Разделение активного окна

Чтобы одновременно просматривать и прокручивать различные части листа, нужно разделить его по горизонтали и вертикали на отдельные области. Разделить лист можно через меню Окно, выполнив команду Разделить, или следующим образом:

- навести указатель на вешку, расположенную в верхней части вертикальной полосы прокрутки или в правой части горизонтальной полосы прокрутки;

- когда указатель примет вид двунаправленной стрелки, перетащите его вниз или влево.

Чтобы заголовки строк и столбцов, а также другие данные, оставались видимыми во время прокрутки листа, нужно закрепить верхнюю и левую области, выполнив команду Закрепить области из меню Окно, предварительно выполнив следующие действия:

- чтобы закрепить верхнюю горизонтальную область, надо указать строку, над которой требуется разбить лист;

- чтобы закрепить левую вертикальную область, надо указать столбец, слева от которого требуется разбить лист;

- чтобы закрепить обе области, надо указать ячейку, расположенную слева и выше того места, где требуется разбить лист.

Данные в таких областях не прокручиваются и остаются видимыми при движении в других частях листа.

Отмена закрепления и разделения выполняется через меню Окно.

Примечание:

Разделение и закрепление не отражаются на функции печати. Чтобы распечатать на каждой странице листа одинаковые заголовки строк и столбцов, нужно выбрать команду Параметры страницы в меню Файл, а затем вкладку «Лист». В группе «Печатать на каждой странице» выбрать окно, относящееся к строке или столбцу, который нужно распечатать, и указать на листе строки и столбцы, содержащие заголовки.

Создание диаграммы

В Microsoft Excel имеется возможность графического представления данных в виде диаграммы. Диаграммы связаны с данными листа, на основе которых они были созданы, и изменяются каждый раз, когда изменяются данные на листе. Диаграммы могут использовать данные несмежных ячеек.

Можно создать либо внедренную диаграмму, либо лист диаграммы. Для создания диаграммы:

- Выделить ячейки, содержащие данные, которые должны быть отражены на диаграмме. Если необходимо, чтобы в диаграмме были отражены и названия строк или столбцов, выделить также содержащие их ячейки.

- Щелкнуть кнопку «Мастер диаграмм» на ПИ или можно воспользоваться меню Вставка и следовать затем инструкциям мастера построения диаграмм.

Если на листе присутствуют многоуровневые названия строк или столбцов, то их также можно отразить на диаграмме. При создании диаграммы надо выделить названия строк и столбцов для каждого уровня. Чтобы при добавлении данных в диаграмму была сохранена заданная иерархия, изменить диапазон ячеек, использованных при создании диаграммы.

Печать документов

Для вывода документа на принтер надо выполнить команду Печать из меню Файл или щелкнуть кнопку на ПИ «Стандартная». При выполнении команды из меню на экран выводится окно «Печать», в котором можно выполнить настройку параметров печати

- определить области печати таблицы;

- параметры страницы,

- количество копий и т.д.

Область печати ограничивает выводимую на печать информацию. Для определения или переопределения области печати необходимо открыть окно «Параметры страницы» из меню Файл и выбрать вкладку «Лист». Далее в поле «Выводить на печать диапазон» указать ячейки, которые должны войти в область печати. Данное поле может заполняться путем ввода ссылок ячеек с клавиатуры. Однако, удобнее щелкнуть в этом поле кнопку , (окно свернется в строку) затем выделить нужные ячейки и опять щелкнуть кнопку в свернутой строке (окно развернется).

Здесь же, на вкладке «Лист», можно определить:

- режим печатания заголовков строк и столбцов (например, печать заголовков на каждой странице);

- печать сетки ячеек;

- печать в черно-белом или сером тонах;

- порядок страниц, если таблица размещается более, чем на одной странице.

Поля, колонтитулы, размер бумажного листа, ориентация документа на бумаге, масштаб, центрирование задаются на вкладках «Страница», «Поля», «Колонтитулы» окна «Параметры страницы».

После выбора нужных параметров страницы и печати желательно выполнить предварительный просмотр документа, а затем можно выполнить команду Печать.

14