Маленькі хитрощі в екк

Робота з касою стане простішою і приємнішою, якщо застосувати додаткові прийоми автоматизації. Після закінчення такої доробки аркуш "Касова книга" набере вигляду, показаного на малюнку 6.

Малюнок 6

Перемикання режиму касової книги

Як було сказано вище, використання ПК для ведення касової книги потребує підготовки документів "Вкладний аркуш касової книги" і "Звіт касира", які за формою і змістом не відрізняються від касової книги.

Щоб мати можливість роздруковувати і звіт касира, і вкладний аркуш касової книги, у комірку Е8 запишіть формулу

=ЕСЛИ(K8="З";"ЗВІТ КАСИРА"; "ВКЛАДНИЙ АРКУШ КАСОВОЇ КНИГИ").

Внесення в комірку К8 (ця адреса вибрана умовно) символу "З" або його видалення перемикатиме назву цього касового документа. Для виконання такої процедури ви можете записати найпростіші макроси і зв'язати їх з кнопками "Касова книга" і "Звіт касира" (мал. 6).

	Макрос "Вимкнути_аркуші"	Макрос "Всього_аркушів"
Крок 1	Призначте перемикачу "поточний день"	Призначте перемикачу "місяць (рік)"
	макрос "Вимкнути_аркуші".	макрос "Всього_аркушів".
Крок 2	Встановіть курсор у комірку L4 і очистіть	Встановіть курсор у комірку L4 і введіть
	її вміст (натисніть клавішу Del)	у неї будь-який символ (наприклад "Х")
Крок 3	Зупиніть запис	Зупиніть запис

Увага! Розміщуйте керуючі елементи макросів поза зоною дії фільтра (рядки з 13­го до 53­го включно).

Автонумерація аркушів

Згідно з Положенням №72, сторінки касової книги повинні автоматично нумеруватися в порядку зростання з початку року. Таку нумерацію можна забезпечити формулою масиву, введеною в комірку Е8:

{=СУММ(ЕСЛИ(C8>=ДатаДок; ВсьогоКасКн))))+'Реєстр каси'!E2}.

Оскільки ви можете відкрити Реєстр не обов'язково з початку року, то в одну з його комірок (наприклад, Е2, мал. 5) введіть загальне число аркушів паперової касової книги на дату його відкриття.

При роздрукуванні вкладного аркуша касової книги наприкінці місяця має автоматично проставлятися загальна кількість аркушів касової книги за цей місяць, а в разі роздрукування наприкінці року - їх загальна кількість за рік (мал. 7).

Малюнок 7

Ця вимога виконується за допомогою формули масиву. Введіть її в комірку I8:

{=ЕСЛИ(ИЛИ(K8="З";ЕПУСТО(L4));"";ЕСЛИ(МЕСЯЦ(C8)=12; СУММ(ВсьогоКасКн)+ 'Реєстр каси'!E2;СУММ(ЕСЛИ(МЕСЯЦ(C8)=МЕСЯЦ(ДатаДок);ВсьогоКасКн))))}.

Інформація про загальну кількість аркушів з'являтиметься тільки в режимі "Касова книга", саме тому в наведеній формулі записана умова "K8="З"". Оскільки потреба роздрукувати вкладний аркуш касової книги із зазначенням загальної кількості аркушів виникає тільки наприкінці кожного місяця, активізація режиму "кінець місяця" відбувається введенням символу в комірку L4.

Щоб не заплутатися в цій простій процедурі, раджу скористатися оригінальним перемикачем між двома режимами "Вкладного аркуша касової книги": "поточний день" і "кінець місяця". Для цього за допомогою вікна "Формы" помістіть на аркуш два керуючі елементи "Перемикач", присвойте їм імена "поточний день" і "місяць (рік)" (мал. 7), а потім запишіть для них два найпростіші макроси.

	Макрос "Касова книга"	Макрос "Звіт касира"
Крок 1	Встановіть формат "неактивна" для кнопки "Звіт касира"	Встановіть формат "неактивна" для кнопки "Касова книга"
Крок 2	Встановіть формат "активна" для кнопки "Касова книга"	Встановіть формат "активна" для кнопки"Звіт касира"
Крок 3	Очистіть комірку К8, зупиніть запис	Введіть у К8 символ "З", зупиніть запис

Після запису макросів розташуйте перемикачі над керуючою коміркою.

Тепер, якщо клацнути ЛКМ, наприклад, на перемикачі "місяць (рік)", перемикач "поточний день" вимкнеться, а в комірці I8 з'явиться загальна кількість аркушів за місяць, зазначений у комірці С8 (якщо введено "грудень", буде підрахована загальна кількість аркушів за поточний рік).

При перемиканні в режим "Звіт касира" ця інформація з'являтися не буде.

Увага. Запам'ятайте: вкладні аркуші касової книги протягом року зберігаються касиром окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року (або за потребою) вкладний аркуш касової книги формується в підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера, а підшивки формуються в книгу, завірену печаткою підприємства, що зберігається протягом 36 місяців.

Щоб при підготовці звіту касира або вкладного аркуша касової книги приховувати рядок "Усього аркушів за", введіть у комірку G8 формулу:

=ЕСЛИ(ИЛИ(K8="З";ЕПУСТО(L4));"; "Усього аркушів за").

Для цієї комірки встановіть вирівнювання по правому краю.

Поява в комірці Н8 назви поточного місяця або порядкового номера поточного року з текстом "рік" виконується формулою:

=ЕСЛИ(ИЛИ(K8="З";ЕПУСТО(L4));""; ЕСЛИ(МЕСЯЦ(C8)=12;ГОД(C8)&" рік";C8)).

Для комірки Н8 встановіть формат дати типу "М" (мал. 8).

Малюнок 8

Скільки сьогодні заповнено прибуткових ордерів?

І ще одна підказка при заповненні касової книги - підрахунок кількості прибуткових і витратних касових документів, опрацьованих за поточний касовий день.

Невеликий блок, створений на аркуші ЕКК, підкаже вам необхідну інформацію про створені касові документи (мал. 9).

Малюнок 9

Присвойте на аркуші "Реєстр" коміркам S5:S105 ім'я "ВсьогоДок". У всі комірки цього масиву введіть формулу "=ЕСЛИ(ЕПУСТО(B10);"";1)". Вона повертатиме значення "1", якщо в Реєстр внесені дані за касовим документом.

Тепер у комірки блоку запишіть такі формули:

L59 "=ЕСЛИ(ЕПУСТО(C8);"";C8);"

K61 "{=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="П"; ЕСЛИ(ДатаДок=C8;ВсегоДок)))};"

K62 "{=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="В"; ЕСЛИ(ДатаДок=C8;ВсегоДок)))}".