3. Классификация и систематизация документов, формирование дел в сзао «белкарго»

Вся документация организации поступает и обрабатывается централизованно специально созданным для этих целей подразделением, которое называет службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ).

Наименование службы ДОУ, ее структура, задачи и функции определяются и утверждается директором СЗАО "Белкарго", а также предусматриваются положением о службе ДОУ.

Документы организации отражают административно-хозяйственную деятельность и могут представлять определенную ценность. Для обеспечения правильного формирования и учета дел в СЗАО "Белкарго" разработана и утверждена номенклатура дел, которая предназначена для классификации и систематизации документов в дела, а также определения сроков их хранения.

В номенклатуру включены дела постоянного, временного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) сроков хранения. (Приложение № 2) Сроки хранения дел указаны в Постановление Министерства Юстиции РБ 24.05.2012 г. № 140 «Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей, с указанием сроков хранения». Не отраженные в перечне сроки определяет экспертная комиссия, утвержденная приказом директора СЗАО "Белкарго".

Основанием для группировки документов по смысловому содержанию служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т. д. Группировка документов в деле осуществляется по хронологическому признаку.

Систематизация заголовков дел в номенклатуре дел размещается по структурным подразделениям и по значимости, то есть первыми внесены дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем расположены организационные документы СЗАО "Белкарго", далее дела планы, отчеты, переписка. В конце каждого раздела оставляются резервные индексы для дел, которые по каким либо причинам были не учтены при составлении номенклатуры дел.

В конце номенклатуры дел учтены регистрационные материалы – журналы (книги) учета и выдачи документов, а на которых проставлены их номера по номенклатуре.

При формировании дел соблюдены следующие требования:

1. Документы постоянного и временного сроков хранения группируются в дела раздельно;

2. Годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;

3. В дело включен только один экземпляр каждого документа.

Дела (тома) содержат не более 250 листов. В делах группируются документы одного календарного года, кроме переходящих дел, не закрывающихся по окончании календарного года. По окончании делопроизводственного года в номенклатуре дел проставляется количество томов дела.

В Примечаниях проставляется отметка о незаведении дел, переходящих дел, выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за ведение и оформлении дел.

В конце календарного года номенклатура дел СЗАО "Белкарго" закрывается итоговой записью о категориях и количестве заведенных дел, подписывается лицом, ответственным за делопроизводство.

Номенклатура дел ежегодно (не позднее 30 декабря) пересматривается, анализируется и уточняется. После внесения изменений номенклатура дел согласуется с экспертной комиссией и утверждается директором СЗАО "Белкарго".