Сортировка данных

Данные, представляемые в таблице, могут быть упорядочены. Для выполнения сортировки необходимо указать любую ячейку в списке, затем щелкнуть одну из кнопок для сортировки на ПИ «Стандартная» или .

Для сортировки строк по двум или более столбцам указать любую ячейку в сортируемом списке, затем выбрать команду Сортировка в меню Данные (при этом лучше всего, если сортируемый список будет иметь заголовки столбцов). Откроется окно, в котором следует указать столбцы сортировки в полях «Сортировать по» и «Затем по». Чтобы отсортировать данные по более, чем трем столбцам одновременно, сначала надо отсортировать список по трем наименее значимым столбцам. Например, если список содержит сведения о сотрудниках и его требуется отсортировать по полям:

«Отдел», «Должность», «Фамилия», «Имя» и «Отчество», следует выбрать сначала:

«Имя» — в поле «Сортировать по»,

«Отчество» — в поле «Затем по» и отсортировать список.

Затем выбрать:

«Отдел» — в поле «Сортировать по»,

«Должность» — в поле «Затем по»,

«Фамилия» —в поле «В последнюю очередь, по» и отсортировать список.

В завершение выбрать другие параметры сортировки и щелкнуть кнопку OK .

В результате получим список, отсортированный по отделам, внутри каждого отдела будут упорядочены должности, для каждой должности — упорядочены фамилии, имена и отчества.

Получение промежуточных итогов

Для подведения промежуточных итогов сначала надо отсортировать список по столбцу, для которого необходимо подвести промежуточные итоги. Затем указать ячейку в этом списке и выбрать команду Итоги в меню Данные. Откроется окно «Промежуточные итоги», в котором следует:

- Выбрать столбец, содержащий группы, по которым необходимо подвести итоги, из списка «При каждом изменении в». Это должен быть тот столбец, по которому проводилась сортировка списка.

- Выбрать функцию, необходимую для подведения итогов, из списка «Операция».

- Выбрать столбцы, содержащие значения, по которым необходимо подвести итоги, в списке «Добавить итоги по».

- Установить дополнительные параметры подведения итогов (при необходимости) и щелкнуть кнопку OK .

Работа с формами

Для ввода данных можно использовать окно форм, которое открывается при выборе команды Форма из меню Данные.

Форма — это наиболее удобный способ для просмотра, изменения, добавления и удаления записей списка, а также для поиска записей, удовлетворяющих заданным условиям. Перед работой с формой необходимо задать заголовки столбцов списка. Эти заголовки используются для создания полей формы.

Вставка записей с помощью формы:

- указать ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи;

- выбрать команду Форма в меню Данные;

- нажать кнопку Добавить ;

- ввести поля новой записи, используя клавишу <Tab> для перемещения к следующему полю, для перемещения к предыдущему полю использовать сочетание клавиш <Shift+Tab>;

- нажать клавишу <Enter>.для добавления записи в список;

- по завершении набора последней записи щелкнуть кнопку Закрыть , чтобы добавить набранную запись и выйти из формы.

Примечание:

Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя.

При добавлении записи, содержащей формулу, результат формулы не будет вычислен до нажатия клавиши <Enter> или кнопки Закрыть .

Чтобы отменить добавление записи, надо щелкнуть кнопку Вернуть перед нажатием клавиши <Enter> или кнопки Закрыть.

Microsoft Excel автоматически добавляет запись при переходе к другой записи или закрытии формы.

Изменение записей с помощью формы: