140 |
Садко |
|
|||
1-13 |
Обращения граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц и документы, связанные с их рассмотрением
|
|
5 лет п.76 Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-14 |
Акты о выделении документов к уничтожению, не подлежащих архивному хранению |
|
До минования надобности п.107 Пост.140 |
Рыбина |
|
|||
1-15 |
Переписка о передаче клиентов и банковских операций из одних банков в другие |
|
5 лет п.170 Пост.140 |
Садко |
|
|||
1-16 |
Документы о премировании работников (докладные записки, расчеты, списки и др.) |
|
3 года п.188 Пост.140 |
Садко |
|
|||
1-17
|
|
|
|
|
|
|||
ЛОГИСТИКА, ЮРИСТЫ
|
||||||||
2-1 |
Прогнозы (перспективные планы) развития организаций |
|
10 лет п.144 Пост.140 |
|
||||
2-2 |
Документы о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях имущества (справки, акты, обязательства, переписка и др.) |
|
3 года п.195 Пост.140 |
|
||||
2-3 |
Документы, представляемые в судебные органы (исковые заявления, претензии, акты, протоколы, переписка и др.) |
|
3 года п.69 Пост.69 |
|
||||
2-4 |
Документы, послужившие основанием для проведения внешнеторговых операций по договорам клиентов в белорусских рублях и иностранной валюте (договоры, паспорта сделок и др.) |
|
5 лет п.375 Пост.140
|
|
||||
2-5
|
|
|
|
|
||||
2-6
|
|
|
|
|
||||
ОТДЕЛЕНИЕ ИДЕОЛОГИЧЕСКОЙ РАБОТЫ И КАДРОВОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ
|
||||||||
3-1 |
Документы, послужившие основанием для приказов по личному составу и не вошедшие в состав личных дел (заявления, представления, справки, докладные записки, выписки из приказов, уведомления и другие) |
|
3 года п.644 Пост.140 |
Гарнак |
||||
3-2 |
Документы о состоянии работы с кадрами (докладные записки, отчеты, сводки, справки и др.) |
|
5 лет п.621 Пост.140 |
Гарнак |
||||
3-3 |
Документы лиц, не принятых на работу (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомен-дательные письма, резюме и др.) |
|
1 год п.645 Пост.140 |
Гарнак |
||||
3-4 |
Протоколы заседаний комиссий по установлению (исчислению) стажа работы (службы) и документы к ним |
|
15лет п.653 375/97-2010 |
Молчан |
||||
3-5 |
Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.) за пределы Республике Беларусь |
|
10 лет п.663.2 Пост.140 |
Богадель |
||||
3-6
|
Документы о служебных командировках (докладные записки, задания, отчеты и др.) по Республике Беларусь |
|
1 год п.663.1 Пост.140 |
Богадель |
||||
3-7
|
|
|
|
|
||||
ОТДЕЛ УПРАВЛЕНИЯ И ЭКСПЛУАТАЦИИ
|
||||||||
4-1 |
Документы о состоянии и эксплуатации транспортных средств (справки, докладные записки, сведения и другие)
|
|
5 лет п.1135 пост.140 |
Зенкович |
||||
4-2 |
Заявки, заказы, заказы-поручения на перевозку грузов физических лиц, заказы-наряды, формуляры на перевозку пассажиров |
|
3 года п.1144 Пост.140 |
Зенкович |
||||
4-3 |
Доверенности на осуществление представительских функций в ходе решения вопросов поставки сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (работ, услуг) (оценка товара, ведение переговоров по реализации продукции, оформление товарно-транспортных накладных и др.) |
|
3 года п.1022 пост.140 |
Зенкович |
||||
4-4
|
Документы об отпуске со складов и отгрузке сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (распоряжения, наряды, требования, товарно-транспортные накладные и др.) |
|
3 года п.1054 пост.140 |
Зенкович |
||||
4-5 |
Документы о наличии, движении и возврате тары (акты, сведения, сертификаты и др.) |
|
1 год п.1057 пост.140 |
Трус |
||||
4-6 |
Документы по учету расхода горюче-смазочных материалов и запасных частей для транспортных средств (заправочные лимиты и листы, сведения, отчеты, переписка и др.) |
|
3 года п.1154 пост.140 |
Трус |
||||
4-7 |
|
|
|
|
||||
4-8 |
|
|
|
|
||||
ОТДЕЛ ТАМОЖЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ
|
||||||||
5-1 |
Документы о подтверждении применения нулевой ставки налога на добавленную стоимость (далее – НДС) (заявления о ввозе товара и уплате НДС, марки таможенного контроля и др.) |
|
3 года п.470 Пост.38 |
Карпович |
||||
5-2 |
Грузовые таможенные декларации (декларации на товары) |
|
3 года п.459 Пост.140 |
Герасимчик |
||||
5-3 |
Переписка об организации складского хранения |
|
3 года п.1044 Пост.140 |
Герасимчик |
||||
5-4 |
Договоры хранения (складского хранения) и документы к ним |
|
3 года п.1048 Пост.140 |
|
||||
|
|
|
|
|
||||
СКЛАД
|
||||||||
6-1 |
Переписка об организации складского хранения |
|
3 года п.1044 Пост.140 |
Свиридович |
||||
6-2 |
Договоры хранения (складского хранения) и документы к ним |
|
3 года п.1048 Пост.140 |
Иванцов |
||||
6-3 |
Документы о складском хранении сырья, материалов, комплектующих и иных товаров (справки, отчеты, сведения и др.) |
|
3 года п.1050 Пост.140 |
Иванцов |
||||
6-4 |
Акты, ведомости проведения инвентаризации имущества |
|
3 лет п.1052 Пост.140 |
Иванцов |
||||
6-5
|
Документы о недостаче и растратах товарно-материальных ценностей (акты, сведения, справки, переписка и др.) |
|
5 лет п.1052 Пост.140 |
Иванцов |
||||
6-6 |
|
|
|
|
||||
ФИНАНСОВАЯ СЛУЖБА
|
||||||||
9-1 |
Годовые отчеты бухгалтерского учета, приложения и пояснительные записки к ним |
|
5 лет п.165 Пост.140 |
Шматко |
||||
9-2 |
Квартальные отчеты бухгалтерского учета, приложения и пояснительные записки к ним |
|
1 год п.166 Пост. |
Шматко |
||||
9-3
|
Документы по учету валютных операций (платежные требования, платежные поручения, распоряжения банков, мемориальные ордера и др.) |
|
3 года п.173 Пост.140 |
Шматко |
||||
9-4 |
Документы по начислению заработной платы работникам (табели учета рабочего времени, расчеты, справки и др.) |
|
3 года п.184 Пост.140 |
Литвина |
||||
9-5 |
Лицевые счета (расчетные листки) по начислению заработной платы работникам |
|
75 лет п.183 Пост.140 |
Литвина |
||||
9-6 |
Документы о формировании временных, разовых цен (калькуляции, расчеты, справки, протоколы согласования и др.) |
|
3 года п.224 Пост.140 |
Гробушь |
||||
9-7
|
|
|
|
|
||||
НЕПРЕДУСМОТРЕННЫЕ |
||||||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
||||
ЖУРНАЛЫ
|
||||||||
1ж |
Журнал регистрации входящих документов |
|
3 года п.103 Пост.140 |
Свиридович
|
||||
2ж |
Журнал регистрации исходящих документов |
|
3 года п.103 Пост.140 |
Свиридович |
||||
3ж |
Журнал регистрации издаваемых приказов по основной деятельности |
|
10 лет п.102.1 Пост.140 |
Свиридович |
||||
4ж |
Журнал регистрации издаваемых приказов по личному составу |
|
75 лет п.102.3 Пост.140 |
Свиридович |
||||
5ж |
Журнал регистрации поступающих распорядительных документов из республиканских органов государственного управления |
|
До минования надобности Протокол ЭК №5 |
Рыбина |
||||
6ж |
Вспомогательный журнал |
|
3 года Протокол ЭК №5 |
Рыбина |
||||
7ж |
Журнал учета документов внутреннего обращения |
|
3 года п.103 Пост.140 |
Рыбина |
||||
8ж |
Журнал учета приема граждан руководителем |
|
5 лет п.85 Пост.140 |
Иволга |
||||
9ж |
Журнал регистрации обращений граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц |
|
3 года п.78 Пост.140
|
Иволга |
||||
10ж |
Журналы регистрации договоров, контрактов по финансово-хозяйственной деятельности |
|
3 года п.68 Пост.140 |
Валькович |
||||
11ж |
Журналы (книги) учета личных дел, личных карточек |
|
75 лет п.640 Пост.140 |
Есипенок |
||||
12ж |
Журналы регистрации трудовых договоров, контрактов |
|
3 года п.642 Пост.140 |
Есипенок |
||||
13ж |
Журналы регистрации командировочных удостоверений |
|
3 года п.665 Пост.140 |
Есипенок |
||||
14ж |
Книги учета распоряжений на отпуск сырья, материалов, комплектующих и иных товаров со складов |
|
3 года п.1055 Пост.140 |
Иванцов |
||||
15ж |
Журналы учета путевых листов |
|
3 год п.1143 Пост.140 |
Есипенок |
||||
16ж |
Статистические отчеты и таблицы по основным направлениям и видам деятельности |
|
5 лет протокол ЭК № 5 |
Шматко |
||||
17ж |
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и другие) |
|
1 год протокол ЭК № 5 |
Шматко |
||||
18ж |
Вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, оборотные ведомости |
|
1 год протокол ЭК № 5 |
Шматко |
||||
19ж |
Журналы регистрации исполнительных листов, листков нетрудоспособности, справок о временной нетрудоспособности |
|
3 года протокол ЭК № 5 |
Есипенок |
||||
20ж |
Книги учета наличия транспортных средств |
|
3 года протокол ЭК № 5 |
Есипенок |
||||
21ж |
Книги выхода и возвращения транспортных средств |
|
3 года протокол ЭК № 5 |
Есипенок |
||||
22ж |
|
|
|
|
||||
23ж |
|
|
|
|
||||
24ж |
|
|
|
|
||||
25ж |
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
||||
|
|
|
|
|
||||
Начальник службы ДОУ И.И.Рыбина
«___» _____ 2012 г.
В данную номенклатуру дел внесено ____(________) дел, в том числе:
- постоянного хранения - ;
- временного (до 10 лет) срока хранения - ;
- переходящих на следующий год - ;
- не заводилось - .
Начальник службы ДОУ И.И.Рыбина
«___» _____ 2012 г.
Приложение № 3
СОВМЕСТНОЕ ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО
«БЕЛКАРГО»
ПРОТОКОЛ №6
30.12.2012
г. Минск
Протокол заседания экспертной комиссии
Председатель –директор Шутова И.А.
Секретарь – начальник службы ДОУ Рыбина И.И.
Присутствовали:
1. Заместитель генерального директора по маркетингу Карбанович О.Л.
2. Заместитель генерального директора по идеологической работе и кадровому обеспечению Травень С.О.
3. Заместитель генерального директора по финансам Шкурнин М.М.
4. Заместитель генерального директора по таможенным операциям Вахтин С.С.
5. Юрисконсульт Николаев Н.Д.
6. Заведующая складом Рябцева М.И.
СЛУШАЛИ:
Выступила Рыбина И.И. о рассмотрении и утверждении номенклатуры дел СЗОА «Белкарго» на 2013 год, а также о согласовании состава экспертной комиссии организации.
РЕШИЛИ:
1.1. Согласовать представленный вариант номенклатуры дел СЗАО «Белкарго» на 2013 год.
1.2. Утвердить на состав экспертной комиссии СЗАО «Белкарго».
1.3. Утвердить номенклатуру дел СЗАО «Белкарго»
Председатель И.А.Шутова
Секретарь И.И. Рыбина
Приложение № 4
ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДОКУМЕНТА
Подшитый в дело № __________ том № ______ на ______________ листах
__________________________________________________________________
(наименование документа: справка, докладная записка, письмо и т.п.)
учтенный за № ___________ «____»________ 20 г. на ________ листах и приложение к нему, учтенное за № ____________ «____» ____________ 20 г., из данного дела изъят(ы) и:
подшит(ы) в дело № ___________, том № _______ листы_________ за ______________ год
направлен(ы) _________________________________________________
(адресат, кому)
«____» _____________ 20 г. при исх. № _______, копия которого подшита в дела № ____________, том № _________, листы _________.
выдан(ы) во временное пользование ______________________________
(кому и по какому учетному документу)
_____________________________________________________________________
4. уничтожен(ы) по акту № _________ «____» _______________ 20 г.
Основание: ___________________________________________________________
(кто принял решение об изъятии документа, должность, Ф.И.О. и подписи
_____________________________________________________________________
работника ОРСД и руководителя структурного подразделения)
Документ(ы) из дела изъял:
_______________________ _________________
(фамилия) (подпись)
«____» ______________ 20 г.
Документ(ы) принял на _______________________________________________
(отправку, подшивку в др.дело, передачу исполнителю)
_______________________ _________________
(фамилия) (подпись)
«____» ______________ 20
Приложение № 5
СОВМЕСТНОЕ ЗАКРЫТОЕ УТВЕРЖДАЮ
АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО Директор
«БЕЛКАРГО» СЗАО «БЕЛКАРГО»
_____________И.А.Шутова
АКТ №4 «___»_________2012
30.12.2012
г.Минск
О выделении к уничтожению
документов и дел, не подлежащих
хранению
На основании переченя типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения, утвержденным Постановлением Министерства Юстиции РБ 24.05.2012 г. № 140, отобраны к уничтожению, как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение следующие документы и дела:
№ п/п |
Наименование (заголовок) документов или дел |
Дата дела или крайние даты дел |
Номера номен-клатур (описей) за годы |
Индекс дела по номен-клатуре или по описи |
Коли-чество дел, томов |
Сроки хранения и номера пунктов по перечням |
Примечание |
1 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам СЗАО «Белкарго» |
31.12.2008- 08.03.2009 |
№ 1825 от 31.12.2008 |
1-9 |
1 |
3 года п.34 Пост.140 |
|
2 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам СЗАО «Белкарго» |
08.03.2009-21.06.2009 |
№ 1825 от 31.12.2008 |
1-9 |
1 |
3 года п.34 Пост.140 |
|
3 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам СЗАО «Белкарго» |
20.06.2009-01.10.2009 |
№ 1825 от 31.12.2008 |
1-9 |
1 |
3 года п.34 Пост.140 |
|
4 |
Переписка по административно-хозяйственным вопросам СЗАО «Белкарго» |
29.09.2009-31.12.2009 |
№ 1825 от 31.12.2008 |
1-9 |
1 |
3 года п.34 Пост.140 |
|
Итого _4 (Четыре)__ дела за __2008-2009_________ год(ы).
Начальник службы ДОУ И.И. Рыбина
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания ЭК
СЗАО «Белкарго»
от 31.12.2012 № 5
Документы в количестве __4 (четырех)____ дел, весом __12______ кг сданы в ОАО «Пуховичская картонная фабрика» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 08.01.2012г. № 1001/32
Начальник службы ДОУ И.И. Рыбина
СЗАО «Белкарго»
«___» ________ 2012
Изменения в учетные документы внесены.
Начальник службы ДОУ И.И. Рыбина
«___» ________ 2012