на виконання розпорядження №.. .

Такі стандартні вислови полегшують сприймання документа, а також процес його складання, скорочуючи час на пошуки формулювань.

Стандартизація відбувається і на рівні синтаксису - використання речень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення:

Заслухавши та обговоривши..., Беручи до уваги..., Розглянувши представлений до затвердження проект..., Враховуючи..., Керуючись...( дієприслівникові звороти зазвичай стоять на початку речення: Керуючись нормативно-правовими актами...);

Комісія дійшла висновку..., Рішення остаточне і оскарженню не підлягає (Вживається прямий порядок слів ( підмет передує присудку, означення стоять перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення ) у тому випадку, якшо логічний наголос падає на об’єкт дії; зворотній порядок уживається, якщо логічний наголос падає на саму дію).

Логічна послідовність Усі частини тексту логічно пов’язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будують з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташування змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами логічної послідовності виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв’язки (таму що; оскільки; через те, що; внаслідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку.; водночас, одночасно, потім, насамкінець; по-перше, по-друге), виражають протиставлення (не...,а), позначають результативність виконання дій (таким чинам, отже, у результаті).

Для вираження причинно-наслідкових зв’язків вживаються складнопідрядні речення. Будуючи ці речення, треба пам’ятати, що найуживанішими є складні речення із сполучниками та сполучниковими словами що, який, якщо, за умови, внаслідок того що, щоб, де, як: Працівник не несе матеріальної відповідальності, якщо шкода заподіяна не з його вини.

Місце підрядної частини залежить від того, до якого члена головної частини вона відноситься. Якщо підрядна частина пояснює лише одне слово чи словосполучення головної, то вона, як правило, іде слідом за нею.

Складнопідрядні речення, поєднуючи прохання й причини, що спонукали звернутися з проханням, відмову й переконливу аргументацію в межах єдиної конструкції, надають більшої переконливості проханню й пом’якшують враження від відмови: Контракт з Вами не може бути підписаний на новий термін, оскільки передбачається скорочення штату взагалі.

Якщо підрядна частина відноситься до групи присудка у головній частині чи до всієї головної частини, то вона ставиться або перед головною(коли акцент робиться на обставинах виконання дії), або після головної (коли пояснюється основна ідея складного речення, наприклад: Нарада тривала менше, ніж годину з огляду на те, що...

Ясність викладу, точність опису Мова тексту повинна бути зрозумілою, не викликати двозначності. Це вимагає від укладача правильного користування термінами. Бажано уникати вузько вживаних професіоналізмів.

Свобода від суперечностей Аргументи, викладені в тексті документа не повинні суперечити одне одному. Форма вираження не має суперечити змісту висловлювання , наприклад, прохання,

що висловлене у формі наказу: Дозвольте повернутися до виконання своїх оСюв 'язків!

Слова і вирази, що мають розмовний характер або емоційну забарвленість , не вливаються в текстах документів, оскільки суперечать мовностилістичним вимогам офіційно-ділового стилю.

Лаконічність

Лаконічним вважається текст, у якому немає багатослівної аргументації, і.ійних слів та повторень. Так, лаконічності можна досягти вживанням загально - прийнятих скорочень та абревіатур: обл.., смт., ДАІ, МВС.грн., канд.. філол., проф., рр . тт. (товариші,томи) та інші. Сприяють лаконічності умовні позначення, с і лндартні звороти, прості речення.

Крім названого вище, треба звернути увагу на те, що в розпорядчих документах застосовуються мовні конструкції наказового характеру: наказую (у наказі), пропоную ( у вказівках); інфінітиви в значенні наказовості: Затвердити > к над державної комісії, Відрахувати з університету за порушення Правил внутрішнього розпорядку.

4. Текстова рубрикація.

Викладене більшою мірою стосується документів з низьким рівнем г і дндартизації.

Якщо текст значний за обсягом, він підлягає рубрикації — членуванню на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ на абзаци.

Середня довжина абзацу має бути 4 -5 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення.

Цей акт складено в тому, що відповідальні за збереження цінностей службові особи Укрсоцбанку здали, а інкасатори при Укрсоцбанку прийняли в непошкодженій упаковці, належно опломбовані 2 (дві) посилки, 10 (десять)мішків, у тому числі з прийнятими на інкасо цінностями у кількості 500 (п’ятсот) золотих виробів в оцінці 1 250 000 гри. (один мільйон двісті п ’ятдесят тисяч).

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) і нова.

Комбінована ґрунтується на використанні різних типів знаків - слів, літер, арабських та римських цифр: І, II, §, а) і т.д. Нова система базується на

використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності:

1. 2.

1.1. 2.1.

1. 2.1.1. (звертаємо увагу на «лише арабських цифр»,

тому нумерація типу II .2.1. вважається помилковою).

5.Особливості тексту в документах пітного типу.

У документах різного типу текст може відрізнятися як за композицією, так і за способом викладення інформації.

Так, наприклад, для заяви стандартним є текст, який має таку структуру:

• прохання (прошу надати.., прошу звільнити.., прошу дозволити.., прошу перевести... тощо);

• обґрунтування прохання (у зв’язку з ..., оскільки..., відповідно до... тощо).

У складних заявах підставою для неї можуть бути додатки. За способом викладення інформації такий текст будується за законами міркування.

Порівняно з ним текст автобіографії будується як опис (автобіографія- документ) або як розповідь (автобіографія-розповідь). Подібно до тексту автобіографії-документу, який складається з окремих блоків: 1)прізвище, ім’я, по батькові; 2) дата народження; 3)місце народження; 4)відомості про навчання; 5) відомості про трудову діяльність; 6) відомості про громадську діяльність; 7)короткі відомості про склад сім’ї), вибудовується текст резюме - документа, що є одним з найефективніших засобів пошуку роботи.

У розпорядчих документах, як зазначили раніше, текст складається лише з двох частин - констатувальної, де вказується мета і підстава видання, та розпорядчої, де перераховуються дії, які треба виконати, та особи, відповідальні за їх виконання.

• Такий організаційний документ, як протокол, має текст, що складається з двох частин: вступної та основної. У вступній частині вказується дата проведення зборів, зазначаються прізвища та ініціали всіх присутніх. При великій кількості присутніх на засіданні їх список складається окремо й додається, а в протоколі лише загальна кількість присутніх. У цій частині також подається порядок денний зборів з переліком питань, що розглядаються. Основний текст протоколу поділяється на розділи, які відповідають пунктам порядку денного. Кожен розділ містить такі частини:

• слухали;

• виступили;

• ухвалили ( у цьому розділі повністю записується прийняте рішення (ухвала), яке може складатися з одного чи кількох пунктів або з констатувальної й резолюючої частин.

Навіть ці приклади доводять, що композиція тексгу та характер передачі інформації в ньому залежать від виду документа й змісту інформації.

Див. за «Списком літератури до курсу» позиції 10 (с. 41 -47), 12 (с. 245-250).

2. Додайте доказову частину тексту до поданих вступної та заключної частин.

Ознаки кризи правопорядку в Україні сьогодні очевидні. Існують різні думки з приводу того «хто винен?»у цьому і «щоробити?», аби забезпечити в країні суворе дотримання закону.

3. Запишіть за новою системою рубрикації:

П’ятий пункт другого підрозділу третього розділу; перший підпункт першого пункту першого підрозділу четвертого розділу; дванадцятий підрозділ десятого розділу.

4. Виконайте тестові завдання.

1. Продовжте визначення: «Текст-це...».

2. Оберіть неправильну відповідь щодо рубрикації тексту.

А Підрозділи повинні мати порядкову нумерацію в межах кожного розділу;

Б Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) і нова;

В Нова система рубрикації базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності: 1; 1.1; 1.1.1.

Г Нова система рубрикації базується на використанні римських і арабських цифр (Ц.2.1).

3. Якщо текст документа не вміщається на одній сторінці, на другу є і оцінку можна перенести:

А підпис Б підпис і дату

В не менше двох рядків тексту і підпис

Г не менше абзацу, що складається з чотирьох рядків і підпис.

4. Текст документа складається з таких логічних елементів:

А вступу, доказу, закінчення;

Б зачину, фрази, висновку;

В вступу, зачину, коментарів;

Г зачину, викладу, доказу.

5. Продовжте речення: «У вступі тексту документа викладають...».

6. Оберіть дві правильні відповіді.

Укладаючи документ, слід дотримуватися певних правил, а саме:

А віддавати перевагу жаргонізмам, арготизмам, сленговим зворотам;

Б актуальність документів не грає великої ролі, тому їх можна «притримати дня кращих часів»;

В допускається багатозначність слів;

Г не переобтяжувати текст чужомовними словами, якщо є українські відповідники;

Д уникати немилозвучності, однозвучності з іншими скороченнями.

7. Виберіть чотири типи сучасних уніфікованих текстів:

А Графік.

Б Трафарет.

В Анкета.

Г Таблиця.

Д Малюнок.

Е Схема.

Є Зв’язний типовий текст (типовий зразок).

Змістовий модуль IV писемна професійна комунікація Практичне заняття №2

Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації План

1. Класифікація документів.

Загальна характеристика кадрово-контрактних документів.

Основні реквізити та правила оформлення резюме, характеристики.

Трудова угода, трудовий договір, контракт, трудова книжка: специфічні риси документів, їх реквізити.