6. Недостатки в организации хранения и уничтожения документов и пути их усовершенствования в сзао «белкарго»

В СЗАО "Белкарго" ответственность за архив несут сотрудники слудбы ДОУ. В организации заведена журнальная форма регистрации документов, что затрудняет работу сотрудников службы ДОУ. При очень большом объеме документооборота (около 15500 документов в год) служба ДОУ со штатной численность 4 человека, не в состоянии уследить за всеми документами, в том числе организовать комплектование, обеспечить учет и эффективное хранение и использования документов, хранящихся в архиве. Также проблематично обеспечить своевременный отбор документов к уничтожению, с истекшими сроками хранения и утративших практическое значения документов.

Сотрудники службы ДОУСД уничтожают документы только с истекшими сроками хранения, а документы с длительными сроками хранения оставляют на неопределенный срок в архиве. Исходя из проведенного анализа, рекомендовала бы сотрудникам СЗАО "Белкарго" приводить документы в порядок, путем выделения к уничтожению документов, не только с истекшими сроками хранения, но утративших практическое и не имеющее научно-исторического значения документы.

Работа в архиве не налажена должным образом, дела выдаются из архива без предоставления заявления, без заполнения карты-заместителя дела и составления акта о выдаче дела во временное пользование. Дела не имеют лист использования дела. Также не проводится проверка наличия и состояния дел.

Архив СЗАО "Белкарго" не соответствует установленным нормам и не гарантирует эффективную сохранность хранящихся в нем документов. Помещение архива находится в подвальном помещении, имеет капитальные стены и надежные перекрытия. Входная деревянная дверь оборудована врезным замком, который не гарантирует надежное закрытие помещения. В помещении имеется оконный проем, который выходи на западную сторону и не защищены решеткой, что не исключает возможности проникновения в него посторонних лиц.

Архив оборудован стационарными стеллажами с соблюдением установленного порядка их размещения.

Архив небезопасен в пожарном отношении и не гарантирован от затопления и не имеет запасной выход. Помещение архива не оборудованы охранной сигнализацией.

Исходя из проведенного анализа, надо полагать, что для усовершенствования организации хранения дел в архиве СЗАО "Белкарго" необходимо выполнить следующие мероприятия:

1. Необходимо создать оптимальные условия хранения документов, то есть предоставить для архива помещение с оборудованием средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализацией и создать оптимальный температурно-влажностный и световой режим в помещении архива. Также помещения архива должны соответствовать определенным требованиям и условиям хранения документов. Хранилища должны быть удалены от производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов, должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированы от затопления и иметь запасной выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных и других магистральных трубопроводов. Наружные двери помещения архива должны быть обиты металлическим листом и иметь прочные замки, в нерабочее время двери должны опечатываться. Печать храни вместе с ключами у дежурного постового. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками.

В помещениях архива должна быть проложена скрытая электропроводка, светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения, и иметь отключающие рубильники. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители, которые устанавливаются, не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещения архива для хранения документов должен соответствовать температурному режиму в пределах от +14º до +20ºС, влажностному режиму – от 45-60%. Температурно-влажностный режим хранения документов необходимо контролировать путем измерения климатических параметров воздуха не реже двух раз в неделю в одно и то же время.

Освещение в помещениях архива может быть, как естественным, так и искусственным. С целью защиты документов от разрушающего действия солнечных лучей хранилища следует располагать в здании с окнами на северную сторону. В качестве источников искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

2. Необходимо соблюдать порядок выдачи дел из архива. Исходя из целей работы с документами, дела выдаются из архива во временное пользование только структурным подразделениям организации, а также судебным и следственным органам. Дела выдаются на срок, не превышающий 10 дней.

При выдаче дел из архива необходимо оформить следующие документы:

- заявление (рапорт) на выдачу дел во временное пользование;

- акт о выдаче дел во временное пользование.

Все выдачи дел и документов из архива должны регистрироваться в книге выдачи дел во временное пользование.

Перед выдачей дел из архива, работники службы ДОУ обязаны проверять соответствие шифра и заголовка дела на обложке, шифру и заголовку дела в описи; перед выдачей и при возвращении дел в архив проверяются также нумерация листов и состояние документов каждого выданного дела. Каждое выдаваемое из архива дело постоянного хранения должно иметь лист использования дела.

Когда дело выдается во временное пользование, на его место подкладывается карта, в которой указываются: номер и заголовок дела, номер и название описи, номер и название, когда и кому выдано дело, дата его возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело с указанием должности. При возвращении дела в архив карта - заместитель изымается. Карта-заместитель на возвращенные дела хранится в архиве до минования надобности.

При возвращении в архив дел, проверяется состояние дел, в присутствии лица, возвращающего эти документы. Если обнаружена недостача дела или отдельных ее листов в них или повреждение дел и документов, сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых предъявляется руководителю организации, для привлечения виновных к ответственности, другой - остается в архиве.

3. Важнейшей задачей архива является учет документов, и проведение проверки их наличия и состояния для установления фактического наличия дел, числящихся по описям.

Основной работой архива является проверка наличия и состояния дел постоянного хранения, которая проводится не реже чем один раз в 5 лет, а дел по личному составу и документов временного (свыше 10 лет) хранения проводится не реже чем один раз в 10 лет.

Проверка наличия и состояния дел должна проводится работниками, ответственными за архив или комиссией, специально назначенной приказом руководителя организации.

При проведении проверки наличия и состояния дел вначале изучаются документы предыдущих проверок, затем проверяется правильность нумераций дел в каждом разделе описи дел, соответствие нумерации дел и готовым записям в описях и сведениям в листах дел. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.

Обязательно сверяются дела, выданные во временное пользование по книгам и актам выдачи дел, и считаются имеющимися в наличии.

При проведении проверке наличия и состояния дел необходимо сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках, подкладывать на соответствующие места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела, не внесенные в опись дела.

По окончанию проверки наличия и состояния дел в конце каждой описи после заверительной надписи проставляется запись "Проверено", дата проверки, а также подписывается сотрудником, проводившим проверку с указанием должности.

По итоговым записям в листах проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел. Каждый акт подписывается работниками, проводившими проверку, и утверждается руководителем организации. Акты нумеруются по порядку номеров проверок в пределах фонда и включаются в дело после их утверждения. В соответствии с актами проводится работа по устранению выявленных недостатков.