Выделение ячеек

Выделить строку(и) — щелкнуть заголовок строки (и протащить мышью до нужного обозначения строки).

Выделить столбец(цы) — щелкнуть заголовок столбца (и протащить мышью до нужного обозначения столбцов).

Выделить диапазон — установить указатель мыши на угловую ячейку выделяемого диапазона и тянуть мышью в нужном направлении. Можно также щелкнуть угловую ячейку, затем нажать клавишу <Shift> и, удерживая ее нажатой, щелкнуть конечную ячейку.

Выделить несмежные

ячейки — выполнять выделение при нажатой клавише <Ctrl>.

Выделить таблицу от

позиции курсора — до конца таблицы: нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+End>; до начала таблицы: нажать комбинацию клавиш <Ctrl+Shift+Home>.

Выделить всю таблицу — установить курсор в поле таблицы и нажать комбинацию клавиш <Ctrl+*> (если таблица не содержит пустых строк или столбцов).

Выделить весь лист — щелкнуть пустую кнопку на пересечении заголовков строк и столбцов (в верхнем левом углу), а также <Ctrl+A>.

Выделить группу ячеек

по критерию — щелкнуть кнопку Выделить… в диалоговом окне «Перейти» из меню Правка (клавиша <F5>) и выбрать критерий выделения.

Изменить зону выделения — продолжить выделение при нажатой клавише <Shift>.

Отменить выделение — щелкнуть мышью где-либо или нажать курсорную клавишу.

Примечание:

При вводе данных можно сначала выделить зону для заполнения, тогда курсор будет перемещаться только внутри этой выделенной области при нажатии на клавиши: <Tab> — вправо; <Enter> — вниз; <Shift+Tab> — влево; <Shift+ Enter> — вверх.

Перемещение по документу Excel

Для перемещения по документу можно использовать клавиши управления курсором, мышь, полосы прокрутки, команду «Перейти» из меню Правка или клавишу вызова окна «Перейти» <F5>. Приведем некоторые комбинации клавиш для быстрого перехода к нужной части таблицы:

    — переход к соседней ячейке;

Tab — вправо;

Shift+Tab — влево;

Enter — вниз;

Shift+Enter — вверх;

Home — в первую ячейку активной строки;

Ctrl+Home — в ячейку А1 рабочего листа;

Ctrl+End — в последнюю ячейку таблицы;

PageUp(PageDown) — вверх (вниз) на ширину экрана;

Alt+ PageUp(PageDown) — влево (вправо) на ширину экрана;

Ctrl+ PageUp(PageDown) — к следующему (предыдущему) рабочему листу.

Примечание:

Направление перехода при нажатии клавиши ввода (<Enter>) устанавливается в окне «Параметры» из меню Сервис на вкладке Правка.

Заполнение ячеек

Любую информация, которую мы обрабатываем на компьютерах, можно представить в виде чисел или текста. Представление информации в виде чисел отличается от текстового представления, прежде всего ограниченным числом символов, а также гораздо более жесткими правилами составления из этих символов чисел. Текстовое представление информации допускает большую свободу обращения с ней и, в частности, переход к числовому представлению при определенных условиях. Не всякий набор этих символов образует число, например, набор символов “123e” не является числом, а символы “123e2” являются числом 12300. Excel помогает определить, является ли введенная информация числом. Если введенные в ячейку символы не образуют числа, то при выходе из ячейки они выравниваются по левому краю ячейки, а если введенные в ячейку символы образуют число – по правому краю ячейки.

В Excel даты и время дня рассматриваются как числа, поэтому с ними можно выполнять обычные арифметические действия: складывать, вычитать и использовать при различных вычислениях. Но на экране даты и время дня отображаются в форматах, которые отличаются от числовых. Excel может использовать две системы отсчета дат: начиная с 1 января 1900 или с 1904 года. По умолчанию принимается система отсчета с 1900 года. В качестве числового формата используется количество дней от даты 01.01.1900. Ввод даты и времени осуществляется с помощью соответствующей функции из меню Вставка.

В Excel разработан механизм ввода рядов данных. Под рядами данных подразумеваются данные, отличающиеся друг от друга на фиксированный шаг. При этом данные не обязательно должны быть числовыми. Для создания рядов данных необходимо выполнить следующие действия:

- ввести в ячейку первый член ряда;

- выделить область, где будет расположен ряд. Для этого нужно подвести указатель мыши к черной точке в правом нижнем углу выделенной ячейки (в этот момент белый крестик переходит в черный) и нажать левую кнопку мыши. Далее, удерживая нажатой кнопку мыши, выделить нужную часть строки или столбца. Затем отпустить кнопку мыши, выделенная область заполнится данными.

Такой простой процесс ввода возможен только тогда, когда первый член данных допускает возможность построения ряда (например, дата, день недели, название месяца). Можно построить ряд данных и другим способом, если указать шаг построения. Для этого нужно ввести вручную второй член будущего ряда, выделить обе ячейки и потянуть за маркер ячейки (указатель мыши в виде черного крестика). Две первых ячейки, введенные вручную, задают шаг ряда данных.

Для выбора типа ряда во время перетаскивания маркера заполнения необходимо удерживать нажатой правую кнопку мыши. Затем надо освободить ее и выбрать соответствующую команду в контекстном меню. Например, если начальное значение – дата «янв-96», то для ряда «фев-96», «мар-96», ... надо выбрать команду «Заполнить по месяцам». Для ряда «янв-96», «янв-97» ... выбрать команду «Заполнить по годам».

Кроме того, можно создавать пользовательские списки автозаполнения для часто используемых значений, например, названий торговых районов компании или часто встречающихся заголовков столбцов таблицы (остаток на начало, приход, расход, остаток на конец и т.д.). Для создания подобного списка необходимо выполнить команду «Добавить» в окне «Параметры» на вкладке «Списки» из меню Сервис. При этом элементы списка вводятся или импортируются из таблицы.

В Excel можно увеличивать или уменьшать значения на постоянную величину и умножать значения на постоянный множитель. Для этого в окне диалога «Прогрессия», которое

вызывается из меню Правка командой «Заполнить», имеется переключатель типов.

При указании типа прогрессии «Арифметическая» элементы ряда вычисляются последовательным прибавлением значения шага из поля ввода «Шаг» к очередному значению в ячейке. Если при этом установить флажок «Автоматическое определение шага», то значение из поля ввода «Шаг» игнорируется и вычисляется линейная экстраполяция.

При указании типа прогрессии «Геометрическая» элементы ряда вычисляются последовательным умножением значения из поля ввода «Шаг» на очередное значение в ячейке. Если при этом установить флажок «Автоматическое определение шага», то значение из поля «Шаг» игнорируется и вычисляется экспоненциальная экстраполяция.

Для заполнения ячеек одинаковыми данными достаточно ввести данные в одну ячейку, затем, потянув за маркер ячейки, распространить данные на соседние ячейки. Можно добиться такого же результата и путем копирования.