4.Экспертиза ценности документов. Подготовка передача дел в архив сзао «белкарго»

Из огромного количества документов, лишь незначительная часть поступает на хранение в ведомственный архив. Документация неравноценна, некоторая содержат информацию, имеющую особое значение, а другие малоценные, и их хранение нецелесообразно. И для того, чтоб определить ценность и значимость документов, а также для изменения их сроков хранения проводится экспертиза ценности документов.

Ежегодно создается экспертная комиссия председателем, которой назначается заместитель директора СЗАО "Белкарго", а секретарем – работник службы ДОУ. В состав комиссии включаются начальники всех структурных подразделений, в которых создаются и накапливаются документы. Экспертная комиссия является совещательным органом, и ее решение вступает в силу после утверждения директором протокола заседания (Приложение № 3).

Важнейшей задачей экспертизы ценности документов в СЗАО "Белкарго" является отбор документов и дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения для передачи в ведомственный архив. Также экспертной комиссией выделяются к уничтожению дела временного срока хранения (до 10 лет), хранящиеся в службе ДОУ, сроки хранения, которых истекли.

Экспертиза ценностей необходима для определения сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени и сроки хранения, которых не отражены в перечне документов, образующихся в деятельности организации. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на документы долговременного срока хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет на момент заведения дела) и на документы временного срока хранения.

Экспертная комиссия организует и проводит ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения документов с длительными сроками хранения и к уничтожению документов, временного хранения, срок хранения которых истек, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве, рассматривает и выносит решение о согласовании номенклатуры дел, принимает решение об изменении сроков хранения отдельных документов.

Экспертизы ценности документов начинает проводиться еще в процессе формирования дел. В течение делопроизводственного года все дела минувшего года находятся в службе ДОУ для использования этих документов в процессе деятельности СЗАО "Белкарго". В то же время в службе ДОУ проводится подготовка дел к последующему хранению в архиве организации.

Экспертиза ценности дел проводится, на основании номенклатуры дел и перечня документов, образующихся в деятельности организации, путем полистного просмотра документов с целью выявления из их состава документов, подлежащих более длительному хранению. При проведении экспертизы ценности дел учитываются:

- значимость событий, мероприятий, отраженных в документе;

- историческое значение информации, содержащейся в документе

- степень повторяемости информации в других документах;

- возможность дальнейшего использования документов в справочной работе;

- подлинность документа;

- юридическая достоверность документов;

- физическое состояние документов.

Экспертизе ценности подлежит все документы, образовавшиеся в деятельности СЗАО "Белкарго". В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики, дублетные экземпляры.

Если при проведении экспертизы ценности документов обнаруживается отсутствие каких-либо документов, подлежащих дальнейшему хранению, организуется их поиск, а в случае необнаружения этих документов проводится их замена другими документами, восполняющими в определенной степени отсутствующие. При этом экспертная комиссия устанавливает документам, которые заменяют отсутствующие, соответствующий срок хранения (до постоянного срока хранения включительно).

При экспертизе ценности документов, находящихся на хранении, учитывается их физическое состояние. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста ценных поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются. Уничтожение поврежденных документов постоянного срока хранения производится только с разрешения экспертной комиссией.

При экспертизе ценности документов, для которых установлен срок хранения с отметкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия), надо учитывать, что эти документы могут иметь более длительный срок хранения. В процессе экспертизы ценности документов с отметкой "ЭПК" снимается экспертная комиссия, которая устанавливает для них конкретный срок хранения до постоянного включительно, но не меньше минимального срока хранения по перечню документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Окончательное решение по результатам экспертизы принимает экспертная комиссия СЗАО "Белкарго".

Законченные производством дела постоянного и временного сроков хранения хранятся в службе ДОУ не более 1 года, а после передаются в архив СЗАО "Белкарго".

Дела временного срока хранения в архив организации не передаются, а хранятся в службе ДОУ до истечения срока их хранения. Дела хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, и располагаются по срокам хранения. На корешках обложек дел указаны индексы по номенклатуре и делопроизводственный год. На внутренней стороне дверце шкафа помещена выписка из номенклатуры дел.

В случае необходимости временного изъятия из дела документа или перемещения его из одного дела в другое производится только с разрешения начальник службы ДОУ с оставлением в деле листа-заместителя документа (Приложения № 4). А в случае безвозмездного изъятия из дела документа во внутренней описи дела и в журнале учета производится соответствующая отметка. При изъятии документов из дел повторная нумерация не проставляется.

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года подготавливаются и оформляются и учитываются, для того, чтоб обеспечить их сохранность и эффективное использование в течении всего периода хранения.

Оформление дел проводится работниками службы ДОУ, ответственными за ведение делопроизводства, в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, но не позднее конца 1-го квартала. Дела оформляются в зависимости от сроков хранения полное либо частичное.

Подготовка дел и документов к передаче в архив СЗАО "Белкарго" включает в себя:

• систематизацию документов в делах;

• проведение экспертизы ценности документов;

• оформление дел;

• составление описи дел.

Документы в делах должны располагаться в прямой хронологической последовательности и в порядке с начало по конец года, то есть в начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов, с привлечением членов экспертной комиссии: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и т.п.

Затем работники службы ДОУ оформляют дела, которые подлежат полному или частичному оформлению.

Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Оно предусматривает:

- нумерацию листов;

- составление внутренней описи документов;

- подшивку или переплет дел;

- составление заверительной надписи;

- оформление обложки дела.

При частичном оформлении дела документы хранятся в делах в скоросшивателях, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно).

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу, а также подготавливаются акты об уничтожении дел с истекшим сроком хранения (до 10 лет включительно). Составленные описи дел также рассматриваются на заседании экспертной комиссии СЗАО "Белкарго".

Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива и обеспечивает оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в архив, второй - прилагается к протоколу заседания экспертной комиссии, а третий - остается в службе ДОУ.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения могут быть уничтожены только после того, как описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу за соответствующий период утверждены и переданы в архив организации.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи.

В архив СЗАО "Белкарго" передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится строго по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационные журналы (книги) учета и выдачи документов.

Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дел и расписывается в приеме дел на всех экземплярах описи, указывает дату приема и количество принятых дел.

5. УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В СЗАО «БЕЛКАРГО»

СЗАО «Белкарго» не является фондообразователем государственного архива, то есть не сдает свои документы на государственное хранение, а самостоятельно решает вопросы хранения и уничтожения дел. Поэтому в обязанности работников службы ДОУ входит этот важнейший элемент работы по наведению порядка в документационном обеспечении управления – уничтожение документов.

В СЗАО «Белкарго» проводится нижеприведенный комплекс мероприятий по уничтожению документов.

1. Сотрудники службы ДОУ на основании номенклатуры дел, завершившегося календарного года, совместно с членами экспертной комиссии проводят отбор документов и дел, временного срока хранения (до 10 лет), сроки хранения, которых истекли к уничтожению.

2. Проводят экспертизу ценности документов, путем полистного просмотра документов, чтобы исключить малейшую случайность уничтожения документа, срок хранения которого еще не истек. Первоначально сотрудники организации проводится отбор документов, подлежащих постоянному хранению. Особое внимание уделяется документации по личному составу, так как данные документы передаются на государственное хранение в случае ликвидации организации.

Если комиссией выявлено, что в дело подшиты документы, имеющие постоянные, длительные и истекшие сроки хранения, то оно расшивается в целях отбора на хранение документов с постоянными и длительными сроками хранения и изъятия для уничтожения документов с истекшими сроками хранения. Изъятые из дел документы постоянного хранения оформляются в самостоятельные дела, а для оставшихся документов временного хранения определяются сроки их хранения. Подшивка вновь сформированных дел производится уже после завершения экспертизы ценности документов. Документам с истекшим сроком хранения, выделенным из дела, присваивается статус дела, под именем которого они будут включены в номенклатуру и акт.

Если при проведении экспертизы обнаружены документы постоянного срока хранения с повторяющейся информацией (оригиналы, копии или дубликаты), то проводится проверка на наличие оригинальных документов, которые и подлежат дельнейшему хранению. Остальные документы уничтожаются. Если обнаружена копия одного документа постоянного срока хранения, а оригинал не найден, то для последующего хранения оставляется эта копия, остальные копии выделяются к уничтожению.

К уничтожению также отбираются документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста недоступна для прочтения и восстановление их не представляется возможным. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

Экспертная комиссия выявляет точное количество документации, которую необходимо ликвидировать, проводит взвешивание утилизируемых документов.

3. Составляют акт о выделении к уничтожению документов, в который в любой последовательности вносятся заголовки отдельных дел с указанием количества томов, крайних дат дела, номера дел по номенклатуре и сроки хранения с указание номеров пунктов по перечню. (Приложение № 5).

Акт о выделении к уничтожению документов в СЗАО "Белкарго" составляется в двух экземплярах и согласовывается на заседании экспертной комиссии и утверждается директором организации. После составления акта члены экспертной комиссии сверяют с записями в акте.

В СЗАО "Белкарго" дела уничтожаются путем роспуска в гидроразбивателе с добавлением воды в присутствии всех членов комиссии. По окончании процедуры уничтожения акт подписывается всеми членами экспертной комиссии.

4. После уничтожения выделенных к уничтожению документов и дел, сотрудники службы ДОУ вносит отметки в учетные данные, с указанием номера и даты утверждения акта.