Касова книга довжиною в рік на одному аркуші. Заповнення екк і фільтрація даних

Використання ЕКК для накопичення даних про всі здійснені касові операції і забезпечення можливості відображення станів каси за певний день можна реалізувати, фільтруючи дані за датою. Хоч цей реквізит і не присутній у табличній частині ЕКК, він буде використаний не тільки для фільтрації даних, а й для заповнення ЕКК.

Введіть у комірку А13 формулу "='Реєстр каси'!D5", яка поверне дату документа з першого рядка Реєстру. Оскільки дані комірок стовпчика А допоміжні і не передбачені формою касової книги, їх треба приховати, встановивши для них білий колір шрифту. Тепер для того, щоб заповнити ЕКК, досить буде скопіювати формулу з А13 в нижні комірки до 53­го рядка включно (мал. 4). В інших комірках табличної частини ЕКК будуть відображені дані, внесені до Реєстру.

Малюнок 4

Увага! Обов'язково введіть у комірки А54:А63 формулу "=$C$8" (посилання на комірку, в яку записується дата складання каси). Це дасть можливість при ввімкненні фільтра відображати нижню частину ЕКК - комірки D55:I63 (мал. 4).

Тепер виділіть А12:В12 і ввімкніть команду "Автофильтр". На малюнку 1 показана ЕКК з датою каси на 16.07.2001 р., хоча в табличній частині подані дані всіх скопійованих з Реєстру документів, оскільки на фільтрі встановлене правило відбору "(Непустые)". Щоб зміст ЕКК відповідав даті, введеній у комірку С8, виберіть із записів таблиці, відкритої стрілкою фільтра, рядок "16.07.2001". У результаті ЕКК міститиме дані тільки на зазначену дату.

Автовведення залишків касового дня

Порядок ведення касової книги передбачає запис залишку в касі коштів на початок дня. У паперовій касовій книзі ця сума переноситься з попереднього аркуша з рядка "Залишок на кінець дня". В електронному варіанті книги така інформація не зберігається, а генеруватиметься у разі потреби. Тому для автоматичного запису залишків коштів на початок і кінець дня, а також сумарних розмірів прибутків і витрат зробіть таким чином:

- у Реєстрі (аркуш "Реєстр каси") внесіть доповнення (мал. 5) - в комірку G1 запишіть суму залишку каси на дату відкриття Реєстру (дата першого документа Реєстру).

Малюнок 5

Для більшої інформативності в комірку О1 введіть посилання на першу дату Реєстру - "=D5";

- у комірку G2 запишіть суму залишку на зарплату на дату відкриття Реєстру;

- присвойте на аркуші "Реєстр каси":

ім'я "СимволДок" - коміркам В5:В105;

ім'я "ДатаДок" - коміркам D5:D105;

ім'я "СумаДок" - коміркам Q5:Q105 (розраховано на зберігання в Реєстрі 101­го документа - умовний розмір, можна за потреби збільшити);

ім'я "ВсьогоКасКн" - коміркам Е5:Е105,

ім'я "Рахунок" - коміркам F5:F105.

Щоб отримати залишок на початок будь-якого касового дня, введіть у комірку F12 формулу масиву (після закінчення її введення не забудьте натиснути Ctrl - Shift - Enter):

{=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="П";ЕСЛИ(C8>ДатаДок; СуммаДок)))-СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="В"; ЕСЛИ(C8>ДатаДок;СуммаДок)))+'Реєстр каси'!Q2}.

Якщо ви не введете дату каси, в ЕКК буде показана сума залишку на дату відкриття Реєстру (у прикладі, наведеному на мал. 5, залишок - 185,90). Якщо в комірці С8 зазначена дата, за яку не здійснювалися касові операції, то буде показано залишок на початок останнього касового дня.

Значення, яке відображає суму залишку на кінець касового дня, може бути різним, залежно від введеної в комірку С8 дати:

- якщо введена дата, протягом якої не здійснювалися касові операції, в комірці F55 ("Усього Прибуток") буде записаний залишок на попередній щодо введеної дати касовий день, а в комірку H55 ("Усього Видаток") - 0;

- якщо у зазначену комірку дата не введена, у підсумкових комірках будуть показані дані на день відкриття ЕКК;

- якщо дата в комірці С8 відповідає дню, за який здійснювалися касові операції, в підсумкових комірках ви побачите залишки саме на цей день.

Ці умови будуть забезпечені при введенні таких формул масиву:

комірка F55 - {=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="П"; ЕСЛИ(C8=ДатаДок;СуммаДок)))+F12};

комірка H55 - {=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="В"; ЕСЛИ(C8=ДатаДок;СуммаДок)))}.

Залишок на кінець дня, комірка F56, визначається формулою "=F55-H55".

Якщо залишок на кінець касового дня включає кошти, що належать до заробітної плати, ця сума визначається за допомогою формули масиву, яку запишіть у комірку F57:

{=СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="П";ЕСЛИ(C8>=ДатаДок;ЕСЛИ(Рахунок=661; СуммаДок))))-СУММ(ЕСЛИ(СимволДок="В";ЕСЛИ(C8>=ДатаДок; ЕСЛИ(Рахунок=661;СуммаДок)))))+'Реєстр каси'!Q2}.

Якщо ви не введете в комірку C8 дату, то в касовій книзі буде записаний початковий залишок на дату відкриття Реєстру.