Тема 8. Контроль як загальна функція менеджменту

1. Поняття контролю контролю та його місце в системі управління

2. Види управлінського контролю.

3. Етапи процесу контролю.

4. Рекомендації щодо проведення ефективного контролю.

5. Характеристики ефективного контролю.

6. Інформаційно-управлінські системи в плануванні та контролі.

1. Суть контролю та його види

Управлінський контроль є одною із основних функцій менеджменту, ціль якої кількісна і якісна оцінка праці та облік результатів роботи організації. Головними інструментами реалізації цієї функції є спостереження, перевірка всіх сторін діяльності, облік та аналіз. В загальній системі управління контроль виступає як елемент зворотного зв'язку. За результатами контролю проводиться корегування раніше прийнятих рішень, планів, норм і нормативів. Ефективно поставлений контроль має стратегічне спрямування, орієнтується на кінцеві результати, здійснюється своєчасно і достатньо є простим. Остання вимога особливо важлива в сучасних умовах, коли організація прагне будувати роботу на принципі довіри до людей, що веде до суттєвого скорочення контрольних функцій, які виконуються безпосередньо менеджерами. За таких умов контроль стає менш жорстким і більш економічним.

Контроль виступає одним з головних інструментів розвитку організації. В менеджменті без контролю неможливий управлінський процес. Контроль - це обов'язкова функція менеджменту, є заключною стадією управлінського процесу і відіграє роль зв'язуючої ланки між керуючою і керованою системами.

Існують декілька причин які обумовлюють необхідність управлінського контролю:

по-перше - необхідність спостерігати за тим, чим працюючі зайняті, що і як вони роблять. Сукупний ефект навіть дрібних помилок може суттєво вплинути на зниження потенціалу діяльності організації;

по-друге - постійні зміни в оточуючому середовищі з якими організація та їх менеджери стикаються, вимагає відповідного реагування. Зміни вимагають керування не тільки намічених планів, а навіть цілей організації. Добре організований контроль допомагає менеджерам своєчасно пристосовуватися до змін;

по-третє - це постійно зростаюча складність роботи організацій, які займаються бізнесом, внаслідок росту їх розмірів і масштабів виробництва. Зі зростанням виробництва менеджери, які відповідальні за виконання всіх задач організації, не можуть персонально спостерігати за кожним видом діяльності, а також змінами умов на ринку і особисто вирішувати виникаючи проблеми. Тому їм необхідна формальна система контролю.

2. Види контролю

Розрізняють три види контролю.

Попередній - контроль, який здійснюється до фактичного початку робіт. Основними засобами здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і поведінки через чіткі посадові інструкції, чітки формулювання мети та доведення її до підлеглих, приймати в адміністративний апарат керівництва кваліфікованих людей, все це збільшуватиме ймовірність того, що організаційна структура працюватиме так, як заплановано.

В організаціях попередній контроль використовується в трьох головних напрямах:

• відносно людських;

• матеріальних;

• фінансових ресурсів.

Для того щоб упевнитися, що працівники, яких прийняли в організацію, спроможні виконувати доручені їм обов’язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти чи стаж роботи в цій сфері та перевірити документи й рекомендації.

Для втілення контролю у сфері матеріальних ресурсів розроблюються стандарти мінімально дозволених рівнів якості та проведення фізичних перевірок відповідності одержаної сировини цим вимогам.

Найважливішим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, який дозволяє також здійснити функцію планування. Він дає впевненість, що коли організація потребує готівку, вона її матиме. Бюджети встановлюють граничні витрати і не дозволяють цим будь-якому відділу чи організації загалом вичерпати свою готівку.

Поточний контроль здійснюється безпосередньо в процесі проведення робіт. Найчастіше об’єктом поточного контролю є підлеглі співробітники, а сам контроль традиційно є перевагою їх безпосередніх керівників. Регулярна перевірка праці підлеглих, обговорення проблем, що виникають, та пропозицій щодо вдосконалення роботи дозволяють виключити відхилення від накреслених планів та інструкцій.

Поточний контроль базується на вимірі фактичних результатів, отриманих після проведення роботи, спрямованої на досягнення бажаної мети. Для того щоб здійснити поточний контроль, апарату керівництва потрібний зворотний зв'язок (повідомлення підлеглого про незадовільну працю).

Заключний контроль, хоч і здійснюється на закінчення роботи, все-таки, на думку професора Вільяма Ньюмена, має дві важливі функції.

• одна з них полягає в тому, що заключний контроль дає керівництву організації інформацію для планування в тому разі, якщо такі ж роботи пропонується проводити в майбутньому;

• друга функція підсумкового контролю полягає в тому, щоб сприяти мотивації.

Процес контролю не лише дозволяє виявити проблеми та реагувати на них так, аби досягти бажаної мети, а й допомагає керівництву вирішити, коли необхідно вносити радикальні зміни в діяльність організації.