2. Проведение переговоров с целью сотрудничества и деловая переписка

Приобретенный практический опыт работы в туристической отрасли, ТЭУП «Беларустурист» позволяет выделить основные элементы сотрудничества организации с контрагентами и потенциальными клиентами:

1. Поиск потенциального клиента.

На данном этапе основная работа осуществляется ассоциированными партнерами компании, который реализуют поиск клиентов за счет сформированной сети бизнес-контактов в сфере туризма.

2) Подготовка презентации для продажи услуг организации

Важным аспектом является подготовка наглядных презентаций, которые преследуют следующие цели:

• отразить опыт и квалификацию компании с наилучшей стороны;

• показать клиенту преимущества от сотрудничества с компанией, которых он может достичь;

• дать общее описание возможностей и альтернатив сотрудничества.

Такого рода презентация может готовится в отраслевом разрезе, с последующей рассылкой по компаниям в отрасли, который потенциально могут стать контрагентами ТЭУП «Беларустурист» в будущем.

3) Проведение предварительных переговоров с клиентом

На данном этапе, менеджеры проводят одну или ряд встреч с потенциальным клиентом (контрагентом или туристом), что позволяет лучше понять возможности дальнейшего сотрудничества, а также выявить проблемные аспекты, которые могут быть решены в рамках сферы деятельности.

Важность данного этапа состоит также в создании благоприятного впечатления у клиента, для которого важно учитывать не только личностные, но и страновые различия, менталитет людей из разных стран.

В деловой переписке с потенциальными клиентами очень важным аспектом является знание родного языка контрагента либо идеальное владение бизнес лексикона на английском (общепринятом языке делового общения). Важно четко и доходчиво объяснить клиенту, все выгоды его пребывания на территории Республики Беларусь, перспективы деловых и туристических контактов в нашей стране. Для улучшения репутации Беларуси за границей в последние годы прилагалось много усилий и средств, в том числе финансовых на рекламу белорусского туризма, товаров массового потребления а также специфических товаров, в производстве которых Беларусь занимает лидирующие позиции.

2.1 Согласование условий сделки и заключение договоров

Для согласования условий сделки о сотрудничестве с другими организациями, к проекту привлекается юрист компании, отвечающий за правомерность договоров. Среди основных условий, которые оговариваются, можно выделить:

Форма представления конечного продукта – иными словами, это может быть презентация PowerPoint, документ Word и другое. Объем документа также оговаривается.

Условия оплаты, в том числе размер предоплаты и способ осуществления платежа;

Техническое Задание (ТЗ) – документ, содержащий детальное описание услуг и способов сотрудничества, оказываемых клиенту, а также спектра работ, выполняемых в рамках договора;

Договора с физическими лицами иностранного происхождения, а также физическими и юридическими лицами Республики Беларусь имеют стандартную форму и не требуют участия юриста при обычных условиях. Особо крупные договора, такие как принятие больших групп туристов или официальных делегаций обычно заключаются в присутствии началька отдела продаж, а иногда даже генерального директора, который в свою очередь контролирует работу своих подчененных и их уровень профессионального подхода к каждому конкретному клиенту.

Обычно менеджер при работе с клиентами работает лично и часто сам принимает некоторые решения, связанные с выполнением тех или иных задач, поставленных контрагентом. Каждый менеджер имеет свою специфику работы, которая так или иначе влияет на исход подписания договора, по этому за выбором конкретного работника следит начальник отдела.

В случае с международными договорами о сотрудничестве или содействии, в работу вступает главный специалист отдела, а также могут быть привлечены сторонние организации и лица, для более профессиональной специфики (перевод, юриспруденция и др. моменты).

Я лично участвовал в переписке и согласовании условий одного международного договора между ТЭУП «Беларустурист» и литовской туристической компанией «Дайгера». По договору организации оговаривали обмен опытом между работниками двух фирм, а также содейстием в организации туристических поездок граждан двух стран, особенно литовцев в преддверии Чемпионата Мира по хоккею 2014 года, проводимого в Минске. Я удовлетворен полученным опытом в сфере бизнес-контактирования и могу с уверенностью сказать, то теперь я могу вести деловую переписку с иностранным контрагентом, будь то русскоговорящий или англоговорящий контрагент ( в данном конкретном случае переписка велась на английском).