Выполнение работы в Access.
4.1 Краткое описание пакета.
Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки. СУБД Microsoft Access 2007 ориентирована на работу с объектами различных типов: таблицами, запросами, формами, отчётами, макросами, модулями.
Таблицы – это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.
Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.
Отчёты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчёты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчёте отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчёты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя.
Модули создаются пользователем путём применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект.
4.2 Инструкция по использованию программы.
Запустить программу Microsoft Access можно из программного меню:
Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Access
Открыть файл, имеющий путь доступа: Е: \Курсовая Access.accdb
4.3 Объекты курсового проекта
Объекты для работы с файлом вызываются через основное окно БД. Эти объекты указаны в таблице:
Тип объекта |
Имя объекта |
Комментарий |
Таблица |
db |
Таблица с подстановкой кода завода-изготовителя и кода предприятия-владельца |
Таблица |
zapros |
Каждому предприятию-владельцу присваивается код |
Запрос |
Задача 1 |
Выводит решение задания №1 |
Запрос |
Задача 2 |
Обновление срока эксплуатации при изменении данных в поле «год выпуска» и при изменении текущего года |
Запрос |
Задача 3 |
Выводит решение задания №3 |
Запрос |
Задача 4 |
Выводит решение задания №4 |
Отчет |
Запрос |
Включает в себя решение задания №4 |
Форма |
Форма |
Форма к таблицам |
4.4 Многотабличная база данных
Формирование базы данных в Microsoft Access производилось путём копирования таблицы из документа, имеющего путь доступа: Е: \Курсовая Access.accdb Многотабличная база данных была создана вручную. В результате действий, произведённых вручную, получили 2 таблицы, имеющие связи между собой.
Схема данных:
Основная таблица:
Таблица «Предприятие-владелец»:
4.5 Описание средств решения каждой задачи.
5. Запросы
Все запросы созданы в режиме конструктора. Поля, необходимые для решения задач были взяты из связанных таблиц.
Запрос «Задача 1».
Условие: Формирование списка вагонов, выпущенных за последние 10 лет (тип, завод изготовитель, количество мест, регистрационный номер).
Решение: Используем запрос на выборку. Для решения задачи используем поля:
В поле код пишем в условии отбора: [Введите сегодняшний год]-10
Пример решения: Вводим год: 2014
В результате получаем:
Запрос «Задача 2»
Условие: Подсчет минимального срока эксплуатации вагонов, принадлежащих каждому предприятию.
Решение: Для решения задачи используем запрос на выборку. Используем следующие поля:
В результате получаем:
Запрос «Задача 3»
Условие: Вывести сведения о самом новом вагоне.
Решение: Используем запрос на выборку. Для решения используем поля:
В результате получаем:
4.5.4 Запрос «Срок эксплуатации».
Условие: Формирование отчета, включающего регистрационный номер пассажирского вагона, год выпуска, тип. (Предприятие-владельца выбирает пользователь).
Решение: Используем поле «Название предприятия-владельца» таблицы «zapros». В строке условия отбора пишем:
Like [Введите фамилию] & "*"
4.5.5 Создание формы.
Форма создается с помощью «Мастера форм». Редактирование можно производить в режиме конструктора. Для дизайна использован стиль «Литейный».
4.5.6 Создание отчета (Задача 4).
Отчет создан на основе таблицы «База Данных» и отредактирован в режиме конструктора отчетов. Для дизайна использован стиль «Аспект».
4.5.6 Обновление.
Решение: Используем запрос на обновление. И в строке «Обновление» построим формулу: Сегодняшний год (Year(Now())) – Год выпуска ([db]![Год выпуска]).
Выводы (сравнение работы с БД в Excel и Access)
Два продукта Microsoft Office — Access и Excel — часто кажутся пользователю практически идентичными. Такое представление складывается из табличного способа организации данных. И Access, и Excel работают с таблицами, способны обрабатывать и анализировать данные, выполнять сложные расчеты. Чтобы с минимальными затратами времени и труда решить поставленные задачи, стоит определить, какая из программ для этого подходит больше.
Понятие о Microsoft Excel и Microsoft Access
Microsoft Excel — программа для работы с таблицами данных, созданная компанией Microsoft и входящая в пакт программ Microsoft Office.
Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, входящая в пакет Microsoft Office.
Сравнение Microsoft Excel и Microsoft Access
Как видим из определений, ключевая разница между Access и Excel — в субъекте действия: Excel работает с электронными таблицами, Access — с базами данных в табличном представлении. Внешне это выглядит очень похоже. В Excel данные хранятся в ячейках, образующих столбцы и строки, объединенные в листы. В Access данные хранятся в таблицах, образующих в совокупности базу данных. Последовательность данных в одной строке в Access называется записью.
Excel выполняет задачу организации данных внутри одной таблицы, Access выполняет сложные запросы данных, обращаясь к совокупности таблиц. Поэтому таблица Excel представляет собой нереляционную совокупность данных, а Access — реляционную, в которой у каждого конкретного объекта имеются связи в других таблицах. В Excel каждая ячейка таблицы имеет уникальный идентификатор, составленный из номера строки и буквы столбца, в Access запись снабжена уникальным идентификационным ключом.
Access целесообразно использовать, если массив данных очень большой, а связи между ними сложны. В этом случае взаимодействие таблиц внутри реляционной базы данных обеспечит быстрое управление. Excel соответствует задачам расчетов и статистических сравнений небольшого объема данных. Если данные преимущественно числовые, то удобнее работать с Excel, если же среди них много текстовых значений — Access.
Если с базой данных предполагается многопользовательская работа, а также предстоит постоянная и множественная ее доработка, то в Access не будет никаких проблем при решении такого рода задач. Excel рассчитан на одного пользователя и относительно статичное содержание.